Hantera allmänna handlingar och sekretess

Den 1 januari 2027 kommer enskilda huvudmän inom skolväsendet att jämställas med myndigheter när det gäller tillämpningen av offentlighets- och sekretesslagen (OSL). Det betyder att allmänna handlingar ska lämnas ut vid förfrågningar. Sekretessprövning ska göras och ett beslut om utlämnande av allmän handling får överklagas.

Begreppen handling och allmän handling

Endast handlingar som upprättas eller inkommer från den 1 januari 2027 omfattas

Ändringarna i OSL tillämpas inte på handlingar som har kommit in till eller upprättats hos huvudmannen innan lagändringarna börjar gälla den 1 januari 2027. Det innebär att det som utgångspunkt inte finns någon rätt att ta del av handlingar som den 1 januari 2027 förvaras hos huvudmannen, och som då ska anses ha kommit in till eller upprättats hos huvudmannen före detta datum. Sådana handlingar omfattas inte heller av de regler som annars gäller för huvudmannens allmänna handlingar på grund av att huvudmannen ska jämställas med myndighet vid tillämpningen av OSL.

För förhållanden som är hänförliga till tiden före ikraftträdandet gäller skollagens bestämmelser om tystnadsplikt i den lydelse som dessa bestämmelser hade före ikraftträdandet.

Källor: Punkt 2 i ikraftträdande- och övergångsbestämmelserna till lag (2026:714) om ändring i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), punkt 2 i ikraftträdande- och övergångsbestämmelserna till lag (2026:716) om ändring i skollagen (2010:800) och proposition 2025/26:191 Offentlighetsprincipen med lättnadsregler för enskilda mindre huvudmän i skolväsendet, sidan 223 och 234.

Skillnaden mellan kommunens insynsrätt och offentlighetsprincipen

Offentlighetsprincipen införs hos enskilda huvudmän för att möjligheten till insyn ska öka. Offentlighetsprincipen är grundläggande för den svenska rättsordningen och innebär att var och en har rätt till insyn i den verksamhet som bedrivs av det allmänna. ”Det allmänna” är staten, regioner och kommuner.

Begreppet insyn förekommer även i skollagen, bland annat i bestämmelser som reglerar att den kommun där en fristående skola är belägen har rätt till insyn i verksamheten så att kommunen ska kunna fullgöra sina skyldigheter enligt skollagen.

Att en sådan insynsrätt finns sedan tidigare innebär dock inte att enskilda huvudmän har omfattats av offentlighetsprincipen. Den kommer de att omfattas av först från och med den 1 januari 2027. Från och med detta datum ändras också skollagens bestämmelser gällande kommuners rätt till insyn i fristående verksamheter, på så sätt att behovet att tillgodose allmänhetens behov av insyn inte längre anges som ett av syftena med dessa bestämmelser. Allmänhetens insynsbehov kommer nu i stället att tillgodoses genom att offentlighetsprincipen införs.

Källor: 10 kapitlet 41 §, 11 kapitlet 40 §, 14 kapitlet 18 §, 15 kapitlet 34 § och 18 kapitlet 37 § lag (2026:716) om ändring i skollagen (2010:800), punkt 3 (i dess lydelse enligt SFS 2026:716) i ikraftträdande- och övergångsbestämmelserna till lag (2025:729) om ändring i skollagen (2010:800) och proposition 2025/26:191 Offentlighetsprincipen med lättnadsregler för enskilda mindre huvudmän i skolväsendet, sidan 188.

Allmänna handlingar kan begäras ut från enskilda huvudmän

Från och med den 1 januari 2027 ska det som regleras i tryckfrihetsförordningen om rätten att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter också, i tillämpliga delar, gälla handlingar hos enskilda juridiska personer som är godkända som huvudmän inom skolväsendet.

Rätten att ta del av allmänna handlingar gäller bara sådana handlingar som hör till den verksamhet som omfattas av godkännandet. Om en juridisk person som är godkänd som huvudman för förskola, skola eller fritidshem även bedriver annan verksamhet, gäller inte reglerna om allmänna handlingar för handlingar som hör till den andra verksamheten.

Källor: 2 kapitlet 3 a § lag (2026:714) om ändring i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) samt proposition 2025/26:191 Offentlighetsprincipen med lättnadsregler för enskilda mindre huvudmän i skolväsendet, sidan 216–217.

Vilka handlingar hos den juridiska personen är allmänna handlingar?

Rätten att ta del av allmänna handlingar gäller bara sådana handlingar som hör till den verksamhet som omfattas av den juridiska personens godkännande som huvudman inom skolväsendet. Med verksamhet som omfattas av godkännandet avses all den verksamhet som den juridiska personen bedriver i egenskap av huvudman för förskola, skola eller fritidshem.

Det innebär enligt förarbetena att det inte bara är handlingar som hör till den verksamhet som utgör utbildning i snäv mening som omfattas. Till exempel omfattas även personaladministrativ verksamhet som avser den personal som utför arbetsuppgifter inom utbildningen. Även handlingar som är kopplade till delar av verksamheten som består i att anskaffa, förvalta och underhålla de lokaler där utbildningen bedrivs omfattas.

Om den juridiska personen också bedriver annan verksamhet, och har gemensamma centrala personal- och ekonomiadministrativa funktioner för båda verksamheterna, så hör uppgifterna om skolverksamhetens andel av de gemensamma kostnaderna till den verksamhet som omfattas av huvudmannens godkännande. Dessa uppgifter kan därför begäras ut, förutsatt att de uppfyller definitionen av allmänna handlingar.

Källa: proposition 2025/26:191 Offentlighetsprincipen med lättnadsregler för enskilda mindre huvudmän i skolväsendet, sidan 216–217.

Driftsformen avgör vem som fattar beslut om utlämnande

Det är enligt förarbetena de regler som gäller för den aktuella typen av juridisk person som avgör vilket organ hos den enskilde huvudmannen som ska hantera en begäran om utlämnande av allmän handling. För exempelvis ett aktiebolag följer det av bestämmelser i aktiebolagslagen vilket organ som fattar beslut i bolagets angelägenheter. Vem som ska besluta i frågor om utlämnande av allmänna handlingar beror alltså på vilken driftsform huvudmannen har.

Källa: proposition 2025/26:191 Offentlighetsprincipen med lättnadsregler för enskilda mindre huvudmän i skolväsendet, sidan 217.

Förvaltningslagen ska tillämpas vid överklaganden

Ett beslut av en myndighet att inte lämna ut en handling eller att lämna ut en handling med förbehåll får överklagas till kammarrätt. Det gäller även sådana beslut som fattats av en enskild juridisk person som är godkänd som huvudman inom skolväsendet, eftersom en sådan huvudman vid tillämpningen av OSL ska jämställas med en myndighet. Det gäller oavsett om huvudmannen får tillämpa lättnadsregler eller inte.

Enskilda huvudmän omfattas som utgångspunkt inte av förvaltningslagens bestämmelser. Vid överklagande av ett beslut av en enskild juridisk person som är huvudman inom skolväsendet om att inte lämna ut en allmän handling eller om att lämna ut en allmän handling med förbehåll ska dock 43–47 §§ förvaltningslagen tillämpas.

De aktuella bestämmelserna i förvaltningslagen ska tillämpas även när en enskild mindre huvudman fattar beslut om att inte tillhandahålla en allmän handling på stället, i enlighet med den lättnadsregel som under vissa förutsättningar kommer att tillåta ett sådant beslut.

Källor: 6 kapitlet 7 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), 6 kapitlet 11 § lag (2026:714) om ändring i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) samt proposition 2025/26:191 Offentlighetsprincipen med lättnadsregler för enskilda mindre huvudmän i skolväsendet, sidan 114 och 218–219.

Avgifter

Regeringen har beslutat om en ny förordning, med tillhörande förordningsmotiv, som bland annat reglerar i vilken utsträckning enskilda huvudmän får ta ut avgifter för kopia eller avskrift av allmän handling samt för elektroniskt utlämnande av allmän handling.

Mer information kommer att publiceras här i närtid.

Förordning (2026:1760) om avgifter för utlämnande av allmänna handlingar hos enskilda huvudmän inom skolväsendet

Förordningsmotiv (FM 2026:2)

Sekretess

Enskilda huvudmän jämställs med myndigheter vid tillämpningen av offentlighets- och sekretesslagen

Från och med den 1 januari 2027 ska juridiska personer som är godkända som huvudmän inom skolväsendet jämställas med myndigheter vid tillämpningen av offentlighets- och sekretesslagen (OSL).

Det innebär bland annat att enskilda huvudmän omfattas av bestämmelserna i OSL gällande myndigheters hantering av allmänna handlingar, samt att de ska jämställas med myndigheter vid tillämpning av bestämmelser om sekretess.

Källa: 2 kapitlet 3 a § lag (2026:714) om ändring i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

Sekretessbestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen gäller för enskilda huvudmän

Att enskilda juridiska personer som är godkända som huvudmän inom skolväsendet ska jämställas med myndigheter vid tillämpningen av OSL medför att sekretessbestämmelser som gäller hos myndigheter även ska gälla hos de enskilda huvudmännen. Det innebär exempelvis att de enskilda huvudmännen ska tillämpa bestämmelser i OSL om sekretess till skydd för enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden på uppgifter om barn, elever och föräldrar. Sådana bestämmelser finns bland annat i 21 kapitlet 1 § OSL som avser uppgifter om enskildas personliga förhållanden oavsett i vilken verksamhet de förekommer, och i 23 kapitlet 1–3 §§ OSL som särskilt gäller utbildningsverksamhet inom skolväsendet. Även sekretessbestämmelser som gäller hos myndigheter till skydd för allmänna intressen blir tillämpliga hos enskilda huvudmän. Det gäller även exempelvis regleringen i 19 kapitlet 1 § OSL om sekretess för uppgifter om affärs- eller driftförhållanden i en myndighets affärsverksamhet.

Källor: 2 kapitlet 3 a § lag (2026:714) om ändring i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) samt proposition 2025/26:191 Offentlighetsprincipen med lättnadsregler för enskilda mindre huvudmän i skolväsendet, sidan 126–129 och 217.

Undantag från sekretesskyddet för uppgifter om affärs- eller driftsförhållanden

Som framgår ovan blir bestämmelserna om sekretess för uppgifter om affärs- eller driftsförhållanden i en myndighets verksamhet bli tillämpliga i och med att enskilda juridiska personer som är godkända som huvudmän inom skolväsendet ska jämställas med myndigheter. Därför har vissa undantag från affärssekretessen införts i OSL. Detta för att tillräcklig insyn hos enskilda huvudmän ska kunna säkerställas.

Undantagen gäller för uppgifter:

1. i underlag för mottagande och urval av barn och elever i avslutade ärenden,
2. i ärenden om anställning,
3. om lön,
4. om antal barn eller elever,
5. om sammansättning av grupper av barn eller elever,
6. om betyg eller andra resultat,
7. om lärartäthet och personalomsättning, eller
8. om enskilda barn, elever eller vårdnadshavare utöver vad som omfattas av punkt 1, 5 eller 6.

Källor: 19 kapitlet 1 a § lag (2026:714) om ändring i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) samt proposition 2025/26:191 Offentlighetsprincipen med lättnadsregler för enskilda mindre huvudmän i skolväsendet, sidan 220–222.

Undantag från bestämmelse om överföring av affärssekretess

För att informationsförsörjningen på skolområdet ska fungera har det även gjorts en ändring i den bestämmelse i OSL som reglerar överföring av sekretess när en affärsdrivande myndighet lämnar uppgifter till en annan myndighet. Att sekretess överförs betyder att affärssekretessen inte går förlorad hos den mottagande myndigheten, även om den mottagande myndigheten i övrigt inte tillämpar den aktuella sekretessbestämmelsen. Det benämns som ”sekundär sekretess”.

Den nya bestämmelsen reglerar ett undantag från bestämmelsen om överföring av affärssekretess, genom att sekretessen inte överförs när det gäller uppgifter som en enskild huvudman lämnar till en myndighet i enlighet med en uppgiftsskyldighet som gäller för den som är huvudman inom skolväsendet.

Källor: 19 kapitlet 2 § lag (2026:714) om ändring i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) samt proposition 2025/26:191 Offentlighetsprincipen med lättnadsregler för enskilda mindre huvudmän i skolväsendet, sidan 138–145.

Läs mer om offentlighets- och sekretesslagen och rätten att ta del av allmänna handlingar

I Skolverkets juridiska stöd för gymnasieantagning finns information om allmänna handlingar, sekretess och sekretessbrytande bestämmelser. Den sidan består till stor del av generell information om regelverket. Innehållet kan därför vara användbart även för andra målgrupper än de som arbetar med eller ansvarar för antagningsfrågor.

Observera dock att innehållet handlar om nu gällande bestämmelser i OSL, och att det inte finns information på den sidan om de lättnadsregler i skollagen som från och med den 1 januari 2027 kommer att gälla för enskilda mindre huvudmän.

Offentlighet, sekretess, tystnadsplikt och skyddade personuppgifter

Tillsyn över efterlevnaden av reglerna

Vem utövar tillsyn över enskilda huvudmäns efterlevnad av de nya reglerna?

Både regleringen i offentlighets- och sekretesslagen (OSL) och lättnadsreglerna i skollagen omfattas av tillsyn enligt skollagen. Huvudmän för fristående skolor står under tillsyn av Skolinspektionen och huvudmän för fristående förskolor och fristående fritidshem står under tillsyn av den kommun där förskolan eller fritidshemmet ligger.

De nya reglerna innebär också att enskilda huvudmäns handläggning av en begäran att få ta del av en allmän handling ställs under tillsyn av Riksdagens ombudsmän (JO) och Justitiekanslern (JK), eftersom handläggning av en begäran att få ta del av allmän handling utgör myndighetsutövning.

De kommunala arkivmyndigheterna blir arkivmyndighet för, och kommer att ha tillsyn över, de enskilda huvudmän inom skolväsendet som från och med den 1 januari 2029 omfattas av arkivlagen.

Källor: 26 kapitlet 3 och 4 §§ skollagen, lag (2023:499) med instruktion för Riksdagens ombudsmän (JO), lag (1975:1339) om justitiekanslerns tillsyn, 8 § lag (2026:715) om ändring i arkivlagen (1975:1339), proposition 2009/10:165 Den nya skollagen – för kunskap, valfrihet och trygghet, sidan 895 samt proposition 2025/26:191 Offentlighetsprincipen med lättnadsregler för enskilda mindre huvudmän i skolväsendet, sidan 57 och 102.