Systematiskt kvalitetsarbete

Här får ni som är huvudmän, rektorer, kvalitetsutvecklare eller personal stöd i det systematiska kvalitetsarbetet och i hur det nationella kvalitetssystemet kan användas.

Kvalitetsarbetet ska främja barns och elevers utveckling och lärande

För att lyckas med systematiskt kvalitetsarbete behöver ni ha ett undersökande förhållningssätt och en vilja att utveckla utbildningen.

Systematiskt kvalitetsarbete är en lagstadgad arbetsprocess, som innebär att kontinuerligt och systematiskt planera och följa upp utbildningen, analysera orsakerna till uppföljningens resultat och utifrån analysen genomföra insatser i syfte att utveckla utbildningen. Syftet är att höja kvaliteten på undervisningen och andra delar av utbildningen för alla barn och elever för att främja deras utveckling och lärande.

För mer information, se 4 kap. och 2 kap. 25 § i skollagen och Skolverkets allmänna råd för systematiskt kvalitetsarbete.

Alla i styrkedjan känner till sitt ansvar och samarbetet fungerar

Det är viktigt att det finns en bred delaktighet i organisationen och att det finns förutsättningar för samarbete inom och mellan alla nivåer i styrkedjan. Med styrkedjan menar vi den styrning som sker av förskolor och skolor utifrån huvudmannanivån, rektorsnivån och undervisningsnivån. Nedan beskrivs ansvar och samarbete både mellan och inom de tre nivåerna.

Dokumentera så att det stödjer kvalitetsarbetet

Att dokumentera kvalitetsarbetet på ett ändamålsenligt sätt gör det lättare att

• ta lärdom av tidigare erfarenheter

• hålla i kvalitetsarbetet över tid
• hantera kvalitetsarbetet när förändringar av chefer och personal sker.

Observera att endast relevanta underlag bör efterfrågas för att undvika onödig administration. Det är ett krav enligt skollagen att kvalitetsarbetet ska dokumenteras både på enhetsnivå och huvudmannanivå.

Det nationella kvalitetssystemet stärker, stödjer och underlättar kvalitetsarbetet

Skolmyndigheterna har tagit fram ett nationellt kvalitetssystem på uppdrag av regeringen. Syftet är att skapa samling kring det som är särskilt betydelsefullt för en likvärdig utbildning av hög kvalitet. Kvalitetssystemet riktar sig i första hand till huvudmannanivån, men kan även användas av rektorsnivån och undervisningsnivån.

Det nationella kvalitetssystemet kan fungera som en ingång till det systematiska kvalitetsarbetet och bidra till att stärka, stödja och underlätta det. Samtidigt är det viktigt att huvudmän och rektorer överväger om ytterligare delar av verksamheten behöver följas upp och analyseras.

Kvalitetssystemet består av följande delar:

• Nationella målsättningar: sammanfattar flera viktiga nationella mål i de olika skolformerna, inklusive fritidshemmet.
• Delmål: pekar ut viktiga områden som behöver följas upp för att nå de nationella målsättningarna.
• Indikatorer: visar hur delmålen kan följas upp.
• Verksamhetens förutsättningar: synliggör faktorer som kan påverka i vilken grad målsättningarna uppfylls.
• Faktorer för framgångsrik skolutveckling: beskriver olika sätt att arbeta och bedriva verksamheten på, som kan främja att målsättningarna uppfylls.
  

De nationella målsättningarna och delmålen omfattar inte alla nationella mål i styrdokumenten. I stället lyfter de fram områden som är särskilt viktiga för utbildningens kvalitet i skolformerna och fritidshemmet. Samtidigt kan det finnas andra nationella mål som behöver utvecklas inom varje enskild verksamhet.

Faktorerna för framgångsrik skolutveckling är gemensamma för alla skolformer, medan övriga delar av kvalitetssystemet är anpassade för respektive skolform.

Hitta nationell statistik i statistikdatabasen

I Skolverkets statistikdatabas finns nationell statistik kopplad till delmål, indikatorer och förutsättningarna för era verksamheter. Källan är den nationella statistiken, som samlas in varje år från skolhuvudmän och från skolenkäten som genomförs av Skolinspektionen.

Skolverkets statistikdatabas

Planera, följ upp, analysera och utveckla utbildningen

Modellen visar arbetsprocessen i fem moment, med syftet och det nationella kvalitetssystemet i centrum. Kvalitetssystemet stödjer samtliga moment, och planeringen omfattar hela utbildningen och visas därför inte som ett eget moment.

Arbetet i varje moment kan genomföras på olika sätt, utifrån lokala behov som finns hos varje huvudman. Ni behöver inte vara helt färdiga med ett moment innan ni går vidare till nästa. I analysmomenten kan det till exempel visa sig att ni behöver samla in mer data och underlag, alltså göra en kompletterande uppföljning.

Planera utbildningen

Planeringen behöver omfatta alla moment i kvalitetsarbetet. Det kan till exempel handla om

• vilka områden för uppföljning som ska prioriteras
• vilka resultat från uppföljningen som ska prioriteras för vidare analys
• hur kvalitetsarbetet ska organiseras och bemannas
• hur mycket tid och vilka resurser som krävs för att genomföra prioriterade utvecklingsinsatser och följa upp dem.

Planeringen är därför inte ett separat moment i modellen.

Följ upp utbildningen

Uppföljningen visar hur ni ligger till i förhållande till de nationella målen. Den görs på varje nivå i styrkedjan och inom respektive ansvarsområde.

Ge en bred bild av nuläget

För att få en bred bild av kvaliteten på undervisningen och andra delar av utbildningen behöver både kvalitativa och kvantitativa underlag samlas in.

Kvalitativa underlag kan vara samtal och intervjuer med lärare, barn, elever och vårdnadshavare, som ger deras perspektiv på verksamheten och på när barn och elever lär sig bäst. Det kan också vara dokumentation efter observationer av undervisningssituationer eller andra delar av utbildningen.

Kvantitativa underlag kan vara statistik av olika slag, så som betyg i olika ämnen, resultat från nationella prov eller enkätundersökningar.

Olika personalkategorier har olika kunskaper om barnens och elevernas utveckling och lärande. Därför är det viktigt att flera personalgrupper deltar i uppföljningsarbetet.

Följ upp utbildningsresultat, processer och strukturer

Ett vanligt sätt att beskriva pedagogiska förlopp är att använda begreppen utbildningsresultat, undervisning och andra processer och strukturer. Dessa kan användas vid uppföljningen för att se till att den fångar in en allsidig bild av verksamheten. Nedan används ordet utbildningsresultat för att betona att resultat i kvalitetsarbetet behöver relatera till skolans breda uppdrag och inte bara omfatta kunskapsresultat.

Exempel:

• Utbildningsresultat: Hur väl barn och elever samt verksamheten når de nationella målen, både när det gäller kunskaper och värden. De nationella målen finns i skollagen och i läroplanerna för respektive skolform.
• Undervisning och andra processer: Hur undervisningen genomförs och bidrar till barns och elevers lärande och utveckling. Med andra processer avses arbetet med till exempel hur elevhälsa, studie- och yrkesvägledning och skolbibliotek bedrivs, och hur rektorn styr och leder verksamheten.
• Strukturer: Förutsättningar som finns för att kunna bedriva undervisning och andra processer av god kvalitet. De kan avse till exempel kompetens och behörighet hos personalen, resursfördelning utifrån behov, hur arbetsuppgifter och funktioner är organiserade.

Många av de faktorer som nämns under strukturer återfinns i det nationella kvalitetssystemet i huvudsak under verksamhetens förutsättningar.

Uppföljningen behöver ha olika fokus beroende på om den sker på huvudmanna- eller enhetsnivå. Huvudmannen fokuserar på resultat, undervisning och andra processer på mer övergripande förskole- och skolenhetsnivå, samt på den egna styrningen och organiseringen av verksamheten. Uppföljningen på enhetsnivå, som rektorn leder, fokuserar på resultat, undervisningen och andra processer inom enheten för olika grupper, ämnen och kurser samt på förutsättningar som rektorn ger personalen.

Analysera och prioritera utbildningsresultat

Att analysera och prioritera är ett första steg i analysen. Det handlar om att identifiera vilka utbildningsresultat som behöver förstås bättre. I detta analyssteg jämförs resultaten på olika sätt. Utgångspunkten är underlagen från uppföljningsarbetet. Leta efter skillnader, likheter och mönster.

För huvudmannanivån kan det till exempel innebära att

• jämföra resultat inom olika målområden på övergripande nivå, till exempel över tid och utifrån elevers kön och bakgrund, och om det är relevant mellan förskole- och skolenheter
• analysera progression i barns och elevers utveckling och lärande genom att följa utveckling mellan olika stadier och åldrar, enheter och verksamhetsformer.

För enhetsnivån kan det till exempel innebära att

• jämföra resultat över tid och mellan olika avdelningar, klasser, ämnen, program och kurser.
• jämföra olika gruppers uppfattningar inom målområdena, till exempel mellan barnens och elevernas samt personalens uppfattningar om trygghet och studiero.

Syftet med första steget i analysen är att identifiera utbildningsresultat, som sticker ut och som behöver prioriteras i en fortsatt orsaksanalys.

Analysera orsaker

I den här delen av analysen undersöker ni möjliga orsaker till de prioriterade utbildningsresultaten, som har valts ut från resultatanalysen. Ett sätt är att formulera uppfattningar och hypoteser om vilka faktorer som kan ligga bakom.

Utgå från det insamlade underlaget om undervisningen och andra processer samt strukturer. Det kan hjälpa er att se samband och formulera orsaker. Ställ frågor som:

• Varför ser resultaten ut som de gör?
• Vilka faktorer har störst påverkan på resultaten?
• Vilka faktorer kan vi påverka?

Ni kan behöva samla in mer data för att förstå orsakerna. Forskning och beprövad erfarenhet kan också ge uppslag till tänkbara förklaringar.

Prioritera utvecklingsinsatser

Utifrån genomförd orsaksanalys behöver nu utvecklingsinsatser prioriteras. Ett första steg i att komma dit är att formulera ett önskvärt läge. Planera sedan vilka insatser som kan leda till det önskvärda läget.

Sätt upp ett önskvärt läge

Det önskvärda läget ska beskriva hur verksamheten och resultaten ska se ut när orsakerna till utmaningarna är åtgärdade. Ta fram ett önskvärt läge på respektive nivå, tillsammans med dem som berörs av insatsen. Beskriv det önskvärda läget tydligt och enkelt så att det går att förstå och följa upp.

Planera utvecklingsinsatser

Utifrån det önskvärda läget och vad orsaksanalysen har visat behöver ni välja lämpliga utvecklingsinsatser. Det är viktigt att prioritera insatserna så att arbetet blir rimligt utifrån de förutsättningar som finns. Ta tillvara på tidigare genomförda insatser och dra lärdom av dem. När ni väljer insatser, utgå gärna från vilka som kan vara lämpliga utifrån vad forskning och beprövad erfarenhet indikerar.

På både huvudmannanivå och enhetsnivå behöver ni fundera över om hela organisationen eller bara delar av den ska genomföra en viss insats. Vissa insatser kan vara viktiga för hela verksamheten för att skapa samsyn och helhet, medan andra kan vara specifika för olika yrkesgrupper eller delar av verksamheten.

Insatsen kan delas upp och bestå av flera aktiviteter, som genomförs på olika håll i organisationen, men som tillsammans bidrar till helheten. Det är viktigt att samordna dem, för att undvika för många aktiviteter eller dubbelarbete. De insatserna som ni väljer bör kunna följas upp. Det ska kunna gå att utvärdera i vilken grad insatserna har avsedd effekt.

Genomför och följ upp utvecklingsinsatser

I det här momentet genomför ni de insatser ni har prioriterat och följer upp hur de fungerar. Följ upp insatserna regelbundet för att se om de ger avsedd effekt. Det kan vara nödvändigt att justera arbetet om insatserna inte får önskad verkan.

Eftersom förändringsarbete ofta tar tid och kräver uthållighet behöver ni fundera över när det är rimligt att nå det önskvärda läget.

Fördjupning i systematiskt kvalitetsarbete

Utveckla förståelsen för några vanliga utmaningar och dilemman i systematiskt kvalitetsarbete. Utgå från vårt fördjupande material med problematiserande artiklar och reflektera gemensamt.
Fördjupning i systematiskt kvalitetsarbete