Förvaltningslagen

I ärenden enligt skollagen som avser myndighetsutövning mot enskilda ska vissa bestämmelser i förvaltningslagen tillämpas. Det gäller hos såväl kommuner och regioner som för enskilda huvudmän. Här finns information om dessa bestämmelser och deras innebörd.

Förvaltningslagens syfte

Förvaltningslagen reglerar bland annat hur handläggningen av ärenden hos förvaltningsmyndigheterna ska gå till, och vilka rättigheter enskilda har under handläggningen. Bestämmelserna syftar bland annat till att säkerställa att handläggningen sker på ett effektivt och rättssäkert sätt. Vissa av lagens bestämmelser gäller även i annan förvaltningsverksamhet än handläggning av ärenden, exempelvis bestämmelserna om myndigheternas serviceskyldighet gentemot enskilda.

Förvaltningslagen är subsidiär. Det innebär att om en annan lag eller förordning innehåller någon bestämmelse som avviker från förvaltningslagen, tillämpas den bestämmelsen i stället. Sådana bestämmelser finns bland annat i skollagen.

Källor: 1,4 och 6 §§ förvaltningslagen (2017:900) och proposition 2016/17:180 En modern och rättssäker förvaltning – ny förvaltningslag, sidan 20–24.

Förvaltningslagens tillämpningsområde

Huvudregeln är att förvaltningslagen gäller i dess helhet vid handläggning av ärenden hos förvaltningsmyndigheter, exempelvis kommuner och offentliga huvudmän. Enskilda huvudmän är inte myndigheter, och omfattas som utgångspunkt inte av förvaltningslagens bestämmelser. Men i ärenden enligt skollagen som avser myndighetsutövning mot någon enskild ska vissa bestämmelser i förvaltningslagen tillämpas även av enskilda huvudmän. Det framgår av 29 kapitlet 10 § skollagen.

I förvaltningslagen används inte begreppet myndighetsutövning. Det innebär enligt förarbetena att alla förfaranderegler i förvaltningslagen som utgångspunkt är tillämpliga vid all ärendehandläggning hos förvaltningsmyndigheter, oberoende av om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild eller inte. I ärenden enligt skollagen som avser myndighetsutövning mot någon enskild är det dock bara de handläggningsbestämmelser i förvaltningslagen som räknas upp i 29 kapitlet 10 § skollagen som ska tillämpas av kommuner, regioner och enskilda huvudmän:

• 10 § om partsinsyn
• 23 § om utredningsansvaret
• 24 § om när man får lämna uppgifter muntligt
• 25 § om kommunikation
• 27 § om dokumentation av uppgifter
• 31 § om dokumentation av beslut
• 32 § om motivering av beslut
• 33 och 34 §§ om underrättelse om innehållet i beslut och hur ett överklagande går till
• 36 § om rättelse av skrivfel eller liknande.

Vid handläggning av ärenden hos en enskild huvudman som innebär myndighetsutövning mot någon enskild enligt skollagen ska, utöver de uppräknade bestämmelserna, även förvaltningslagens bestämmelser om förbud mot jäv tillämpas. För kommuner och regioner finns särskilda bestämmelser om jäv i kommunallagen.

De bestämmelser som räknas upp i 29 kapitlet 10 § skollagen ska tillämpas av kommuner, regioner och enskilda huvudmän oavsett om och hur beslut i ärendet får överklagas. De ska alltså tillämpas både i ärenden där beslut får överklagas genom förvaltningsbesvär och i ärenden där beslut får överklagas genom laglighetsprövning enligt kommunallagen. I ärenden där beslut får överklagas genom förvaltningsbesvär ska även bestämmelserna om överklagande i 43-47 §§ förvaltningslagen tillämpas. Det framgår av 29 kapitlet 11 § skollagen.

Utgångspunkten är alltså att alla de bestämmelser i förvaltningslagen som räknas upp i 29 kapitlet 10 § skollagen ska tillämpas av såväl kommuner och offentliga huvudmän som enskilda huvudmän i ärenden som avser myndighetsutövning mot någon enskild enligt skollagen. Det finns dock undantag då vissa av de uppräknade bestämmelserna inte ska tillämpas i sådana ärenden. Bestämmelserna om partsinsyn (10 §) och kommunikation (25 §) ska inte tillämpas i fråga om uppgifter som rör någon annan än sökande i ärende om plats i utbildning eller annan verksamhet enligt skollagen. Vid antagning till frivillig utbildning, som exempelvis utbildning i gymnasieskola och anpassad gymnasieskola, tillämpas inte bestämmelserna om kommunikation (25 §) och motivering av beslut (32 §).

Det som sägs i 29 kapitlet 10 § skollagen gäller inte heller vid betygssättning. I stället finns det särskilda bestämmelser om handläggning i samband med betygssättning bland annat i 3 kapitlet skollagen.

Källor: 29 kapitlet 10-11 §§ skollagen, 1–2 och 4 §§ förvaltningslagen (2017:900) samt proposition 2016/17:180 En modern och rättssäker förvaltning – ny förvaltningslag, sidan 20–22 och 53.

Överklagande genom förvaltningsbesvär respektive laglighetsprövning

Handläggning av ärenden enligt skollagen som avser myndighetsutövning mot någon enskild

Här följer mer information om de bestämmelser i förvaltningslagen som ska tillämpas både av offentliga och enskilda huvudmän i ärenden som avser myndighetsutövning mot någon enskild enligt skollagen, det vill säga de bestämmelser som räknas upp i 29 kapitlet 10–11 §§ skollagen.

Förvaltningslag (2017:900), riksdagens webbplats Länk till annan webbplats.

Partsinsyn, 10 §

Den som är part i ett ärende har rätt att ta del av allt material som har tillförts ärendet. På så sätt ska exempelvis en sökande till gymnasieskolan kunna bevaka sitt intresse i ärendet och kunna bemöta och komplettera uppgifter i utredningsmaterialet, men också kunna kontrollera hur ärendet handläggs.

Förvaltningslagens bestämmelser om partsinsyn gäller dock inte uppgifter som rör någon annan sökande i ett ärende om plats i utbildning eller annan verksamhet som regleras i skollagen.

I ärenden där partsinsyn gäller är huvudregeln att den som är part har rätt att ta del av allt material som tillförts ärendet, oavsett om handlingarna är allmänna eller inte. Rätten till partsinsyn omfattar även handlingar vars innehåll är skyddat av sekretess. Partsinsynen är alltså mycket långtgående. De enda begränsningarna i rätten till insyn för den som är part är de begränsningar som finns i 10 kapitlet 3 § offentlighets- och sekretesslagen. Dessa bestämmelser innebär bland annat att formerna för insyn begränsas om det är av synnerlig vikt av hänsyn till något allmänt eller enskilt intresse att en sekretessbelagd uppgift inte röjs.

Källor: 29 kapitlet 10 § skollagen och 10 § förvaltningslagen (2017:900) samt proposition 2016/17:180 En modern och rättssäker förvaltning – ny förvaltningslag, sidan 294–295.

Vad är en allmän handling?

Utredningsansvaret, 23 §

En myndighet ska se till att ett ärende blir utrett i den omfattning som dess beskaffenhet kräver. Det innebär att det är beslutsmyndigheten, till exempel huvudmannen eller hemkommunen, som har det yttersta ansvaret för att underlaget i ett ärende är sådant att det leder till ett materiellt riktigt beslut. Hur omfattande utredningsåtgärder som krävs kan variera med hänsyn till ärendets karaktär.

En enskild part som inleder ett ärende ska medverka genom att så långt som möjligt ge in den utredning som parten vill åberopa till stöd för sin framställning. Om det behövs ska myndigheten genom frågor och påpekanden verka för att parten förtydligar eller kompletterar framställningen. Det här innebär exempelvis att om en sökande i sin ansökan till en utbildning gymnasieskolan har angett särskilda skäl med hänsyn till sina personliga förhållanden till stöd för ett mottagande i första hand är det den sökande som ansvarar för att lämna underlag som styrker de personliga skälen. Om sökanden inte har lämnat in något sådant underlag tillsammans med sin ansökan ska huvudmannen ge sökanden möjlighet att komplettera sin ansökan. Detsamma gäller om huvudmannen bedömer att det underlag som sökanden har gett in är ofullständigt i något avseende.

Källor: 29 kapitlet 10 § skollagen och 23 § förvaltningslagen (2017:900) samt proposition 2016/17:180 En modern och rättssäker förvaltning – ny förvaltningslag, sidan 149 och 308–309.

Lämna uppgifter muntligt, 24 §

En part, exempelvis en sökande till gymnasieskolan, som vill lämna uppgifter muntligt i ett ärende ska ges tillfälle till det, om det inte framstår som obehövligt. Ett tänkbart exempel på när det kan anses obehövligt är, enligt förarbetena, om informationen redan är känd för myndigheten. Då kan myndigheten, till exempel kommunen eller den enskilda huvudmannen, besluta att uppgifterna inte får lämnas muntligt.

Det är upp till myndigheten att avgöra hur det ska gå till när någon vill lämna uppgifter muntligt. Uppgifterna kan exempelvis lämnas genom ett telefonsamtal eller vid ett besök som dokumenteras genom en tjänsteanteckning som tillförs ärendet. Bestämmelser om dokumentation av uppgifter som tillförs ett ärende finns i 27 § förvaltningslagen.

Källor: 29 kapitlet 10 § skollagen och 24 och 27 §§ förvaltningslagen (2017:900) samt proposition 2016/17:180 En modern och rättssäker förvaltning – ny förvaltningslag, sidan 309–310.

Dokumentation av uppgifter i ett ärende

Kommunikation, 25 §

Till skillnad från bestämmelserna om partsinsyn, som gäller när en part begär att få insyn i ärendet, innebär bestämmelserna om kommunikation att myndigheten har en skyldighet att kommunicera oavsett om parten begärt det eller inte.

Innan en myndighet fattar ett beslut i ett ärende ska den, om det inte är uppenbart obehövligt, underrätta den som är part om allt material av betydelse för beslutet och ge parten tillfälle att inom en bestämd tid yttra sig över materialet. Det är inte alla uppgifter som har tillförts ärendet som behöver kommuniceras med den som är part i ärendet, utan bara material som är av betydelse för beslutet. Med detta menas, enligt förarbetena, sådana omständigheter eller uppgifter som påverkar myndighetens ställningstagande i den fråga som beslutet gäller.

Regeln om att kommunikation inte behöver ske om det är uppenbart obehövligt ska enligt förarbetena tolkas snävt och bara tillämpas om behovet av kommunikation, sett objektivt ur den enskildes perspektiv, är mindre framträdande eller helt saknas. Det måste alltså stå klart för myndigheten att kommunikation är uppenbart obehövlig i den meningen att den inte kan tillföra något i ärendet.

Hur lång tid parten ska ges för att yttra sig får enligt förarbetena avgöras från fall till, utifrån bland annat typen av ärende samt materialets omfattning och komplexitet. Parten ska ges rimligt med tid för sina överväganden.

Förvaltningslagens bestämmelser om kommunikation gäller inte uppgifter som rör någon annan sökande i ett ärende om plats i utbildning eller annan verksamhet enligt skollagen. Bestämmelsen gäller inte heller vid antagning till frivillig utbildning.

Källor: 29 kapitlet 10 § skollagen och 25 § förvaltningslagen (2017:900) samt proposition 2016/17:180 En modern och rättssäker förvaltning – ny förvaltningslag, sidan 310–311.

Dokumentation av uppgifter, 27 §

En myndighet som får uppgifter på något annat sätt än genom en handling ska snarast dokumentera dem, om uppgifterna kan ha betydelse för ett beslut i ärendet. Det kan enligt förarbetena exempelvis gälla information som någon ger muntligt eller som kommer fram vid myndighetens egna undersökningar. Om uppgifterna har betydelse för utgången i ärendet ska de dokumenteras. Det krävs inte att någon särskild handling upprättas. Enligt förarbetena kan dokumentationen ske exempelvis genom en tjänsteanteckning, på ett dagboksblad eller en befintlig handling i akten. Det ska dock alltid framgå av dokumentationen när den har gjorts och av vem.

Kravet på att dokumentation ska göras snarast innebär enligt förarbetena att myndigheten inte får dröja med att dokumentera uppgifter. Detta minskar risken för att dokumentationen blir fel.

Att uppgifter dokumenteras bidrar enligt förarbetena till att säkerställa rätten till partsinsyn och att kommunikationsskyldigheten kan fullgöras. Tillgång till allt material som tillförts ett ärende är också en förutsättning för den prövning som ska göras av överinstansen vid ett eventuellt överklagande.

Källor: 27 § förvaltningslagen (2017:900) och proposition 2016/17:180 En modern och rättssäker förvaltning – ny förvaltningslag, sidan 314–315.

Dokumentation av beslut, 31 §

För varje skriftligt beslut ska det finnas en handling som visar

1. dagen för beslutet,
2. vad beslutet innehåller,
3. vem eller vilka som har fattat beslutet,
4. vem eller vilka som har varit föredragande, och
5. vem eller vilka som har medverkat vid den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet.

Enligt förarbetena hindrar bestämmelsen inte att en myndighet på motsvarande sätt dokumenterar även muntliga beslut.

Det kan förekomma att beslut fattas där vissa av punkterna ovan inte är aktuella, exempelvis då ett beslut fattats av en ensam beslutsfattare utan medverkan av någon föredragande eller annan person. Det räcker att dokumentationen omfattar de uppgifter som är relevanta och aktuella för det enskilda ärendet, exempelvis uppgift om datum för beslutet, beslutets innehåll och vem som fattat beslutet.

Det behöver inte upprättas en separat handling för att dokumentera beslutet, utan enligt förarbetena kan kraven i bestämmelsen tillgodoses exempelvis genom en protokollsanteckning eller en anteckning direkt på en ansökningshandling som bevaras i en kopia på papper eller i elektronisk form hos myndigheten. Uppgifterna kan även dokumenteras och bevaras elektroniskt på annat sätt i ett ärende, till exempel vid beslutsfattande som sker automatiserat. Dokumentationen behöver dock ske på ett sätt som är bestående för framtiden.

Källor: 31 § förvaltningslagen (2017:900) och proposition 2016/17:180 En modern och rättssäker förvaltning – ny förvaltningslag, sidan 319–320.

Motivering av beslut, 32 §

Ett beslut som kan antas påverka någons situation på ett inte obetydligt sätt ska innehålla en klargörande motivering, om det inte är uppenbart obehövligt. En sådan motivering ska innehålla uppgifter om vilka bestämmelser som har tillämpats och vilka omständigheter som har varit avgörande för myndighetens ställningstagande.

Att motiveringen ska vara klargörande innebär enligt förarbetena att parten ska kunna förstå hur myndigheten har resonerat i det enskilda fallet. Skälen för beslutet ska presenteras på ett sådant sätt att det blir begripligt för parten. I detta krav ligger också att myndigheterna i sina beslut ska använda ett språk som är enkelt, korrekt och anpassat för mottagarna.

Motiveringsskyldigheten gäller inte enbart det slutliga beslutet i ett ärende, utan alla beslut under handläggningen som har faktiska verkningar för den enskilde.

Skyldigheten att motivera beslut gäller dock inte om det är uppenbart att en motivering inte behövs. Denna undantagsregel ska tolkas snävt. Enligt förarbetena kan en beslutsmotivering vara uppenbart obehövlig exempelvis om myndigheten skriver av ett ärende efter att en sökande återkallat en ansökan. Ett annat exempel kan vara när en myndighet meddelar ett beslut som helt tillgodoser den enskildes önskemål grundat enbart på den enskildes egna uppgifter och det inte finns någon enskild motpart som kan ha ett intresse av att ta del av en motivering för att överväga ett överklagande.

Bestämmelsen om motivering av beslut gäller inte i ärenden om antagning till frivillig utbildning.

Källor: 29 kapitlet 10 § skollagen och 32 § förvaltningslagen (2017:900) samt proposition 2016/17:180 En modern och rättssäker förvaltning – ny förvaltningslag, sidan 320–323.

Underrättelse om innehållet i beslut och hur man överklagar, 33–34 §§

En myndighet som meddelar ett beslut i ett ärende ska så snart som möjligt underrätta den som är part om det fullständiga innehållet i beslutet, om det inte är uppenbart obehövligt. Det innebär att underrättelsen ska ske på myndighetens eget initiativ. Det gäller i alla ärenden där någon är part. Det är inte tillräckligt att underrätta parten i sammandrag om innebörden av beslutet, utan parten ska underrättas om innehållet i beslutet i dess helhet.

Underrättelseskyldigheten gäller formellt i alla slags beslut som fattas under handläggningen av ett ärende. Det gäller dock inte i fråga om beslut som det är uppenbart obehövligt att underrätta en part om. Denna undantagsregel ska enligt förarbetena tolkas snävt.

Om parten får överklaga beslutet ska hen även underrättas om hur det går till. Detta brukar kallas för överklagandehänvisning. En överklagandehänvisning ska innehålla information om vilka krav som ställs på överklagandets form och innehåll, vad som gäller i fråga om överklagandetid, till vilken myndighet som överklagandet ska vara ställt och vart det ska skickas. Det är viktigt att parten får nödvändig vägledning för att kunna ta till vara sin rätt och överklaga beslutet. Kravet på när överklagandehänvisning ska lämnas ska enligt förarbetena inte tolkas snävt. En överklagandehänvisning ska lämnas även i situationer när det för den beslutande myndigheten framstår som osäkert om beslutet får överklagas av parten. Det är överinstansen som avgör om beslutet går att överklaga.

Det är upp till beslutsmyndigheten att bestämma hur en underrättelse om ett beslut ska gå till. Underrättelsen kan vara skriftlig eller muntlig, men enligt förarbetena är det typiskt sett lämpligt att den lämnas skriftligt. En skriftlig underrättelse kan exempelvis ges genom att en handling skickas via post eller e-post. Valet av underrättelseform måste enligt förarbetena även ske med beaktande av de allmänna kraven i förvaltningslagen om serviceskyldighet och en effektiv och rättssäker ärendehandläggning, som gäller för offentliga huvudmän. Det innebär bland annat att myndigheten måste beakta tillgänglighetsaspekter, exempelvis om någon enskild till följd av en funktionsnedsättning har svårigheter att tillgodogöra sig muntlig eller skriftlig information. Myndigheten måste också välja den underrättelseform som med beaktande av partens intressen i det enskilda fallet är enklast. Underrättelse får också genom delgivning, det vill säga genom användning av de metoder som regleras i delgivningslagen, för att säkerställa att parten får del av underrättelsen.

Bestämmelserna om underrättelse av innehållet i ett beslut och om överklagandehänvisning ska också tillämpas om någon som inte är part begär att få ta del av ett beslut om hen har rätt att överklaga, exempelvis genom laglighetsprövning.

Källor: 6, 9 och 33-34 §§ förvaltningslagen (2017:900) och proposition 2016/17:180 En modern och rättssäker förvaltning – ny förvaltningslag, sidan 323–325.

Bestämmelserna i skollagen innebär att vissa av förvaltningslagens handläggningsbestämmelser ska tillämpas även i ärenden med beslut som kan överklagas genom laglighetsprövning

Rättelse av skrivfel eller liknande, 36 §

Ett beslut som innehåller en uppenbar felaktighet till följd av myndighetens eller någon annans skrivfel, räknefel eller något annat liknande förbiseende får rättas av den myndighet som har meddelat beslutet. Alla typer av meddelade beslut får rättas med stöd av denna bestämmelse, under förutsättning att det handlar om en uppenbar felaktighet som beror på ett skrivfel, räknefel eller något annat liknande förbiseende. En rättelse enligt denna bestämmelse förutsätter enligt förarbetena i princip att rättelsen inte innebär någon saklig ändring av det tidigare beslutet. Det ska vara tydligt att det är ett förbiseendefel och inte ett fel i bedömningen för att en rättelse ska få göras.

Bestämmelsen innebär inte någon skyldighet för en myndighet att rätta uppenbara felaktigheter i ett beslut, utan bara en möjlighet för myndigheten att göra sådana korrigeringar. Det innebär enligt förarbetena att rättelse av bagatellartade fel som exempelvis stavningen av ett namn i allmänhet inte behöver göras. Men om felet kan förutses ha någon praktisk betydelse för parten bör myndigheten enligt förarbetena i regel använda sig av möjligheten att rätta beslutet, särskilt om parten i ett sådant fall uttryckligen begär rättelse.

Källor: 29 kapitlet 10 § skollagen och 36 § förvaltningslagen (2017:900) samt proposition 2016/17:180 En modern och rättssäker förvaltning – ny förvaltningslag, sidan 226–227 och 327.

Överklaganden, 43–47 §§

Hantering av överklaganden