Krisplaner och kontinuitetshantering
Oavsett hur väl förberedda ni är kommer oönskade händelser att inträffa. Vid dessa tillfällen måste det finnas en organisation, rutiner och planer som kan användas för att underlätta hantering av händelsen.
Kontinuitetshantering handlar om att planera för att upprätthålla verksamheten på en acceptabel nivå oavsett vilken störning ni utsätts för. Det kan handla om att personalen inte kommer till jobbet, lokalerna inte går att använda, leveranser av viktiga varor och tjänster inte kommer fram eller att det blir strömavbrott.
Arbeta systematiskt med beredskap
Arbetet med beredskap för kris och krig behöver vara en del av det ordinarie arbetet. Genom att arbeta systematiskt utvecklas beredskapen till det bättre.
Processbild för beredskapsarbetet
Pdf, 516 kB.
Krisplaner
Oönskade händelser som kan leda till en kris
En krisplan hjälper er att hantera oväntade oönskade händelser. Det kan vara en allvarlig händelse som uppstår plötsligt och oväntat. Konsekvenserna av en kris kan bli så stora att det inte är möjligt att bedriva verksamhet. Händelser som leder till kris kan uppstå inom en förskolas eller skolas område, eller utanför.
Exempel på händelser som kan leda till kris är:
- skolbränder
- hot och väpnat våld i skolan
- större olycka i närheten av skolan
- giftig rök
- epidemi eller pandemi
- krigsfara och krig.
Analysera risker och sårbarheter tillsammans
Du som är ansvarig för en verksamhet behöver tillsammans med personalen kontinuerligt analysera hot, risker och sårbarheter. Det är det första steget för att förebygga kriser och minska allvarliga konsekvenser när en kris uppstår. Vad behöver ni åtgärda för att minska riskerna?
Ni kan även involvera barn, elever och föräldrar i arbetet. Utgå från era lokala förutsättningar. Det är en fördel om analysen är del av verksamhetens systematiska kvalitetsarbete.
Exempel på innehåll i en krisplan
- vilka som ingår i krisgruppen och vem som leder den
- vad krisgruppen ska göra vid kris och på lång sikt
- viktiga kontaktuppgifter
- hur man ska hantera skalskydd, som låsta dörrar och larm
- vilka möjligheter som finns för att stärka säkerheten vid kris
- rutiner för att uppdatera listor med kontaktuppgifter till vårdnadshavare, även de med skyddad identitet och papperslösa
- hur krisstödet ska organiseras.
Kom ihåg att kommunicera internt och externt
Att ha en välfungerande kommunikation kan vara helt avgörande i en krissituation. Rätt information i rätt tid behövs till personal, elever, vårdnadshavare, media, myndigheter och i det lokala samhället – till exempel skolor som ligger i närheten. Det är viktigt att du som rektor utvärderar era kommunikationsrutiner regelbundet och till exempel ser till att namn och telefonnummer är aktuella.
En del händelser får stor uppmärksamhet i tidningar, radio och tv. Utse en eller flera personer som sköter kontakter med medierna. Bestäm vilket förhållningssätt ni ska ha. Ska till exempel journalister få komma in i verksamheten skolan och intervjua elever? Ibland blir det aktuellt att aktivt gå ut med information till medier, till exempel skriva pressmeddelande eller sammankalla till presskonferens. Den interna kommunikationen till elever, personal och föräldrar är viktigt så att de vet vad som sker och inte får ta del av vad som händer i medierna.
Kontinuitetshantering och kontinuitetsplan
Kontinuitetshantering hjälper er att veta vad ni ska göra om till exempel elen försvinner eller om matleveranser uteblir så att verksamheten kan fortsätta så normalt som möjligt.
En kontinuitetsplan fokuserar på att identifiera vad som behövs för att kunna undervisa och fortsätta hålla barn och elever trygga. Därefter kan reservlösningar tas fram, för att säkerställa att det kan fungera på en acceptabel nivå, oavsett vad som inträffar.
Exempel på när en kontinuitetsplan behövs
- när undervisning inte kan bedrivas som vanligt
- elavbrott med avstängd värme och vatten som följd
- uteblivna matleveranser
- när det saknas personal
- påverkanskampanjer och desinformation
- cyberattacker som medför att internet och telefoni slås ut under längre perioder.
Så gör du en kontinuitetsplan
Inför arbetet
Att ta fram och att arbeta med en kontinuitetsplan bör vara en återkommande aktivitet i det dagliga arbetet. Det är bra att utse en ansvarig som håller ihop arbetet.
Under arbetet
- En plan ska vara enkel och tydlig så att den är lätt att använda.
- Personalen ska vara delaktiga i arbetet med planen och arbetet ska utgå från era lokala förutsättningar.
- Planen ska innehålla information som hjälper dig som skolchef, rektor, förskollärare, lärare eller om du har en annan yrkesroll att veta vad du ska göra vid en kris och hur du i din roll ska återgå till det normala igen.
- Planen ska även innehålla roll- och ansvarsfördelning och nödvändiga kontaktuppgifter.
Mallar
Så fyller du i mallarna, exempel
Word, 49 kB.
Exempelmallen har fyllts i med fiktiva värden. Du kan utgå från den för att få större förståelse för hur du själv kan använda mallarna.
Mall: Internet, system och teknik Word, 48 kB.
Mallen kan användas vid exempelvis olika typer av tekniska avbrott och cyberattacker.
Mall: Lokaler och känsliga beroenden Word, 48 kB.
Mallen kan användas exempelvis när lokaler inte går att använda, vid olika typer av avbrott eller vid utmanande väderförhållanden.
Mall: Större personalbortfall Word, 48 kB.
Mallen kan användas exempelvis när personalbortfall inträffar på grund av sjukdomsutbrott, trafikstörningar eller extrema väderförhållanden.
När planen är klar
- All personal i verksamheten ska känna till planen och dess innehåll.
- Öva planen och uppdatera planen vid behov, exempelvis om ni upptäcker brister eller har fått ändrade förutsättningar.
- Skriv ut planen så att den är lätt att komma åt vid behov.
Viktiga frågor att ställa sig
- Finns planen lättillgänglig för alla?
- Är planen aktuell?
- Känner alla till den?
- Finns det en utsedd person som ansvarar för arbetet med att ta fram och uppdatera planen?
Öva scenarier utifrån kontinuitetsplaner
Denna övning syftar till att testa organisationens kontinuitetsplan genom att simulera en störning, till exempel ett elavbrott, där deltagarna övar på en specifik reservrutin.
Övningen inleds med ett scenario, där deltagarna får reflektera över reservrutinens begriplighet, hanterbarhet och relevans. Efter scenariot diskuterar deltagarna om kontinuitetsplanens tillgänglighet, uppdateringsbehov, ansvarsfördelning och eventuella saknade rutiner. Övningen avslutas med en reflektion om hur kontinuitetsarbetet kan förbättras i verksamheten.
Öva scenarier utifrån kontinuitetsplaner
Stödmaterial
Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB, har samlat stödmaterial om kontinuitetshantering, bland annat myndighetens egna "kontinuitetsverktygslåda":
Kontinuitetshantering, MSB:s webbplats
Länk till annan webbplats.