Kontinuitets- och krisplaner
Om en oönskad händelse inträffar behöver det finnas en organisation, rutiner och planer som används för att underlätta hanteringen av händelsen.
Ingen kan vara förberedd på alla situationer som kan uppstå, men genom att ta fram kontinuitets- och krisplaner för olika scenarier kommer ni långt.
Du som är ansvarig för en förskola eller skola behöver tillsammans med medarbetarna kontinuerligt analysera sårbarheter och möjliga hot och risker. Det är det första steget för att förebygga kriser och minska risken
för allvarliga konsekvenser när en kris uppstår.
Arbeta systematiskt med beredskap
Beredskapsarbetet behöver genomföras systematiskt för att det ska
utvecklas till det bättre. Ni behöver planera, öva och utvärdera arbetet regelbundet så att era planer alltid är relevanta.
Inkludera gärna arbetet med beredskap i det systematiska kvalitetsarbetet.
Processbild för beredskapsarbetet pdf, 516 kB.
Krisplaner
Oönskade händelser som kan leda till en kris
En krisplan hjälper er att veta hur ni kan hantera och organisera arbetet
vid en kris och vad ni behöver tänka på. Händelser som leder till kris kan
uppstå inom eller i direkt anslutning till förskolans eller skolas område.
Exempel på händelser som kan leda till kris är:
- skolbränder
- hot och väpnat våld i skolan
- större olycka i närheten av skolan
- giftig rök
- epidemi eller pandemi
- krigsfara och krig.
Analysera risker och sårbarheter tillsammans
Du som är ansvarig för en verksamhet behöver tillsammans med personalen kontinuerligt analysera hot, risker och sårbarheter. Det är det första steget för att förebygga kriser och minska allvarliga konsekvenser när en kris uppstår. Vad behöver ni åtgärda för att minska riskerna?
Ni kan även involvera barn, elever och föräldrar i arbetet. Utgå från era lokala förutsättningar. Det är en fördel om analysen är del av verksamhetens systematiska kvalitetsarbete.
Exempel på innehåll i en krisplan
- Vilka som ingår i krisgruppen och vem som leder den.
- Vad krisgruppen ska göra vid kris, både på kort och på lång sikt.
- Viktiga kontaktuppgifter.
- Hur skalskydd som låsta dörrar och larm ska hanteras.
- Rutiner för att kommunicera internt och externt.
Kom ihåg att kommunicera internt och externt
Att ha en välfungerande kommunikation kan vara helt avgörande i en krissituation. Rätt information i rätt tid behövs till personal, elever, vårdnadshavare, media, myndigheter och i det lokala samhället – till exempel skolor som ligger i närheten. Det är viktigt att du som rektor utvärderar era kommunikationsrutiner regelbundet och till exempel ser till att namn och telefonnummer är aktuella.
En del händelser får stor uppmärksamhet i tidningar, radio och tv. Utse en eller flera personer som sköter kontakter med medierna. Bestäm vilket förhållningssätt ni ska ha. Ska till exempel journalister få komma in i verksamheten skolan och intervjua elever? Ibland blir det aktuellt att aktivt gå ut med information till medier, till exempel skriva pressmeddelande eller sammankalla till presskonferens. Den interna kommunikationen till elever, personal och föräldrar är viktigt så att de vet vad som sker och inte får ta del av vad som händer i medierna.
Kontinuitetshantering och kontinuitetsplan
Kontinuitetshantering hjälper er att veta vad ni ska göra om till exempel elen försvinner eller om matleveranser uteblir så att verksamheten kan fortsätta så normalt som möjligt.
En kontinuitetsplan fokuserar på att identifiera vad som behövs för att kunna undervisa och fortsätta hålla barn och elever trygga. Därefter kan reservlösningar tas fram, för att säkerställa att det kan fungera på en acceptabel nivå, oavsett vad som inträffar.
Exempel på när en kontinuitetsplan behövs
- när undervisning inte kan bedrivas som vanligt
- elavbrott med avstängd värme och vatten som följd
- uteblivna matleveranser
- när det saknas personal
- påverkanskampanjer och desinformation
- cyberattacker som medför att internet och telefoni slås ut under längre perioder.
Så gör du en kontinuitetsplan
Inför arbetet
- Utse en ansvarig som håller ihop arbetet.
Under arbetet
- Planen bör ge alla medarbetare information om hur de ska agera vid en kris utifrån sin roll och på vilket sätt de säkerställer att verksamheten fortgår samt återgår till normalläge.
- Planen bör vara enkel och tydlig så att den är lätt att använda.
- Alla medarbetare bör vara delaktiga i arbetet med planen och arbetet ska utgå från lokala förutsättningar.
- Planen bör innehålla roll- och ansvarsfördelning och nödvändiga kontaktuppgifter.
Mallar
Så fyller du i mallarna, exempel docx, 49 kB.
Exempelmallen har fyllts i med fiktiva värden. Du kan utgå från den för att få större förståelse för hur du själv kan använda mallarna.
Mall: Internet, system och teknik docx, 48 kB.
Mallen kan användas vid exempelvis olika typer av tekniska avbrott och cyberattacker.
Mall: Lokaler och känsliga beroenden docx, 48 kB.
Mallen kan användas exempelvis när lokaler inte går att använda, vid olika typer av avbrott eller vid utmanande väderförhållanden.
Mall: Större personalbortfall docx, 48 kB.
Mallen kan användas exempelvis när personalbortfall inträffar på grund av sjukdomsutbrott, trafikstörningar eller extrema väderförhållanden.
När planen är klar
- Alla medarbetare i verksamheten bör känna till planen och dess innehåll. Öva planen och uppdatera den vid behov, exempelvis om brister upptäcks eller förutsättningar förändras.
- Öva planen och uppdatera den vid behov, exempelvis om brister upptäcks eller förutsättningar förändras.
- Skriv ut planen så att den är lätt att komma åt vid behov.
Viktiga frågor att ställa sig
- Finns kontinuitets- och krisplanerna lättillgängliga för alla medarbetare?
- Är planerna aktuella?
- Känner alla till dem?
- Finns en utsedd funktion som ansvarar för att uppdatera planerna
Öva scenarier utifrån kontinuitetsplaner
Denna övning syftar till att testa organisationens kontinuitetsplan genom att simulera en störning, till exempel ett elavbrott, där deltagarna övar på en specifik reservrutin.
Övningen inleds med ett scenario, där deltagarna får reflektera över reservrutinens begriplighet, hanterbarhet och relevans. Efter scenariot diskuterar deltagarna om kontinuitetsplanens tillgänglighet, uppdateringsbehov, ansvarsfördelning och eventuella saknade rutiner. Övningen avslutas med en reflektion om hur kontinuitetsarbetet kan förbättras i verksamheten.
Öva scenarier utifrån kontinuitetsplaner
Stödmaterial
MSB:s stödmaterial om kontinuitetshantering
Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB, har samlat stödmaterial om kontinuitetshantering, bland annat myndighetens egna "kontinuitetsverktygslåda":
Kontinuitetshantering, MSB:s webbplats
Rätt information till alla
Specialpedagogiska skolmyndigheten, SPSM har ett stödmaterial om hur förskolor och skolor kan bygga upp god och effektiv kommunikation i kris. Rapporten heter ”Rätt information till alla”.
Senast uppdaterad 06 november 2025.