Komvux i Göteborg gjorde om antagningsprocessen från grunden

Hur ser man till att alla får en rättvis behörighetsbedömning när man har över 80 000 ansökningar till komvux per år? I Göteborg har man hittat lösningen i en strukturerad arbetsprocess som gör att resurserna används där de behövs.
– Vi har inte möjlighet att träffa alla sökande, men vi har en process som innebär att de som behöver stöd och hjälp kan få det, säger antagningshandläggare Linda Heijel.

Det var för tre år sedan som antagningsprocessen till komvux i Göteborg gjordes om från grunden. Stödbehovet bland de sökande hade då under flera år ökat kraftigt och antagningsorganisationen hade vuxit.

Bland medarbetarna fanns en samsyn om att arbetet med bedömning av förutsättningar för studier behövde mer struktur.

"Vi behövde ett tydligare sätt att arbeta"

– Vi behövde ett tydligare sätt att arbeta. Tidigare byggde arbetet mer på individuell kunskap hos den enskilde medarbetaren och det fanns ingen tydligt formulerad struktur, säger Linda Heijel, som är antagningshandläggare och processledare för bedömning av förutsättningar för studier.

– Om elever fick extra stöd eller hjälp under studierna berodde det som regel på att de själva hade bett om det.

Stora volymer en utmaning

Den nya arbetsmetodiken bygger på tydlighet och struktur. Varje enhet och varje medarbetare ska veta i detalj vad som förväntas. I grunden för bedömningsprocessen finns ett antal principer och instruktioner fastställda av rektorerna, som alla ska arbeta efter.

– Den stora utmaningen för oss är så klart de stora volymerna. I snitt har vi över 12 000 ansökningar till kommunal vuxenutbildning på gymnasial nivå per kursstart, säger rektor Monica Lantz.

– Men den här processen gör att vi kan tratta ned ansökningarna och lägga resurserna där de behövs. Samtidigt undviker vi många avslag genom att den som söker ändrar sig eller justerar ansökan. Det sker i flera hundra fall per år.

Tveksamma fall bedöms av erfarna handläggare

Först i kedjan befinner sig antagningshandläggarna som bedömer ansökningarna utifrån studiehistoriken. Gränsdragningen i en bedömning kan många gånger vara svår, säger Linda Heijel.

– Hur lång historik är det motiverat att titta på? Hur ska bedömningen göras? Vem ska till studieplanering eller utredning? Om en elev har två F på raken så är det ingen tvekan, men så ser det ut bara i undantagsfall. Det vanliga är att historiken är mer komplex och svårbedömd.

Tveksamma eller svårbedömda fall skickas vidare för en parallell bedömning av någon av de mer erfarna handläggarna. Det innebär dels en trygghet för handläggarna, dels att flödet inte avstannar redan i det initiala skedet.

Vissa ärenden hamnar hos resursteamet

Efter den inledande bedömningen skickas en del ärenden vidare till en nivåbedömning. Den görs av kartläggningsenheten och sker främst om den sökande saknar betyg. En del sökande kallas också till ett obligatoriskt möte med studie- och yrkesvägledarna för att göra en studieplanering. Då kan exempelvis studietakt, kursval eller utbildningsform diskuteras.

Ett mindre antal ärenden – runt 700 per år – hamnar hos resursteamet som gör en utredning av behörigheten. Den sökande kallas då till ett obligatoriskt samtal med en specialpedagog eller en kurator – eller båda samtidigt. Syftet är att fastställa förutsättningarna för studier.

"Vårt viktigaste verktyg är samtalet"

– Det kan röra sig om sökande som inte klarat tidigare kurser eller har en brokig historik inom vuxenutbildningen. Vårt viktigaste verktyg är samtalet och ofta handlar det om att förmedla en insikt om att det går att förändra saker. Vi vill få dem att fundera över vad de själva kan göra och vad skolan kan göra, säger specialpedagog Stela Fisekovic.

Förutom samtalet med den sökande tar man ibland in omdömen från exempelvis specialpedagoger eller lärare ute på skolor där eleven tidigare har gått. I teamet finns fyra kuratorer och lika många specialpedagoger.

Ofta komplex problematik

– Problematiken är ofta komplex. Som kurator tittar jag mycket på kringliggande faktorer. Hur fungerar studierna i förhållande till livet i övrigt? Är planeringen realistisk? Jag försöker få dem att själva resonera kring de frågorna. Utmaningen är att detta ofta står i konflikt med att man vill vidare i sitt liv, många står utanför samhället och behöver en utbildning, säger kurator Susanne Arega Nilsson.

Liksom övriga yrkeskategorier i bedömningsprocessen har kuratorer och specialpedagoger mallar som de utgår ifrån i sina samtal. Mallarna har de själva varit med och tagit fram och utgör en sorts ram för samtalet. Ett syfte är att säkerställa att adekvat information inhämtas, så att rektor ska kunna fatta ett välgrundat och rättssäkert beslut.

Nya rutinerna ger arbetet en trygghet

– Varje profession har ju sin yrkesstolthet, sina arbetsmetoder och sina etiska riktlinjer. Det har varit en utmaning för oss hela vägen, men mallarna som vi har utarbetat tillsammans har underlättat det arbetet jättemycket, säger Monica Lantz.

En viktig framgångsfaktor har varit att alla i organisationen – i större eller mindre utsträckning – har varit delaktiga att utforma det nya arbetssättet, konstaterar Monica Lantz.

Mallarna som alla arbetar efter har tagits fram i samråd och efter diskussioner mellan alla inblandade. Och ett gemensamt omdöme om de nya rutinerna tycks vara att strukturen och tydligheten uppskattas eftersom det ger arbetet en trygghet.

– Det blir lite lättare när vi har de här ramarna att förhålla oss till, och när vi vet att besluten är grundade på mer än bara en känsla, säger Monica Lantz.

Text och foto: Jakob Hydén