Lättnadsregler för mindre huvudmän

Enskilda mindre huvudmän får använda särskilda regler som förenklar hanteringen av allmänna handlingar. Lättnadsreglerna innebär inte att huvudmannen är undantagen från offentlighetsprincipen.

De så kallade lättnadsreglerna finns i skollagen, och innebär att enskilda mindre huvudmän ges vissa lättnader i förhållande till regleringarna om allmänna handlingars offentlighet i tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen (OSL).

Lättnadsreglerna avser hanteringen av allmänna handlingar. De enskilda mindre huvudmän som omfattas av lättnadsreglerna kommer inte heller att omfattas av arkivlagen.

Kortfattat har lagstiftaren ansett att lättnadsregler behövs mot bakgrund av att många enskilda mindre huvudmän har begränsade administrativa och juridiska resurser och saknar tillgång till de stordriftsfördelar som kommuner, större huvudmän samt huvudmän som ingår i större koncerner har. Mer utförlig bakgrund finns att ta del av i proposition 2025/26:191 Offentlighetsprincipen med lättnadsregler för enskilda mindre huvudmän i skolväsendet.

Viktigt att betona är att lättnadsreglerna är just lättnadsregler och inte undantagsregler. Även de enskilda mindre huvudmännen omfattas alltså av offentlighetsprincipen.

Källor: 2 kapitlet 3 a § lag (2026:714) om ändring i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), proposition 2025/26:191 Offentlighetsprincipen med lättnadsregler för enskilda mindre huvudmän i skolväsendet, sidan 94.

Lättnadsreglerna omfattar alla berörda huvudmän under en övergångsperiod

Under 2027 och 2028 tillämpas skollagens lättnadsregler för enskilda mindre huvudmän för samtliga enskilda juridiska personer som är godkända som huvudmän inom skolväsendet.

Under denna period gäller inte heller arkivlagen för någon enskild huvudman inom skolväsendet, oavsett huvudmannens storlek.

Källor: Punkt 3 i ikraftträdande- och övergångsbestämmelserna till lag (2026:714) om ändring i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), ikraftträdandebestämmelsen till lag (2026:715) om ändring i arkivlagen (1990:782) samt punkt 3 i ikraftträdande- och övergångsbestämmelserna till lag (2026:716) om ändring i skollagen (2010:800).

Driftsformen påverkar inte vem som räknas som mindre

Samma definitioner av ”mindre” huvudman, och samma lättnadsregler, gäller oavsett vilken driftsform den juridiska huvudmannen har.

I förarbetena betonas att prövningen av om en enskild uppfyller villkoren för godkännande som huvudman (ägar- och ledningsprövningen) nu kommer att innefatta om den enskilde har förutsättningar att tillämpa offentlighetsprincipen redan från början. Det gäller oavsett om den enskilde utifrån verksamhetens storlek kommer att kunna tillämpa lättnadsregler eller inte.

Källor: 29 kapitlet 15 § lag (2026:716) om ändring i skollagen (2010:800) och proposition 2025/26:191 Offentlighetsprincipen med lättnadsregler för enskilda mindre huvudmän i skolväsendet, sidan 100–101.

Vilka är lättnadsreglerna?

Här följer en kort beskrivning av de lättnadsregler som gäller för enskilda mindre huvudmän. Under 2027 och 2028 tillämpas lättnadsreglerna för samtliga enskilda juridiska personer som är godkända som huvudmän inom skolväsendet, det vill säga även för enskilda huvudmän som inte ska anses som ”mindre”.

Allmänna handlingar behöver inte registreras

I OSL finns bestämmelser om registrering av allmänna handlingar, inklusive att vissa specifika uppgifter ska framgå av registret.

I skollagen regleras en lättnad för enskilda mindre huvudmän som innebär att en sådan huvudman inte är skyldig att registrera allmänna handlingar. En enskild mindre huvudman ska i stället hålla allmänna handlingar ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats. Det kan enligt förarbetena exempelvis innebära att handlingarna läggs i tidsföljd i en akt eller annars ordnas enligt något system som gör det lätt för utomstående att skaffa sig en överblick över vilka handlingar som finns. Allmänna handlingar som uppenbart är av ringa betydelse för verksamheten behöver dock inte hållas ordnade.

Källor: 16 e § lag (2026:716) om ändring i skollagen (2010:800) samt proposition 2025/26:191 Offentlighetsprincipen med lättnadsregler för enskilda mindre huvudmän i skolväsendet, sidan 103–106 och 232.

Mindre långtgående krav på beskrivningen av allmänna handlingar

I OSL finns krav på myndigheternas beskrivning av allmänna handlingar, samt krav på information som myndigheterna ska ge för att underlätta tillämpningen av handlingsoffentligheten.

Enskilda mindre huvudmän undantas inte från skyldigheten att upprätta en sådan beskrivning och ge sådan information. Deras beskrivningar behöver dock inte uppfylla alla krav som regleras i OSL. Den beskrivning en enskild mindre huvudman är skyldig att upprätta ska ge information om:

• huvudmannens organisation och verksamhet,
• vem hos huvudmannen som kan lämna närmare upplysningar om huvudmannens allmänna handlingar,
• vilka bestämmelser om sekretess som huvudmannen vanligen tillämpar på uppgifter i sina handlingar, och
• uppgifter som huvudmannen regelbundet hämtar från eller lämnar till andra samt hur och när detta sker.

Källor: 16 e § lag (2026:716) om ändring i skollagen (2010:800) samt proposition 2025/26:191 Offentlighetsprincipen med lättnadsregler för enskilda mindre huvudmän i skolväsendet, sidan 106–107 och 232.

Utlämnande av allmänna handlingar får hanteras ”inom rimlig tid”

I tryckfrihetsförordningen och OSL finns ett skyndsamhetskrav som innebär att den som begär ut en allmän handling ska få ta del av handlingen genast eller så snart det är möjligt.

I skollagen regleras en lättnad för enskilda mindre huvudmän i förhållande till detta krav på skyndsamhet. För en sådan huvudman gäller i stället att en begäran om att få ta del av en handling ska behandlas inom den tid som är rimlig med hänsyn till det som begäran omfattar, verksamhetens omfattning och organisation samt andra särskilda omständigheter.

Enligt förarbetena bör behandling inom rimlig tid i normalfallet innebära inom en vecka. Vad som är att betrakta som ”rimlig tid” är dock beroende av omständigheterna i det enskilda fallet och verksamhetens förutsättningar och resurser. I vissa fall kan det vara rimligt att huvudmannen tar ställning inom kortare tid än en vecka. I andra situationer kan längre tid än en vecka anses vara rimligt. Enligt förarbetena bör det dock krävas något utöver det vanliga för att en tidsfrist om en vecka ska få överskridas.

Källor: 29 kapitlet 16 a § lag (2026:716) om ändring i skollagen (2010:800) samt proposition 2025/26:191 Offentlighetsprincipen med lättnadsregler för enskilda mindre huvudmän i skolväsendet, sidan 110–112 och 229.

Undantag från skyldigheten att tillhandahålla en allmän handling på stället

I tryckfrihetsförordningen regleras att den som begär ut en allmän handling utan avgift ska få ta del av handlingen på stället, det vill säga på plats i myndighetens lokaler, på ett sådant sätt att den kan läsas eller avlyssnas eller uppfattas på annat sätt. En myndighet är dock inte skyldig att tillhandahålla en handling på stället, om det möter betydande hinder.

Även hos enskild huvudman har den som begär att få ta del av en allmän handling som får lämnas ut som huvudregel rätt att utan avgift få ta del av handlingen på stället enligt ovan. Huvudmannen är dock inte skyldig att tillhandahålla handlingen på stället om det möter svårigheter. Lättnaden för enskilda mindre huvudmän innebär alltså att kravet är lägre ställt, och att det inte behöver finnas betydande hinder. Enligt förarbetena kan sådana svårigheter till exempel handla om att huvudmannen inte har några andra lokaler än skol- eller förskolelokalerna och att de lokalerna i sin helhet används i verksamheten.

Denna lättnadsregel balanseras genom att det även regleras att den som vill ta del av en allmän handling hos en enskild mindre huvudman har rätt att mot en fastställd avgift få en avskrift eller kopia av den allmänna handlingen eller, när det är lämpligt, få den i elektronisk form på annat sätt genom direktåtkomst.

Källor: 29 kapitlet 16 b § lag (2026:716) om ändring i skollagen (2010:800) samt proposition 2025/26:191 Offentlighetsprincipen med lättnadsregler för enskilda mindre huvudmän i skolväsendet, sidan 112–115 och 229–230.

Större utrymme att fråga om kontaktuppgifter

Enligt tryckfrihetsförordningen får en myndighet inte efterforska vem personen är som begär att få ta del av en allmän handling, ej heller vilket syfte hen har med sin begäran, förutom i den utsträckning som behövs för att myndigheten ska kunna pröva om det finns sekretesshinder mot att handlingen lämnas ut. Det benämns ibland som ”frågeförbud”.

Huvudregeln är att inte heller enskilda mindre huvudmän får efterforska vem den som begär att få ta del av en allmän handling är eller vilket syfte hen har med sin begäran i större utsträckning än vad som behövs för att huvudmannen ska kunna pröva om det finns hinder mot att handlingen lämnas ut. Det innebär att en mindre huvudman, i likhet med myndigheter, får ställa frågor om det är befogat för att kunna göra en sekretessprövning. Eftersom enskilda mindre huvudmän inte behöver tillhandahålla en begärd allmän handling på stället om det möter svårigheter får en mindre huvudman också fråga efter kontaktuppgifter till den sökande för att kunna lämna ut kopior av allmänna handlingar, om ett begärt utlämnande möter svårigheter.

Källor: 29 kapitlet 16 c § lag (2026:716) om ändring i skollagen (2010:800) samt proposition 2025/26:191 Offentlighetsprincipen med lättnadsregler för enskilda mindre huvudmän i skolväsendet, sidan 115–117 och 231.

Inget krav på att skapa sammanställningar av uppgifter ur allmänna handlingar

Enligt tryckfrihetsförordningen kan en sammanställning av uppgifter ur elektroniska handlingar under vissa förutsättningar också betraktas som en allmän handling som ska lämnas ut. I praktiken innebär det att en myndighet kan behöva skapa en handling som myndigheten inte behöver för verksamheten enbart för att kunna lämna ut den.

I skollagen regleras en lättnad för enskilda mindre huvudmän som innebär att rätten att ta del av allmänna handlingar hos en sådan huvudman inte gäller en sammanställning av uppgifter ur en upptagning för automatiserad behandling. Det finns alltså inte någon skyldighet för en mindre huvudman att skapa en sådan handling för att kunna lämna ut den.

Källor: 29 kapitlet 16 d § lag (2026:716) om ändring i skollagen (2010:800) samt proposition 2025/26:191 Offentlighetsprincipen med lättnadsregler för enskilda mindre huvudmän i skolväsendet, sidan 115–117 och 231.

Olika regler gäller för äldre och nya handlingar när huvudmannen växer

Om en huvudman utökar sin verksamhet så mycket att huvudmannen inte längre uppfyller förutsättningarna för att få tillämpa lättnadsreglerna, behöver huvudmannen inte tillämpa regleringen i OSL om registreringsskyldighet på de allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats hos huvudmannen före den verksamhetsförändring som medför att huvudmannen inte längre får tillämpa lättnadsregler. För sådana handlingar gäller inte heller arkivlagens bestämmelser om arkivering av allmänna handlingar.

För handlingar som har inkommit eller upprättats före verksamhetsförändringen får huvudmannen fortsätta att tillämpa skollagens lättnadsregler om

• en mindre långtgående beskrivning av allmänna handlingar än vad som följer av OSL, och
• bevarande och vård av allmänna handlingar.

När det gäller reglerna om hantering av en begäran att få ta del av en allmän handling blir huvudmannen däremot skyldig att från och med tidpunkten för verksamhetsförändringen följa reglerna i tryckfrihetsförordningen, till exempel avseende skyndsamhetskravet.

Källor: 29 kapitlet 16 § lag (2026:716) om ändring i skollagen (2010:800) och proposition 2025/26:191 Offentlighetsprincipen med lättnadsregler för enskilda mindre huvudmän i skolväsendet, sidan 228–229.

Så ska allmänheten kunna se vilka huvudmän som omfattas av lättnadsreglerna

Under övergångsperioden 2027 och 2028 tillämpas lättnadsreglerna för samtliga enskilda juridiska personer som är godkända som huvudmän inom skolväsendet. Alla huvudmän, även de som inte definieras som mindre enligt skollagen, omfattas alltså under denna period.

Uppgifter om huvudmän för fristående förskolor och fritidshem som inte är integrerade med en förskoleenhet eller skolenhet finns hos kommunerna. Skolinspektionen har uppgifter om enskilda huvudmän för fristående skolor. I förarbetena betonas dock att uppgifter om barn- och elevantal behöver vara lättillgängliga, och att Skolinspektionen inte har fortlöpande tillgång till aktuella uppgifter om elevantal på en viss fristående skolenhet.

Enligt skollagen ska huvudmän för förskoleklass, grundskola, anpassad grundskola, gymnasieskola eller anpassad gymnasieskola lämna sådana uppgifter om verksamhetens organisation och ekonomiska förhållanden som behövs för allmänhetens insyn till Skolverket. I förarbetena uttalar regeringen en avsikt att meddela sådana föreskrifter att det av det nationella informationssystemet för skolväsendet framöver kommer att framgå om en skola omfattas av lättnadsregler. Det finns också en avsikt att se över regelverket så att även motsvarande uppgifter om förskolor och fritidshem kommer att vara tillgängliga för allmänheten.

Källor: 29 kapitlet 19 a § (i dess lydelse enligt SFS 2022:1315) skollagen, punkt 3 i ikraftträdande- och övergångsbestämmelserna till lag (2026:714) om ändring i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), ikraftträdandebestämmelsen till lag (2026:715) om ändring i arkivlagen (1990:782), punkt 3 i ikraftträdande- och övergångsbestämmelserna lag (2026:716) om ändring i skollagen (2010:800) samt proposition 2025/26:191 Offentlighetsprincipen med lättnadsregler för enskilda mindre huvudmän i skolväsendet, sidan 99–100.