Azets genomlysning av Skolverkets arbete med de digitala nationella proven

Azets har genomfört en oberoende genomlysning av Skolverkets arbete med regeringsuppdraget att digitalisera de nationella proven.

Azets har genomfört en oberoende genomlysning av Skolverkets arbete med regeringsuppdraget att digitalisera de nationella proven. Genomlysningen omfattar perioden från att arbetet inleddes hösten 2017 till juni 2025.

Genomlysningen rör inte upphandlingsförfarandet, avtalet med leverantören av provplattformen, kostnaderna för arbetet med uppdraget eller en fördjupad analys av de tekniska lösningarna som sådana.

Frågeställningar i genomlysningen

Följande frågeställningar har utgjort underlag för genomlysningen:

Organisatoriska vägval

• Fanns rätt förutsättningar i myndigheten gällande styrning, organisation och kompetens för att lyckas med uppdraget?
• Hur har myndighetens arbete följts upp i förhållande till plan och mål?

Tekniska vägval

• Vilka beslut om tekniska vägval fattades under arbetet med att ta fram digitala nationella prov och på vilka grunder?
• Var den tekniska lösningen ändamålsenlig utifrån uppdragets mål och myndighetens/målgruppernas långsiktiga behov?

Andra aktörers involvering

• Hur har målgrupper och andra externa aktörer involverats i arbetet?

Arbetet framåt

• Vilka tekniska vägval är att föredra respektive att undvika framöver?
• Bör tjänsten även framgent upphandlas och tillhandahållas av en extern aktör, eller bör den hanteras internt?
• Hur bör arbetet organiseras framåt?
• Vad mer bör göras för att förbättra förutsättningarna för ett framgångsrikt arbete med de digitala nationella proven?

Organisatoriska vägval

Fanns rätt förutsättningar i myndigheten gällande styrning, organisation och kompetens för att lyckas med uppdraget?

• Avsaknad av en samlad myndighetsgemensam vision för uppdraget.
• Silostruktur inom myndigheten.
• Bristande förändringsledning.
• Konflikter som påverkat projektet.

Hur har myndighetens arbete följts upp i förhållande till plan och mål?

• Projektet har förändrats över tid och ingen har gjort det här tidigare.
• Delrapporteringar till Utbildningsdepartementet har framstått som mer positiva än vad som framkommer i protokoll och liknande dokument. Det har funnits en diskrepans i budskapet.

Tekniska vägval

Vilka beslut om tekniska vägval fattades under arbetet med att ta fram digitala nationella prov och på vilka grunder?

• Vägen till val av teknisk lösning i form av en upphandlad provplattform som anpassades med viss egen utveckling.
• Val av lösning för inloggning och provisionering – nytt ansvar för Skolverket att hantera personuppgifter.

• Val att flytta provplattformen till inom EU och Storbritannien med anledning av Schrems II-domen 2022–2023.

Var den tekniska lösningen ändamålsenlig utifrån uppdragets mål och myndighetens/målgruppernas långsiktiga behov?

• Den tekniska lösningen bedöms endast delvis vara ändamålsenlig:

• Otillräcklig bild av målgruppernas och myndighetens långsiktiga behov.
• Kapaciteten och prestandan är inte säkerställda.
• Utmanande lösning för inloggning och provisionering.

Andra aktörers involvering

Hur har målgrupper och andra externa aktörer involverats i arbetet?

• Målgrupper:

• Utbildning och kompetenshöjande insatser för skolor och huvudmän har genomförts.
• Försöksverksamheten.
• Skolor har i stor utsträckning valt att ta fram eget stödmaterial.
• Begränsad involvering av externa aktörer och slutanvändare har påverkat projektets förmåga att möta behov.

• Andra externa aktörer:

• Kanaler för informationsspridning har funnits men strukturerade kontaktytor för dialog har saknats.
• Det finns en önskan om tätare samarbete med leverantören SoNET/RM.

Arbetet framåt

Vilka tekniska vägval är att föredra respektive att undvika framöver?

• Tekniska vägval ska ha grund i de behov som finns hos användarna/målgrupperna.
• Uppgiftsminimering är centralt i en framtida lösning.
• Särskild vikt behöver läggas på verifiering av leverantörens förmåga kopplat till kritisk funktionalitet – det behöver ställas krav på prestanda och säkerhet och säkerställas att leverantören kan uppfylla dessa krav.
• Undvik vägval som kan leda till inlåsningseffekter.

Bör tjänsten även framgent upphandlas och tillhandahållas av en extern aktör, eller bör den hanteras internt?

• Valet bör vila på den riktning Skolverket tar avseende sin förändrade roll.
• Fördjupad analys krävs för utvärdering av förutsättningar för utveckling i egen regi eller tillhandahållande av extern aktör.
• En lösning i egen regi har fördelar men ställer samtidigt stora krav.
• Överväganden om att en annan offentlig aktör tillhandahåller tjänsten.
• Externt tillhandahållen lösning kräver skarp beställarkompetens och leverantörsstyrning.

Hur bör arbetet organiseras framåt?

• Behov av analys kopplat till nytt uppdrag och förändrad roll.
• Formulera en myndighetsövergripande vision för uppdraget att digitalisera proven.
• Tydliggör ansvar och mandat.
• Säkra rätt kompetens på rätt plats vid rätt tidpunkt.

Vad mer bör göras för att förbättra förutsättningarna för ett framgångsrikt arbete med de digitala nationella proven?

• Inför ett mer omfattande och förankrat arbete med förändringsledning.
• Säkerställ fungerande kommunikationsflöden.
• Främja dialog med externa aktörer.
• Testa provplattformen.
• Ompröva prioriteringen av tid över kvalitet och kostnad.
• Säkerställa tillgänglighet och användbarhet för alla elever.

Läs hela rapporten

Genomlysning av Skolverkets arbete med de digitala nationella proven pdf, 1011 kB. (pdf, 1011 kB)

Bilaga 1. Begreppsförteckning DNP (Begreppsförklaringar) pdf, 260 kB. (pdf, 260 kB)

Bilaga 2. Begreppsförteckning DNP (Förkortningar) pdf, 150 kB. (pdf, 150 kB)

Bilaga 3. Skolverkets organisationsschema 2017–2025 pdf, 206 kB. (pdf, 206 kB)