Skolans arbete med barn och elever som har skyddad identitet

Hantera personuppgifter på ett säkert sätt

Huvudman och rektor kan tillsammans med personalen ta fram rutiner så att det blir tydligt för alla hur ni gör i olika frågor och situationer. För att skydda barnet eller eleven är det viktigaste att hantera personuppgifterna på ett säkert sätt vare sig de finns digitalt eller på papper. En viktig utgångspunkt är att varken huvudmannen eller verksamheterna får kräva in fler personuppgifter än vad som är nödvändigt.

En säker hantering av skyddade personuppgifter bygger på

• tydliga rutiner för hur personalen ska hantera skyddade personuppgifter
• begränsad tillgång till skyddade personuppgifter
• säkra it-system
• säkert utbyte av information mellan kommuner.

Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, är den myndighet som arbetar med frågor om personuppgifter i skola och förskola. Här finns deras vägledning:

• Vägledning för skolor och förskolor på IMY:S webbplats Länk till annan webbplats.
• Digital undervisning, på IMY:s webbplats Länk till annan webbplats.

Planera mottagandet till skola och förskola

Bra planering på olika nivåer i verksamheten underlättar för er i förskolan eller skolan att ta emot barn och elever med skyddad identitet.

Huvudmannen kan utse en eller fler sakkunniga som

• kan bistå med kunskap när det är dags att skriva in barnet eller eleven
• hjälper vårdnadshavaren att förstå konsekvenserna av olika beslut
• kan ge personalen stöd och råd.

Rektorn kan sätta ihop en kontaktgrupp som består av personal som på något sätt är involverade i barnets situation. En särskild kontaktperson kan ha huvudansvaret i gruppen.

Rektorn planerar vem som ska vara

• mentor/klassföreståndare
• särskild kontaktperson.

Rektorn kan också planera det första samtalet med vårdnadshavaren genom att:

• Samla kontaktgruppen till ett möte för att diskutera mottagandet.
• Ta reda på vilka rutiner verksamheten har för att hantera skyddade personuppgifter.
• Fråga den, som huvudmannen utsett som sakkunniga inom området, om råd.
• Stilla personalens oro för sin egen säkerhet.
• Se till att all personal får nödvändig information om mottagandet.

Den som ska leda det första samtalet med vårdnadshavaren behöver ha goda kunskaper om skyddade personuppgifter. Vilket slags skydd familjen har kan nämligen påverka besluten. Situationen hemma, till exempel om det kommer att finnas flera syskon i samma eller olika verksamheter, kan också påverka hur man väljer att arbeta.

Första samtalet med vårdnadshavaren

Diskutera hur samarbetet mellan vårdnadshavaren och personalen ska gå till.Vårdnadshavare kan innebära en förälder, två föräldrar eller en tillförordnad vårdnadshavare.
Utgå från vårdnadshavarens önskemål och ta reda på om barnet eller eleven har en samtalskontakt eller behöver stöd från en kurator, psykolog eller motsvarande. Låt barnet eller eleven delta när vårdnadshavaren bedömer att det är lämpligt. En myndig elev bestämmer själv om föräldern ska vara med under samtalet.

Familjen behöver få en realistisk bild av vad verksamheten kan göra för att skapa trygghet och säkerhet kring barnet eller eleven. Var därför tydliga med hur långt verksamhetens ansvar sträcker sig och var vårdnadshavarens ansvar tar vid. Informera vårdnadshavaren om att denne alltid behöver upplysa olika verksamheter om att deras personuppgifter ska skyddas. Det kan till exempel vara i samband med en ansökan till gymnasieskolan eller i kontakt med CSN. Be vårdnadshavaren berätta för verksamheten ifall situationen eller skyddet ändras på något sätt.

Utgå från en handlingsplan

För att det ska vara tydligt vad ni kommer fram till under det första samtalet är det bra att utgå från en handlingsplan. Där kan ni dokumentera hur olika praktiska situationer ska lösas. Beskriv hur personalen ska agera i akuta situationer. Vårdnadshavaren måste också veta vad som ska göras om hen får veta att skyddet är röjt.

Här finns ett exempel på en handlingsplan som ni kan anpassa efter egna behov:

Exempel på handlingsplan för barn och elever med skyddad identitet Word, 22 kB. (Word, 22 kB)

Bestäm vem ska få veta vad

Diskutera vilka som ska få information om barnets eller elevens situation och vad de ska få veta. Ju färre som är informerade desto mindre är risken att informationen läcker ut. Men då ökar också risken för att ingen av dem är närvarande när det uppstår en akut situation. Säkerheten måste därför vägas mot tillgängligheten.

Utgångspunkten bör vara att personalen ska ha den information de behöver för att kunna ge den unga skydd, stöd och trygghet. Men alla behöver inte nödvändigtvis veta allt. Exempelvis kan rektorn, förskolechefen eller kuratorn behöva veta mer än annan personal. Lärare, förskollärare, fritidspedagog och annan personal kan behöva veta att den unga har varit med om svåra saker som påverkar dem i leken och skolarbetet samt i deras relationer till kamrater, men inte nödvändigtvis vad den unga har varit med om. De personer som får information måste också informeras om sitt ansvar för att uppgifterna inte sprids.

Det är också viktigt att diskutera med vårdnadshavaren och den unga vad personalen ska svara om andra barn, elever eller deras föräldrar ställer frågor.

Kunskapsutveckling, betyg och åtgärdsprogram

Ta reda på barnets eller elevens tidigare utbildningsbakgrund så att verksamheten kan skapa sig en bild av var hen står kunskapsmässigt. Ni behöver få tillgång till tidigare individuella utvecklingsplaner, individuella studieplaner, utdrag ur betygskatalogen, skriftliga omdömen och andra dokument.

Om vårdnadshavaren inte har dokumenten kan denne be att få handlingarna från tidigare skolor och ta med dem till den nya skolan. Om det inte går, kan ni begära att få handlingarna överskickade som ett förmedlingsuppdrag från den gamla förskolan eller skolan till vårdnadshavaren. Tänk på att ni inte ska berätta vilken verksamhet eller ort ni ringer ifrån.

På vissa skolor använder man sig av så kallade tillfälliga personuppgifter, det vill säga eleven skrivs in i IT-systemet med andra personuppgifter än de egna. Om ni gör så måste ni se till att eleverna kan få ut sina betygshandlingar med de korrekta personuppgifterna.

Anlita tolk vid behov

Anlita en tolk när det behövs men fråga om vårdnadshavaren går med på det. Detta innebär nämligen att ytterligare en person får veta om var familjen finns. Om familjen tillhör en liten språkgrupp i Sverige kan tolken själv i vissa fall, även om denne har tystnadsplikt, uppfattas som ett hot.

Låt barnet eller eleven bekanta sig med lokalerna

Gör en noggrann rundvandring så att barnet eller eleven vet var personalrummet ligger och vilka utgångar och ingångar det finns. Var uppmärksam på vad hen behöver för att kunna känna sig trygg i verksamheten, till exempel var i klassrummet hen vill sitta. Många kan känna sig exponerade närmast fönstret eller dörren.

Skapa trygghet runt barnet eller eleven

Många barn och elever med skyddade personuppgifter är rädda för att identiteten ska röjas och hotet bli verklighet eller för att de ska bli tvungna att fly på nytt. Att inte veta om de vuxna i ens närhet förmår ge skydd kan leda till att hen ständigt bevakar sin omgivning. Om barnet eller eleven känner sig otrygg eller har minnen av våld och hot kan hen ha svårt att koncentrera sig på leken, skolarbetet eller andra aktiviteter som jämnåriga ägnar sig åt. Därför behöver ni ge den trygghet som barnet behöver för att kunna koncentrera sig på leken och vad eleven behöver för att kunna ha fokus på skolarbetet eller fritidsverksamheten. Det kräver att skyddssystemen fungerar. Ni behöver också förmedla att ni kan och vill skydda barnet eller eleven.

Barn och elever som lever med skyddade personuppgifter måste ibland få ett nytt namn och dessutom kan de behöva ljuga om sin bakgrund. Ibland kan de ha tvingats byta namn och levnadshistoria flera gånger. Relationerna till kamrater kan bli svåra för dem som inte får berätta vad de egentligen heter eller var de bor. Därför blir många unga med skyddade personuppgifter ensamma och isolerade. Till det bidrar också många uppbrott och förlorade nätverk, liksom svårigheter att använda internet av rädsla för att identiteten kan röjas där. Men barn och elever som lever med skyddad identitet ska inte behöva känna sig utpekade. Anpassa verksamheten så att alla kan delta, så långt det är möjligt. Se över rutiner och arbetsmetoder som kan leda till att ni pekar ut barnet eller eleven. Lyssna på familjen. De kan ha många idéer till lösningar. Ni behöver alltid göra en avvägning tillsammans med vårdnadshavaren mellan barnets eller elevens behov av säkerhet och av att få leva som alla andra.

Vårdnadshavaren behöver ha inflytande över hur ni hanterar barnet eller eleven och dennas personuppgifter för att känna sig så säker som möjligt. När barnet eller eleven är utlämnad till omständigheter som styr, kontrollerar och begränsar hens liv är det extra viktigt att hen får komma till tals. Hen behöver få vara med och diskutera hur ni löser olika problem och hen behöver få verktyg för att skydda sig själv.

Samverka regelbundet med vårdnadshavaren

Utgå från handlingsplanen även i den regelbundna kontakten med vårdnadshavaren. Följ upp och justera planen med jämna mellanrum. Kom också överens om hur den löpande kontakten ska gå till. Telefonkontakt kan innebära en säkerhetsrisk eftersom det inte alltid går att identifiera den som ringer. Ni kan till exempel komma överens om ett kodord eller ett annat säkert sätt som vårdnadshavaren kan identifiera sig på. Om vårdnadshavaren kan sjukanmäla barnet till en telefonsvarare minskar risken att någon av misstag ger information. Kom överens med vårdnadshavaren vad ni ska göra om barnet eller eleven uteblir utan att ni vet varför.

Resor till och från skolan

Vid skolskjuts hämtas eleven vanligen nära hemmet och lämnas vid skolan. Då finns det en risk att det avslöjas var familjen bor. Diskutera med vårdnadshavaren om var eleven ska hämtas.

Om eleven åker taxi till skolan, diskutera med vårdnadshavaren om hur ni ska informera familjen om vikarierande eller nya chaufförer

• vilka andra situationer som kräver att ni informerar familjen
• om chauffören behöva vänta i bilen tills eleven har gått in i skolan
• om chauffören behöva vänta i bilen tills eleven kommit hem.

Om verksamheten bekostar elevens åkkort kan det registreras på skolan istället för på eleven om resebolaget går med på det. En annan lösning är att eleven får ett anonymt månadskort istället för ett personligt terminskort.

Elevdatorer och läxhjälp

När skolan lånar ut digital utrustning till eleverna krävs det ofta att vårdnadshavaren undertecknar ett kontrakt. Skolan behöver hitta en lösning så att elever och vårdnadshavare kan skydda sin identitet.

En del elever kan av olika skäl behöva extra mycket stöd för att kunna göra sina läxor. De kanske inte har tillgång till en dator eller en surfplatta. Skolan bör överväga att erbjuda eleverna läxhjälp när alla lektioner är över för dagen. En del skolor samarbetar med det lokala biblioteket om att låna ut datorer efter skoltid.

Säkerhet på nätet för eleven

Många barn och elever hämtar information och umgås på nätet. I skolan används digitala plattformar och verktyg. Då lämnar man spår efter sig och det kan innebära en risk om man har en skyddad identitet. Därför är det extra viktigt att skolan ser till att elever kan använda nätet på ett säkert sätt.

När ni tar fram ordningsregler på skolan, diskutera med eleverna om säkerhet och integritet

• på internet och i sociala medier
• vid fotografering och filmning, med till exempel med mobiler.

Säkerhet på nätet

Modulen Säker användning av nätet, Lärportalen Länk till annan webbplats.

Klasslistor och namnlekar

Tänk på att för elever med skyddad identitet kan listor med namn och andra personuppgifter vara en säkerhetsrisk. Ta inte in fler uppgifter än nödvändigt, begränsa antalet kopior och förvara dem på ett säkert sätt.

Lärare eller förskollärare kan ansvara för att klasslistor eller andra listor skrivs manuellt och inte läggs ut på nätet. Se till att listorna inte innehåller personnummer och adresser utan bara telefonnummer. Den som lever med skyddad identitet måste som regel ha en mobiltelefon med kontantkort, och i sådana fall kan numret finnas med på klasslistan om vårdnadshavaren anser att det går bra.

Förskolan arbetar ofta med namnlekar. Hitta ett sätt att bekräfta och synliggöra varje barn på andra sätt än genom deras namn. Självklart måste barnen kunna nämnas vid namn, men för barn med skyddad identitet är det viktigt att namnet inte blir det enda sättet att tala om vem man är.

Utflykter, bibliotek, raster och närmiljön

Utflykter, klassresor och studiebesök kan innebära en ökad risk för barn och elever med skyddad identitet. Informera vårdnadshavaren i tid om planerade utflykter eller resor så kan ni tillsammans bedöma risken för barnet eller eleven och prata om alternativa lösningar.

Även besök på biblioteket måste vara trygga. Skolan kan be biblioteket att registrera elevens bibliotekskort på rektorn eller på en lärare för att det inte ska gå att söka vilka som fått bibliotekskort.

De flesta skolor har någon form av rastvakter för att eleverna ska känna sig trygga på skolgården. Elever med skyddad identitet kan dessutom behöva skydd mot hot som kan komma utifrån. Om rastvakten har en väst eller något som gör att alla elever lätt kan identifiera denne kan alla elever snabbt se vem de ska gå till om någonting händer. Detsamma gäller på förskolan eller fritidshemmet när barnen har aktiviteter utomhus.

Många förskolor arbetar med att barnen ska lära känna sin närmiljö. Då är det vanligt att personalen till exempel fotograferar barnens hus eller port och sätter upp fotografierna på väggen i förskolan. Om förskolan hittar andra arbetssätt kan även elever med skyddad identitet vara med.

Fotografering och filmning

Klass- och gruppfotografering

Som regel kan barn och med skyddad identitet inte vara med på grupp- eller klassfoton, men det kan finnas undantag. Om ni sätter upp bilder på barnet eller eleven, ansvarar förskolläraren eller läraren för att bilderna inte finns någon annanstans än på avdelningen eller i klassrummet. Tänk på att andra vuxna är personalen kan komma att använda eller besöka lokalen, till exempel på kvällstid. Informera vårdnadshavaren om att foton i skolkataloger blir allmänna handlingar och vad det innebär.

När vårdnadshavare och elever tar bilder och filmar

Många förskolor och skolor har förbjudit all fotografering och filmning under uppträdanden eller på fester. En enkel förklaring som ni kan ge är att det är störande för både barnen och de andra vårdnadshavarna. Vårdnadshavare kan få fotografera sitt eget barn efter föreställningen. Det går också att erbjuda alla vårdnadshavare en dokumentation i efterskott. Då kan personalen redigera så att elever med skyddad identitet inte är med eller inte går att identifiera.

Får man fotografera barnen i luciatåget? IMY Länk till annan webbplats.

Får man livesända skolavslutningar? IMY Länk till annan webbplats.

När elever själva arbetar med att göra film i skolan kan de med skyddad identitet delta så att de inte syns i bild. De kan vara till exempel på bakom kameran, som regissörer eller manusförfattare.

När journalister eller fotografer kommer på besök

Om journalister eller fotografer kommer till verksamheten måste ni se till att barnet eller elever med skyddad identitet inte riskerar att komma med på bild eller i texten. Man kan inte alltid förvänta sig att hen själv i alla lägen ska orka motstå lusten att synas.

Undvik bilder på verksamhetens webbplats

Om verksamheten har egna webbsidor är det viktigt att se till att inga bilder eller uppgifter som rör barn eller elever med skyddad identitet finns där. Foton där personer kan identifieras betraktas normalt som personuppgifter även om inga namn nämns. Detta innebär att det som regel krävs samtycke innan förskolor och skolor publicerar bilder av barn och elever på internet.

Samarbeta med andra om stödet

Barnet eller eleven behöver få möjlighet att tala om det som de har varit med om och om hur hen mår. Det kan vara en kontaktperson på skolan som hen känner förtroende för. Men ibland är inte stödet från skolan tillräckligt och då behöver rektor utreda vilka ytterligare insatser som behövs.

Barn- och ungdomspsykiatrin

Ni bör vara uppmärksamma på om barnet eller eleven behöver psykiatrisk behandling. Hen kan behöva bearbeta sådant som lett till att hen fått skyddad identitet. Behovet kan uppstå långt efter det att familjen fått skydd. Barnet eller eleven kan också behöva annan hjälp med att hantera livet som gömd.

Socialtjänsten

Huvudmannen behöver informera verksamheterna om vilket stöd socialtjänsten kan erbjuda. Socialtjänsten kan till exempel samarbeta med skolans elevhälsa. Om personalen misstänker att ett under 18 år far illa ska de göra en anmälan till Socialnämnden:

Stöd för arbetet med barn och unga, Socialstyrelsen Länk till annan webbplats.

Anmälan till socialnämnden, Socialstyrelsen Länk till annan webbplats.

Skolans ansvar för barn som far illa

Polisen

För familjer med skyddad identitet kan det vara bra att under lugna omständigheter besöka polisen på orten där de bor. Familjen kan behöva ställa frågor om polisens arbete och vad som händer om en farlig situation uppstår. Om vårdnadshavaren vill kan personalen diskutera med polisen hur verksamheten ska göra i sådana situationer.

Man kan inte kräva att personalen ska ingripa I en akut hotfull situation i eller omkring förskolan, skolan eller fritidshemmet. Det är polisens uppgift att förebygga och utreda brott och att ingripa för att skydda brottsoffer.

Skydd för hotade personer, Polisen Länk till annan webbplats.

Beredskap för akuta situationer

Om de skyddade uppgifterna läcker ut måste ni kontakta vårdnadshavaren så fort som möjligt. Hen kan ibland avgöra hur allvarlig situationen är. I sådana lägen har en kontaktperson och en kontaktgrupp en viktig funktion.

Att tänka på för att minimera skadan:

• Kan ni göra något för att rätta till misstaget?
• Går det att täta de läckor som uppstått?
• Bör ni kontakta polisen eller socialtjänsten?

Om någon kommer och hotar

Om någon som utgör ett hot mot familjen kommer till förskolan, skolan eller fritidshemmet ska personalen:

1. Omedelbart ringa polisen och vårdnadshavaren.
2. Om det inte går att förhindra att barnet eller eleven förs bort – göra iakttagelser som kan hjälpa polisen.

Gör tillsammans med vårdnadshavaren och barnet eller eleven en detaljerad plan för hur ni alla ska agera om det uppstår en akut hotfull situation. Om rutinerna ändras måste alla insatta få veta det.

Om familjen snabbt måste flytta

Om uppgifter om familjen röjs kan de snabbt behöva flytta. Samla ihop kopior av viktiga dokument och elevens personliga saker till barnet eller eleven. Det kan vara till exempel individuella utvecklingsplaner eller studieplaner, utdrag ur betygskatalogen och skriftliga omdömen. Ha gärna med en kopia av elevens journal för elevhälsans medicinska insats. Då kan elevhälsan på den mottagande skolan se vilka vaccinationer eleven har fått och vilken hjälp från elevhälsan eleven kan ha behov av. Det underlättar starten på en annan ort. Om ni inte hinner lämna över sakerna innan familjen har flyttat kan ni skicka dem via Skatteverket:

Skicka post till någon med skyddade personuppgifter, Skatteverket Länk till annan webbplats.

Se över rutinerna

Informera huvudmannen om att uppgifterna har läckt ut. Denne behöver då utreda om skolan har hanterat uppgifterna fel eller brustit i kontakten med familjen. På så sätt minskar risken att det händer igen.