Bevara och gallra

Allmänna handlingar behöver bevaras för att offentlighetsprincipen ska fungera i praktiken. För offentlig verksamhet gäller arkivlagen. För enskilda huvudmän finns bestämmelser i skollagen om hantering av betygsdokument.

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar

Bevarande och gallring av handlingar i offentlig verksamhet

Allmänna handlingar som förekommer hos myndigheter, exempelvis kommuner, regioner och offentliga huvudmän, utgör deras arkiv. Enligt arkivlagen ska alla myndigheters arkiv bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser:

1. rätten att ta del av allmänna handlingar,
2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och
3. forskningens behov.

Dataskyddsförordningen innehåller inte några bestämmelser om gallring, men däremot om lagringsminimering. Personuppgifter får enligt dataskyddsförordningen bara sparas så länge som de behövs för ändamålet med personuppgiftsbehandlingen. Personuppgifter får dock lagras under längre tid om det sker för arkivändamål av allmänt intresse, det vill säga de bevarandeändamål som anges i arkivlagen.

Huvudregeln enligt arkivlagen är att allmänna handlingar ska bevaras, men lagen medger ändå att handlingar får gallras under förutsättning att de inte längre behövs för att tillgodose ovan nämnda bevarandeändamål. Om det finns avvikande bestämmelser om gallring av vissa allmänna handlingar i annan lag eller förordning så gäller dessa bestämmelser. Gallring innebär i praktiken att allmänna handlingar eller uppgifter i dessa tas bort och förstörs i enlighet med vissa på förhand fastställda kriterier.

Mer information om arkivlagens bestämmelser om bevarande och gallring finns på Riksarkivets webbplats.

Råd och rekommendationer om bevarande och gallring ges i publikationsserien Gallringsråd, som getts ut av SKR och Riksarkivet. Råden har utarbetats genom Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor. I den 5:e upplaga som utkom 2023 finns uppdaterade råd om vilka handlingar från en antagningsverksamhet som bör bevaras och vilka som kan gallras.

Sedan den 1 juni 2024 har Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor upphört och ersatts av Kompetensgemenskap för informationshantering.

Vad är en allmän handling?

Dataskyddsförordningen (GDPR)

Riksarkivet Länk till annan webbplats.

Bevara eller gallra, gallringsråd, SKR:s webbplats Länk till annan webbplats.

Kompetensgemenskap för informationshantering, SKR:s webbplats Länk till annan webbplats.

Hantering av enskilda huvudmäns arkiv

Fristående skolor och annan verksamhet som bedrivs av enskilda huvudmän omfattas inte av arkivlagen. Huvudmannen för en fristående skola där betyg sätts ska dock enligt skollagen lämna över elevernas slutbetyg eller de betygsdokument som eleven får efter fullföljd gymnasieutbildning till den kommun där skolan ligger. Vidare ska en huvudman för en fristående skola som genomför nationella prov bevara elevlösningar av de nationella proven. Elevlösningar ska bevaras i tre år och kan därefter makuleras.

Hur hanteringen av fristående skolors arkiv ska organiseras i övrigt är en fråga för respektive huvudman. Det finns inget som hindrar att enskilda huvudmän tar stöd av och tillämpar de råd och rekommendationer som ges i publikationsserien Gallringsråd, som getts ut av SKR och Riksarkivet och som riktar sig till kommuner och regioner.

Enskilda huvudmän behöver också säkerställa att hanteringen av personuppgifter i verksamheten sker i enlighet med dataskyddsförordningens bestämmelser om bland annat lagringsminimering. Det innebär att personuppgifter som utgångspunkt bara får lagras så länge som de behövs för ändamålet med personuppgiftsbehandlingen.

Källor: 26 kapitlet 28 §, 29 kapitlet 18 § skollagen samt 23 § Skolverkets föreskrifter (SKOLFS 2013:19) om hantering och genomförande av nationella prov i pappersformat och 14 § Skolverkets föreskrifter (SKOLFS 2024:616) om hantering och genomförande av digitala nationella prov.

Dataskyddsförordningen (GDPR)

Bevara eller gallra, gallringsråd, SKR:s webbplats Länk till annan webbplats.