Arkivering och bevarande av allmänna handlingar

Alla berörda huvudmän behöver bevara och vårda sina allmänna handlingar från den 1 januari 2027. Vilka regler som gäller från 2029 beror på om huvudmannen är en mindre huvudman eller inte.

Från och med den 1 januari 2029 kommer det som gäller för kommunala myndigheters arkiv enligt arkivlagen att gälla för juridiska personer som är godkända som enskilda huvudmän inom skolväsendet. Arkivlagen kommer att gälla till den del huvudmannens arkiv hör till den verksamhet som omfattas av godkännandet som huvudman.

Enskilda mindre huvudmän kommer inte att omfattas av arkivlagen. För dem kommer i stället bestämmelser i skollagen om bevarande och vård av allmänna handlingar att gälla.

Under 2027 och 2028, det vill säga innan ändringarna i arkivlagen träder i kraft, ska skollagens bestämmelser om bevarande och vård av allmänna handlingar tillämpas på alla juridiska personer som är enskilda huvudmän inom skolväsendet, oavsett storlek.

Källor: 2 a § och punkt 3 till ikraftträdande- och övergångsbestämmelserna till lag (2026:715) om ändring i arkivlagen (1990:782).

Regler för mindre huvudmän om bevarande och vård av allmänna handlingar

Enskilda mindre huvudmän kommer inte heller efter övergångsperioden 2027 och 2028 att omfattas av arkivlagen. För sådana huvudmän regleras det i stället i skollagen att de ska bevara och vårda allmänna handlingar så att rätten att ta del av dem kan tillgodoses i minst sju år. Handlingarna får dock gallras tidigare i samma utsträckning som gäller för motsvarande kommunal verksamhet i den kommun där huvudmannens verksamhet bedrivs.

Att allmänna handlingar ska bevaras och vårdas i minst sju år innebär inte att det finns något hinder mot att allmänna handlingar bevaras längre än så. I förarbetena uttalas att det kan vara önskvärt att bevara vissa handlingar under längre tid.

Det betonas också i förarbetena att kravet på huvudmannen att vårda allmänna handlingar innebär att huvudmannen måste vidta åtgärder för att skydda handlingarna mot förstöring, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst. Det omfattar att handlingarna måste skyddas mot yttre faktorer som brand eller fukt. Det innebär också att informationssystem för bevarande av handlingar måste ha en viss nivå av säkerhet så att systemet inte drabbas av tekniska problem eller att handlingar försvinner av någon annan anledning.

Under 2027 och 2028 ska skollagens bestämmelser om vård och bevarande av allmänna handlingar tillämpas på alla juridiska personer som är enskilda huvudmän inom skolväsendet, oavsett storlek.

Källor: 16 f § och punkt 3 i ikraftträdande- och övergångsbestämmelserna till lag (2026:716) om ändring i skollagen (2010:800) samt proposition 2025/26:191 Offentlighetsprincipen med lättnadsregler för enskilda mindre huvudmän i skolväsendet, sidan 232–233.

Bestämmelsen om överlämning av betygsdokument ändras

När offentlighetsprincipen införs hos enskilda huvudmän ändras den bestämmelse i skollagen som reglerar att huvudmän för fristående skolor ska överlämna vissa angivna betygshandlingar till den kommun där skolan är belägen. Ändringen består i att tillämpningsområdet begränsas till att avse sådana huvudmän som inte omfattas av arkivlagen, det vill säga dels fysiska personer, dels sådana juridiska personer som uppfyller definitionen av enskilda mindre huvudmän.

Definitionen av en enskild mindre huvudman

Källor: 29 kapitlet 18 § lag (2026:716) om ändring i skollagen (2010:800) samt proposition 2025/26:191 Offentlighetsprincipen med lättnadsregler för enskilda mindre huvudmän i skolväsendet, sidan 233.

Arkivlagen gäller för övriga huvudmän från 1 januari 2029

De regler i arkivlagen som idag gäller för kommunala myndigheters arkiv kommer att gälla även för arkiv hos enskilda juridiska personer som är godkända som huvudmän inom skolväsendet, till den del arkivet hör till den verksamhet som omfattas av godkännandet som huvudman. Ändringarna i arkivlagen träder i kraft den 1 januari 2029.

Arkivlagen kommer dock inte att gälla för enskilda mindre huvudmän. I stället regleras i skollagen att enskilda mindre huvudmän ska bevara och vårda allmänna handlingar i minst sju år så att rätten att ta del av handlingarna kan tillgodoses. Denna skyldighet gäller från den 1 januari 2027.

Källor: Lag (2026:714) om ändring i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), lag (2026:715) om ändring i arkivlagen (1990:782), lag (2026:716) om ändring i skollagen (2010:800), lag (2026:717) om ändring i lagen (2017:151) om meddelarskydd i vissa enskilda verksamheter.

Kommunens ansvar

Kommunen blir arkiv- och tillsynsmyndighet

De kommunala arkivmyndigheterna blir arkivmyndighet för enskilda huvudmän inom skolväsendet som omfattas av arkivlagen. Det innebär att de kommunala arkivmyndigheterna kommer ha tillsyn över arkiv hos de berörda enskilda huvudmännen, och att de ska se till att huvudmännen uppfyller sina skyldigheter.

Det är arkivmyndigheten i den kommun där verksamheten bedrivs, det vill säga den kommun där den fristående förskolan, skolan eller fritidshemmet ligger, som ska fungera som arkivmyndighet.

Ett arkiv kan dock bildas i en annan kommun än den kommun där förskolans, skolans eller fritidshemmets verksamhet bedrivs, till exempel genom att huvudmannen har ett centralt arkiv. Om huvudmannen bedriver verksamhet i flera kommuner ska tillsynen i stället utövas av arkivmyndigheten i den kommun där enhetens arkiv bildas.

Källor: 8 § lag (2026:715) om ändring i arkivlagen (1990:782) samt proposition 2025/26:191 Offentlighetsprincipen med lättnadsregler för enskilda mindre huvudmän i skolväsendet, sidan 224–225.

Regeringen eller den kommun regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om arkivvården

För att ge mandat till de kommunala arkivmyndigheterna att kunna ställa krav på verksamheterna, har det införts en bestämmelse i arkivlagen som anger att regeringen eller den kommun som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om arkivvården hos huvudmännen.

Källor: 16 a § lag (2026:715) om ändring i arkivlagen (1990:782) samt proposition 2025/26:191 Offentlighetsprincipen med lättnadsregler för enskilda mindre huvudmän i skolväsendet, sidan 177–178.

Kommunerna får meddela föreskrifter om avgifter

En kommun får meddela föreskrifter om avgifter för tillsyn av arkiven hos de enskilda huvudmännen, och för mottagande och förvaring av övertagna arkiv från sådana huvudmän.

Källa: 16 a § lag (2026:715) om ändring i arkivlagen (1990:782).