Offentlighet, sekretess och tystnadsplikt

Kommuner och offentliga huvudmän omfattas av offentlighetsprincipen och bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen. För enskilda huvudmän finns bestämmelser om tystnadsplikt i skollagen.

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar

Offentlighetsprincipen är en central del i den svenska rättsordningen, och innebär att allmänheten har rätt till insyn i och tillgång till information om offentliga verksamheter. Offentlighetsprincipen kommer till uttryck på olika sätt i Sveriges grundlagar, exempelvis genom bestämmelserna i tryckfrihetsförordningen om allmänna handlingars offentlighet.

Enskilt bedriven verksamhet omfattas inte av offentlighetsprincipen.

Källa: 2 kapitlet tryckfrihetsförordningen.

Vad är en allmän handling?

En handling är ett fysiskt medium som innehåller information av något slag. Det kan vara texter, bilder eller information lagrad på annat sätt, till exempel i en dator eller på ett USB-minne.

En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos en myndighet. Kommuner och skolor med offentliga huvudmän räknas i det här avseendet som myndigheter. Vad som avses med att en handling förvaras hos, är inkommen till eller upprättad hos en myndighet framgår av bestämmelser i 2 kapitlet tryckfrihetsförordningen.

Säkerhetskopior, minnesanteckningar och utkast är exempel på handlingar som inte anses vara allmänna enligt tryckfrihetsförordningen.

Eftersom enskilt bedriven verksamhet inte omfattas av offentlighetsprincipen är handlingar hos enskilda huvudmän inte allmänna.

Källor: 2 kapitlet 3-14 §§ tryckfrihetsförordningen.

Allmänna handlingar är inte alltid offentliga

Huvudregeln är att allmänna handlingar är offentliga och ska lämnas ut på begäran. Rätten att ta del av allmänna handlingar kan dock begränsas genom sekretess, som innebär ett förbud att muntligen eller på annat sätt röja uppgifter. Att en handling är allmän innebär alltså inte att handlingen per automatik är offentlig och ska lämnas ut, utan det behöver alltid göras en prövning av om handlingen innehåller uppgifter som skyddas av sekretess. Det kan vara så att vissa uppgifter i en allmän handling omfattas av sekretess medan andra är offentliga. Bestämmelser om sekretess finns bland annat i offentlighets- och sekretesslagen.

Källor: 2 kapitlet 1–2 §§ tryckfrihetsförordningen och 1 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

Utlämnande av allmän handling

En begäran om att få ta del av en allmän handling görs hos den myndighet som förvarar handlingen, och det är också den myndigheten som ska ta ställning till begäran.

När någon vänder sig till exempelvis en kommun och begär att få ta del av en handling behöver kommunen först ta ställning till om handlingen är allmän. Därefter behöver kommunen pröva om handlingen är offentlig, eller om den innehåller uppgifter som omfattas av sekretess.

Den som begär ut en allmän handling som får lämnas ut, dvs som inte omfattas av sekretess, ska genast eller så snart det är möjligt och utan avgift få ta del av handlingen på stället. Det finns även en rätt att mot en fastställd av avgift få ta del av en allmän handling som en papperskopia, i den del handlingen får lämnas ut. En sådan begäran ska behandlas skyndsamt. Det finns inte några särskilda bestämmelser som reglerar vilka avgifter en kommun får ta ut för papperskopior vid utlämnande av allmänna handlingar. Varje kommun får i en kommunal taxa själv fastställa de avgifter som ska tas ut inom ramen för den självkostnadsprincip som gäller enligt kommunallagen. Det finns inte någon skyldighet för kommuner och skolor med offentliga huvudmän att lämna ut handlingar per e-post eller annat digitalt format.

Att en begäran om att ta del av en allmän handling eller en kopia av en sådan ska behandlas skyndsamt innebär, enligt ett flertal beslut från Riksdagens ombudsmän (JO), att besked i en utlämnandefråga normalt bör lämnas samma dag som begäran har gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om det är nödvändigt för att ta ställning till om handlingarna får lämnas ut. Om begäran avser eller kräver genomgång av omfattande material kan det vara ofrånkomligt med ytterligare dröjsmål. I sådana fall kan det enligt JO vara lämpligt att successivt lämna besked om vad som kan lämnas ut.

Ett beslut om att helt eller delvis inte lämna ut en handling får överklagas till kammarrätt.

Källor: 2 kapitlet 1–20 §§ tryckfrihetsförordningen, 6 kapitlet offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), JO 2015/16 sidan 665 samt JO:s beslut 2016-04-11 diarienummer 1149-2015.

Överklagande av beslut om utlämnande av allmän handling

JO, Riksdagens ombudsmän Länk till annan webbplats.

Arkivering av handlingar

För att offentlighetsprincipen ska fungera i praktiken, det vill säga för att var och en ska kunna ta del av allmänna handlingar som är offentliga, behöver handlingarna arkiveras. För offentlig verksamhet gäller arkivlagen. För huvudmän för fristående skolor finns bestämmelser i skollagen om hantering av betygsdokument, men enskilda huvudmän omfattas inte av arkivlagen. När det gäller lagring av personuppgifter behöver alla verksamheter förhålla sig till bestämmelserna i dataskyddsförordningen (GDPR).

Bevarande och gallring av handlingar

Lagring av personuppgifter

Sekretess i offentligt bedriven verksamhet

Kommuner och offentliga huvudmän behöver ofta samverka och utbyta information med andra i arbetet, till exempel med skolpersonal och vårdnadshavare. Samverkan kan också behövas med externa aktörer, exempelvis andra kommuner och regioner och mellan olika kommunala nämnder. Vid informationsdelning är det viktigt att förhålla sig till aktuella bestämmelser om sekretess och tystnadsplikt. För kommuner och offentliga huvudmän samt elevhälsa i offentlig regi finns bestämmelser om sekretess i offentlighets- och sekretesslagen.

Sekretess innebär ett förbud mot att lämna ut en uppgift, oavsett om det sker muntligt, genom utlämnande av en allmän handling eller på något annat sätt.

Sekretess råder även mellan olika verksamheter inom en myndighet, om de är självständiga i förhållande till varandra. Sekretess gäller exempelvis mellan olika kommunala nämnder och i skolan är elevhälsans medicinska del en självständig verksamhet.

Mer information om sekretess inom elevhälsan finns i materialet Vägledning för elevhälsan, som tagits fram av Socialstyrelsen och Skolverket och som finns på Socialstyrelsens webbplats kunskapsguiden.se.

Vägledning för elevhälsan, Kunskapsguiden Länk till annan webbplats.

Olika uppgifter har olika starkt sekretesskydd. Till exempel är sekretess huvudregeln för en del uppgifter (stark sekretess). För andra uppgifter gäller i stället att huvudregeln är offentlighet (svag sekretess). För vissa uppgifter gäller ingen sekretess alls, till exempel för beslut i ärenden. Uppgifter om elever som är sekretessbelagda blir alltså offentliga om de tas med i ett beslut.

I gymnasieskolan och anpassade gymnasieskolan gäller sekretess för uppgift om enskilds personliga förhållanden i ärenden om mottagande till utbildning där distansundervisning får användas för hela utbildningen. För sådana uppgifter gäller sekretess om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider men om uppgiften röjs. Uppgifter som styrker sådana medicinsk, psykisk eller social problematik som kan utgöra skäl för att bli mottagen till en utbildning där distansundervisning används för hela utbildningen är, enligt förarbetena, ofta typiskt sett känsliga.

När det gäller uppgifter som styrker andra särskilda skäl för att bli mottagen till sådan utbildning kan det däremot handla om typiskt sett mindre känsliga uppgifter, till exempel uppgifter om att en elev bedriver näringsverksamhet eller har en elitidrottskarriär. Andra exempel på uppgifter som enligt förarbetena typiskt sett inte är känsliga är uppgifter om betyg och studieresultat. Eftersom sekretess inte gäller för beslut i ärenden bör man att ta in typiskt sett känsliga uppgifter om medicinsk, psykisk eller social problematik i ett beslut om mottagande till utbildning där distansundervisning används för hela utbildningen.

Källor: 3 kapitlet 1 §, 8 kapitlet 1–2 §§ samt 10 och 23 kapitlet offentlighet- och sekretesslagen (2009:400) och proposition 2019/20:127 Fjärrundervisning, distansundervisning och vissa frågor om entreprenad, sidan 265.

Sekretessbrytande bestämmelser

För att lämna ut sekretessbelagda uppgifter krävs oftast ett samtycke från den som uppgifterna handlar om. Sekretessbelagda uppgifter kan dock lämnas ut om det finns sekretessbrytande bestämmelser som kan tillämpas. Sekretessen får exempelvis brytas om det finns en uppgiftsskyldighet enligt lag eller förordning. Ett exempel på det är skyldigheten enligt socialtjänstlagen att göra en så kallad orosanmälan till socialnämnden vid kännedom eller misstanke om att ett barn far illa. Den som omfattas av denna anmälningsskyldighet är skyldig att ge socialnämnden alla uppgifter som behövs för att utreda ett barns behov av stöd och skydd.

Sekretessbelagda uppgifter får också lämnas ut bland annat om det är nödvändigt för att den utlämnande myndigheten ska kunna sköta sina uppgifter. En sekretessbelagd uppgift får vidare lämnas till en myndighet efter en intresseavvägning enligt den så kallade generalklausulen. Om det vid en sådan avvägning är uppenbart att intresset av att uppgiften lämnas är större än det intresse som sekretessen ska skydda, får uppgiften lämnas ut.

Källor: 14 kapitlet 1 § socialtjänstlagen (2001:453), 10 kapitlet 1–2 och 27–28 §§ och 12 kapitlet offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), 29 kapitlet 13 § skollagen samt proposition 2012/13:10 Stärkt stöd och skydd för barn och unga, sidan 44.

Anmäla oro för ett barn till socialtjänsten

Offentlighets- och sekretesslag (2009:400), Riksdagens webbplats Länk till annan webbplats.

Tystnadsplikt i enskilt bedriven verksamhet

I enskilt bedriven verksamhet gäller inte offentlighetsprincipen och bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen är inte heller tillämpliga. Handlingar hos enskilda huvudmän blir inte allmänna och omfattas därmed inte heller av den grundlagsstadgade rätten för envar att ta del av sådana handlingar. Däremot finns det bestämmelser i skollagen om tystnadsplikt i enskilt bedrivna verksamheter. Av dessa bestämmelser framgår bland annat att den som är eller har varit verksam inom enskilt bedriven gymnasieskola eller enskilt bedriven anpassad gymnasieskola inte obehörigen får röja vad hen har fått veta om någons personliga förhållanden i ett ärende om mottagande till utbildning där distansundervisning används för hela utbildningen.

Det framgår av uttalanden i förarbetena att det inte är fråga om obehörigt röjande om någon fullgör sin uppgiftsskyldighet enligt lag eller förordning. Ett exempel på det är skyldigheten enligt socialtjänstlagen att göra en så kallad orosanmälan till socialnämnden vid kännedom eller misstanke om att ett barn far illa. Den som omfattas av denna anmälningsskyldighet är skyldig att ge socialnämnden alla uppgifter som behövs för att utreda ett barns behov av stöd och skydd.

För elevhälsa som bedrivs i enskild regi finns regler om tystnadsplikt även i patientsäkerhetslagen.

Källor: 14 kapitlet 1 § socialtjänstlagen (2001:453), 29 kapitlet 14 § skollagen, 23 kapitlet 2 a § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) samt patientsäkerhetslagen (2010:659) och proposition 1995/96:200 Fristående skolor m.m., sidan 76.

Anmäla oro för ett barn till socialtjänsten

Sekretess och tystnadsplikt i förhållande till vårdnadshavare och föräldrar

I vilken utsträckning sekretess till skydd för en underårig gäller i förhållande till dennes vårdnadshavare och vilka möjligheter en underårig har att ensam eller tillsammans med sin vårdnadshavare förfoga över sekretessen regleras i offentlighets- och sekretesslagen. Enligt denna lag gäller sekretess till skydd för en underårig inte i förhållande till dennes vårdnadshavare i den utsträckning som vårdnadshavaren enligt föräldrabalken har rätt och skyldighet att bestämma i frågor som rör den underåriges personliga angelägenheter. Sekretess gäller dock mot vårdnadshavaren om det kan antas att den underårige lider betydande men om uppgiften röjs för vårdnadshavaren eller om det annars framgår av bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen. I takt med barnets stigande ålder och mognad övergår rätten att förfoga över sekretessen mer och mer till barnet. En bedömning av om sekretess gäller i förhållande till en underårigs vårdnadshavare eller inte behöver göras i varje enskilt fall.

En förälder eller annan anhörig som inte är barnets vårdnadshavare har i sekretesshänseende samma ställning som vilken utomstående som helst. Det betyder att det alltid måste göras en prövning utifrån aktuella bestämmelser om sekretess eller tystnadsplikt innan uppgifter om eleven lämnas till en sådan person.

En person som är myndig, det vill säga som har fyllt 18 år, har inte längre några vårdnadshavare. Om tidigare vårdnadshavare till en elev vill ta del av uppgifter om eleven gäller samma regler för att lämna ut uppgifterna som för en begäran från vilken utomstående som helst. Myndiga elever kan själva ge sitt samtycke till att en uppgift lämnas ut.

Källor: 6 kapitlet 2 och 11 §§ föräldrabalken, 12 kapitlet 2–3 §§ offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och 29 kapitlet 14 § skollagen.