Det är svårt att leda samtal till handling

Att leda professionella samtal i skolans vardag är något som skolledare förväntas kunna, oavsett om det är med enskilda medarbetare eller i en grupp av medarbetare. Det senare kan dock visa sig svårt, särskilt när syftet är att både lära tillsammans och att handla tillsammans.

Den här artikeln presenterar resultat av forskning. Texten är framtagen vid ett universitet eller högskola på uppdrag av Skolverket. Refererade forskare svarar självständigt för innehållet.
Läs om hur vi sammanställer och sprider kunskap om resultat av forskning

En forskningsstudie med skolledare gjord i Norge, visar på svårigheter i ledarrollen både när det gäller att fördjupa ett samtal, att samla ihop individers bidrag till en helhet och att därefter leda gruppens slutsatser till handling.

Forskarna Kirsten Fosshaug Vennebo och Marit Aas, både verksamma i Norge vid Rektorsprogrammet, ville undersöka hur skolledare verkar i sitt pedagogiska uppdrag i ett sammanhang där de leder samtal i grupp med medarbetare, där temat för samtalet förväntas bli till en helhet som i sin tur behöver leda till handling.

Undersöker sin praktik på ett reflekterande sätt

Forskarna använder begreppet professionella gruppdiskussioner och menar att även om en universell definition saknas, råder konsensus om att det är fråga om en grupp av människor som undersöker sin praktik på ett reflekterande sätt. Vidare menar de att det finns både lärande, samarbete och ett fokus på utveckling av verksamheten och organisationen. Syftet var att studera hur skolledare gör när de leder diskussioner utifrån denna förståelse i en grupp.

Intresset från forskarna kom ur att det inte finns mycket forskning om hur skolledare gör när de leder sina medarbetare i ett gemensamt sammanhang. Utgångspunkten var att förmågan att leda diskussioner påverkar hur en gemensam kapacitet i det pedagogiska uppdraget kan utvecklas. Utifrån tidigare forskning utvecklade Kirsten Fosshaug Vennebo och Marit Aas en modell med kriterier om förmågor som behövs hos ledare för att genomföra det gemensamma arbetet med en grupp medarbetare. I det följande presenteras huvuddragen i modellen, med fyra viktiga faser/steg. Därefter redogörs för hur studien var upplagd och avslutningsvis presenteras lärdomar från studien.

Fyra steg i samtalsprocessen

Fyra steg har definierats som önskvärda i en process där en mötesledare förväntas skapa ett sammanhang, då en grupp lär tillsammans och diskuterar hur en skola ska kunna utvecklas utifrån olika problem:

  • Klargöra fokus för samtalet.
  • Bjuda in till olika argument och perspektiv.
  • Fördjupa diskussionen.
  • Avsluta och samla ihop diskussionen.

Det första steget i den modell som forskarna har utvecklat, är att klargöra fokus för samtalet, att rama in vad mötet ska handla om. Det kan innebära att ledaren lyfter fram sin egen synpunkt och vad den baseras på. I att klargöra fokus ingår även att höra om beskrivningen av mötets agenda delas av gruppen. Ledaren behöver vara öppen för att gruppens bidrag kan innebära en förändring av inramning för att ha ett tydligt gemensamt fokus om vad gruppens arbete ska handla om.

Lyssna aktivt, stanna upp, upprepa och förtydliga

Det andra steget är att bjuda in till olika argument och perspektiv från gruppen. Här behöver ledaren vara medveten om hur samtalet rör sig framåt, och vara redo att ge information, ställa frågor, reflektera i syfte att stimulera tankar i gruppen. Gruppens bidrag står i fokus och processen utmärks av ett gemensamt utforskande. Ledaren behöver lyssna aktivt till olika tankar och idéer, upprepa och följa upp, för att på så sätt visa på och utveckla en förmåga att lägga märke till och uppskatta varje bidrag. På så sätt kan en kollektiv förmåga utvecklas, med stöd av samarbete och lärande.

Det tredje steget är att främja gruppens arbete till en fördjupning. Det kan göras genom att stanna upp, upprepa, förtydliga olika perspektiv och visa på att allas bidrag ses som lika viktiga. Ledaren kan även dra slutsatser, kombinera olika bidrag från deltagare och lyfta olika synpunkter som kommit fram.

Tanken med det tredje steget är att fördjupa och flytta fram diskussionen från individers synpunkter mot en gemensam utgångspunkt från gruppen, som kan öppna möjligheter för gemensam handling. För den som leder gruppdiskussionen är det centralt att sätta en ton som innebär att respekt utmärker samtalet och att olika perspektiv blir lyssnade på, samtidigt som gruppens bidrag förs framåt även när konsensus saknas. Det kan exempelvis innebära att ledaren drar slutsatser av samtalet eller klargör perspektiv som givits av individer för att på så sätt skapa en riktning, där olika aspekter börjar byggas samman. Att ange en riktning öppnar även för möjligheten att allas bidrag får respons och att ledaren kan föreslå hur olika delar hänger ihop.

Se möjlighet till lärande

Det fjärde steget är att knyta ihop och avsluta diskussionen. Det innebär även att summera åtaganden och uppgifter som gruppen kommit överens om och vara tydlig så att alla förstår sina roller. Den dubbla uppgiften att skapa målinriktade möten kombinerade med lärprocesser kan även ses från ett perspektiv att vara en katalysator i gruppen, respektive att vara mer inriktad på innehållet, vad det är som mötets fokus handlar om.

Katalysatorn, menar forskarna, handlar om att se möjligheter med grupprocesser och möjlighet till lärande. En annan roll fokuserar mer på mål och resultat och innebär att skolledaren exempelvis går in och fördjupar själva sakdiskussionen. Dessa fyra delar ses som viktiga steg, både när det gäller hur själva samtalet och diskussionen utvecklas och vilka handlingar som är tänkta att göras.

Studiens tillvägagångssätt

Deltagarna i studien var alla skolledare vid rektorsprogrammet i Norge. De fick arbeta med ett fiktivt fall, som handlade om en skola med stora utmaningar. Skolan brottades med låga resultat, kritik från lärare och förväntningar från skolchef, politiker och föräldrar. Deltagarna fick delta i ett fiktivt möte, där uppgiften var att samla gruppens erfarenheter och perspektiv på vad som pågick på skolan och vad som behövde hända. Dessa gruppdiskussioner leddes av en av skolledarna, medan de andra var fiktiva medarbetare.

Flera möten genomfördes och diskussionerna spelades in på video för vidare analys. De olika mötesledarna – rektorerna – kom från olika skolnivåer, platser och skolformer i Norge. Totalt var det 24 personer som prövade att vara i mötesledarrollen. Diskussionerna varade i minst en timme och varje rektor fick i sin mötesledarroll i uppgift att leda sitt möte och förutsättningarna var att det behövdes handlingar för att ändra olika problem som skolan brottades med. Rektorns roll med att leda skolutveckling togs här konkreta uttryck i en situation där rektorerna ledde processen i gruppen av ”medarbetare”.

Utifrån den tidigare beskrivna modellen analyserades videoinspelningarna. Samtalen analyserades utifrån de fyra definierade stegen i samtalsprocessen.

Analysen gjordes med fokus på hur skolledaren agerade som ledare för mötet i de olika stegen.

Utmaningar att leda gruppens arbete från individuella bidrag till gruppbidrag

Studiens resultat pekar på att flera av de skolledare som deltog, ledde en öppen och inkluderande process i gruppdiskussionen genom att uppmärksamma och ge utrymme åt deltagarnas tankar. Däremot ägnades mindre uppmärksamhet åt att hålla fokus i samtalen och att leda dem till slutsatser och möjliga handlingsalternativ.

Forskarna vill därför särskilt uppmärksamma de delar i modellen, där det inledande klargörandet av fokus, ”setting the stage”, som forskarna formulerar det, har stor betydelse för riktning i samtalet. De flesta av skolledarna, 16 av 24, hoppade över detta första steg.

Det andra steget, att bjuda in olika perspektiv och erfarenheter, utmärktes främst av att rektorerna presenterade sina egna argument.

Förmågan att röra processen framåt, från individers bidrag till en gemensam slutsats var också något som saknades i flera av gruppdiskussionerna, liksom att skilja på att ta en målorienterad roll i diskussionen respektive en roll av att stödja processen. Få av de 24 skolledarna utvecklade samtalet till detta steg i modellen.

Dålig hjälp att rama in mötet

Den avslutande summeringen av gruppens bidrag, det fjärde steget, var det endast 3 av 24 skolledare som genomförde. Istället avslutades diskussionen utan slutsats och summering.

Ett mönster i analysen var att rektorerna lät alla tala om sina tankar, utan att ge respons på bidragen. Däremot gjordes mindre insatser från rektorernas sida att hjälpa gruppen med att rama in mötet, klargöra ämnen för diskussionen och hålla fokus i diskussionen.

Baserat på dessa resultat, diskuterar forskarna tre aspekter av utmaningar i rollen som ledare i professionella gruppdiskussioner: att tydligt rama in vad diskussionen är tänkt att handla om, att röra processen från individuella ståndpunkter till att sammanfatta gruppens och skilja mellan en målorienterad ledarroll i förhållande till en som guidar en process.

Kopplat till studier om professionella gruppdiskussioners betydelse för att bygga skolutveckling, behövs en ökad medvetenhet om att leda professionella gruppmöten, hävdar forskarna. Mer forskning behövs om hur vi kan öka vår kunskap om detta, särskilt när det finns kritiska moment i diskussionerna, som i den fiktiva skolan i studien, där en rad problem fanns presenterade.

Ytterligare en slutsats som forskarna drar, är behovet av att i större utsträckning träna dessa förmågor att leda professionella diskussioner på skolledarskapsprogram. Dessa mikroprocesser som studerats av Foshaug Vennebo och Aas, är inte beforskade i någon större omfattning, framhåller forskarna. De vill bidra med kunskap om hur det kan gå till att bygga en gemensam, kollektiv kapacitet på skolan.

Text: Eva Amundsdotter,

Referens

Kirsten Foshaug Vennebo, K & Marit Aas (2019) Leading professional group discussions: a challenge for principals? International Journal of Leadership in Education. Volume 22:2019

Senast uppdaterad 07 oktober 2019