Kontinuerlig uppföljning och fördjupad kvalitetsgranskning

– Studie– och yrkesvägledarna är en viktig brygga mellan uppföljning och utveckling, säger Anders Sjölander, nytillträdd kvalitets– och utvecklingschef inom vuxenutbildningen. Studie– och yrkesvägledare är ofta ute på utbildningarna och kan både ha ”örat mot rälsen” och fånga upp nya utbildningsbehov likväl som de kan handleda och driva på utveckling med utgångspunkt i uppföljningsresultaten.   

Modell som spridit sig från väst till öst

Inom Sundsvalls kommun upphandlas ungefär en tredjedel av all vuxenutbildning. För att säkra att externa utbildningsanordnare inom vuxenutbildningen håller en god kvalitet har Sundsvall etablerat en kvalitetsgranskningsverksamhet.

– Vi brukar skoja och säga att det är ”skolinspektionen light”, säger Annakarin Kallioinen, tidigare kvalitetssamordnare inom vuxenutbildningen.

– Skolinspektionen granskar ju inte de externa utförarna av vuxenutbildning utan det är vårt uppdrag att se till att de leverantörer vi väljer håller en tillräcklig hög kvalitet på utbildningen, konstaterar hon.   

Inspirationen för den egna kvalitetsgranskningsverksamheten har Sundsvall hämtat från Göteborgs kommun som länge haft ett liknande system.

En central kvalitetssäkringsresurs

Idag granskas externa utbildningsanordnare samt verksamheten i egen regi i genomsnitt vart tredje år av särskilda kvalitetsgranskare inom vuxenutbildningen.

– Våra studie– och yrkesvägledare har också en mycket central roll i uppföljnings– och utvecklingsarbetet, berättar Annakarin.

Studie– och yrkesvägledarna har haft huvudansvar för en eller ett par externa utbildningar var och de har kontinuerlig kontakt med ledning, lärare och elever på olika utbildningar.

– Någon gång i månaden är de ute på besök på de olika utbildningarna. De har då bland annat möjlighet att diskutera det som tagits upp i granskningsrapporter, säger Annakarin.

Två gånger per halvår träffar också studie– och yrkesvägledarna kvalitetsgranskarna. De kan då utbyta erfarenheter om  olika utbildningar och utbildningsanordnare. Studie– och yrkesvägledarna som till skillnad från kvalitetsgranskarna är ute mycket i verksamheten blir på detta sätt en viktig länk från uppföljning till förbättringsinsatser.

– Vi tycker att vi på detta sätt får den kontinuerliga uppföljningen och den mer fördjupade granskningen att hänga ihop med utveckling av våra utbildningar, konstaterar Anders.

Inför våren kommer två studie– och yrkesvägledare inom vuxenutbildningen att få specialisera sig ytterligare på att stödja utbildningarna i sitt utvecklingsarbete.

– Genom att få tid och därmed möjlighet att koncentrera sig lite mer på uppgiften hoppas vi att de blir ännu bättre på att i dialog utmana lärare och ledare på utbildningarna, säger Anders.

Tydliga frågemallar ger struktur

Den externa kvalitetsgranskningen är en central del i uppföljningen av Sundvalls vuxenutbildning. 

– Granskningen gör vi i huvudsak med hjälp av intervjuer med ledning, lärare och elever hos utbildningsanordnare, säger Annakarin. Vi har tagit fram egna frågemallar som inspirerats från de huvudområden och bedömningspunkter som Skolinspektionen använder för kommunal vuxenutbildning.

Det finns en frågemall var för intervjuer med ledning, lärare respektive elever. Efter granskningen skrivs en rapport där Sundsvall lyfter fram delar som de tycker att utbildningsanordnaren gör bra och påpekar sådant som behöver utvecklas. Även återkopplingsrapporten följer en tydlig mall.

Några veckor efter utbildningsanordnaren fått den skriftliga rapporten åker granskarna ut för en avslutande diskussion om resultaten. Då vill de också ha svar på vilka åtgärder som anordnaren tänker vidta för att utveckla påtalade brister. Studie– och yrkesvägledarna kan sedan på längre sikt följa och stödja utvecklingen hos utbildningsanordnarna.

Slipar på uppföljningsrutiner

Anders Sjölander ser i sin nytillträdda roll som kvalitets– och utvecklingschef inom vuxenutbildningen fram emot att förvalta den externa kvalitetsgranskningsverksamhet som hans föregångare Annakarin Kallioinen byggt upp. Han ser också stora möjligheter att förbättra den kontinuerliga uppföljningen av vuxenutbildningen.

– Nämnden ställer allt större krav på att årligen få veta vad som händer med de studerande efter utbildningen, berättar Anders. Vi måste därför hitta sätt att bli bättre på att baka in uppföljningen av resultat som gäller just vuxenutbildningen i kommunens övriga uppföljningsrutiner såsom tertialuppföljningar och årsredovisningen.

Det finns också andra utmaningar med uppföljningen som Anders vill ta tag i:

– Allt är så individuellt när det gäller vuxenutbildning. Det finns egentligen inga färdigpaketerade utbildningar och det är svårt att få en statistik som är jämförbar över tid och mellan kommuner.

Under hösten har därför fokus lagts på att strukturera upp hur saker och ting registreras i verksamhetssystemet. Vad innebär egentligen förlängning av eller avbrott från utbildningen? Anders ger ett exempel:

– Om en studerande börjar läsa en kurs i oktober och planerar att bli klar till jul men inte blir det utan vill fortsätta sin utbildning nästa år – vad kallar vi det? Ett första steg är att vi blir överens om vad vi definierar det som internt så att vi registrerar det på samma sätt.

För att alla ska registrera händelser på samma sätt har rutinbeskrivningar tagits fram. ”Rutiner för förlängning”, ”Rutiner kring studieavbrott” och ”Rutiner kring registrering” är några exempel på gemensamma dokument som tagits fram under hösten.

Från uppföljning till utveckling

– Tanken är självklart att vår uppföljnings ska leda till verksamhetsutveckling och bättre utbildning för våra studerande, säger Annakarin. När det gäller den externa kvalitetsgranskningen ska också företagen känna pressen från oss – de ska veta att det krav vi ställer kommer vi också att följa upp!

Och redan har Sundsvall börjat märka av effekter av sitt kvalitetsgranskningsarbete:

– Ja, vi märker att utbildningsanordnarna tänker mer på betygsättning och är mer måna om att ha utbildad personal, berättar Annakarin. Vi ser också skillnad i betygskatalogerna. Betygsättning är mer differentierad vilket är ett tecken på att våra påpekanden gett effekt.

När det gäller de stärkta rutinerna för den kontinuerliga uppföljningen ser Anders möjligheter att bli bättre på att utgå ifrån resultaten i det fortsatta utvecklingsarbetet:

– Jag vill jobba mer på att hitta strukturerade sätt att omvandla uppföljningsresultat till utvecklingsinsatser. Analysen av resultaten från systematiska uppföljningar tycker jag ska utmynna i handlingsplaner och även lyftas in i de årliga verksamhetsplanerna.

Att få kvalitetshjulet att verkligen snurra – det vill säga att än bättre koppla ihop fortlöpande uppföljning och granskning med utveckling ser Anders som en av de största utmaningarna framöver.

– Inom utbildningsvärlden måste man ta tag i utvecklingen, samtidigt som vardagen pågår. Det är inte lätt men nödvändigt, avslutar han.