Skapa en provorganisation och rutiner

Innan de nationella proven kan genomföras i Skolverkets provplattform behöver ni se över provorganisationen på skolan. Här får du som rektor eller ansvarig för provorganisationen stöd i vad som är viktigt att tänka på när ni sätter upp rutiner och förbereder er inför ett digitalt provgenomförande.

Provorganisationen säkerställer att arbetet med digitala nationella prov fördelas och genomförs smidigt. Många delar av provorganisationen kommer att vara samma som när proven genomförs i pappersform, så den fungerar bra som utgångspunkt när ni ser över organisationen.

Förutsättningar för ett digitalt provgenomförande

Till skillnad från pappersproven behöver all skolpersonal som ska jobba med digitala nationella prov och bedömningsstöd kunna använda provplattformen. Du behöver se till att de har de kunskaper som krävs för att kunna logga in till och använda provplattformen samt har kännedom om var de ska vända sig vid tekniska problem. Till er hjälp finns webbutbildningen för skolpersonal, demoprov som genomförs med elever och test av ett provgenomförande.

De som ska arbeta med digitala nationella prov och bedömningsstöd behöver även ha blivit tilldelade en eller flera roller i provplattformen. Rollerna är en bra utgångspunkt för att fördela ansvarsområden och arbetsuppgifter före, under och efter provgenomförandet.

Roller i Skolverkets provplattform

Rutiner före provgenomförandet

Att tidigt skapa rutiner inför provgenomförandet kommer att hjälpa skolpersonalen att hantera de frågor och eventuella svårigheter som kan dyka upp. Här finns några viktiga områden samlade för att ni lättare ska komma igång med förberedelserna och kunna skapa en bra struktur.

Samverkan mellan skola och huvudman

Huvudmannen ansvarar för flera delar i förberedelsearbetet, till exempel att kommunicera hur personalen och eleverna loggar in och att föra över uppgifter om användarna till provplattformen. Skolenheten informerar huvudmannen om vilka uppgifter som ska föras över så snart provorganisationen är klar.

För att kunna logga in i provplattformen ska huvudmannen föra över uppgifter om användarna till Skolverket. Det ska ske senast 30 dagar före provgenomförandet. Eventuella uppdateringar ska ske senast sju kalenderdagar före provet.

Före provgenomförandet behöver rektorn eller någon med motsvarande behörighet utföra vissa administrativa uppgifter i provplattformen, till exempel tilldela prov till eleverna, fördela elever i eventuella genomföranderum och lägga in de anpassningar som rektor beslutat om. Proven tilldelas per delprov och kan tilldelas elever två veckor före provgenomförandet.

Support

Det är viktigt att ha beredskap för frågor inför och under provgenomförandet. En del frågor hanteras av skolenheten och en del av huvudman. Det kan till exempel handla om att nätverket eller inloggningstjänsten slutar att fungera. Det är viktigt att veta vem som ansvarar för vilken typ av support. Det bör även finnas tydliga kommunikationsvägar mellan skola och huvudman för att kunna uppdatera eller föra över nya uppgifter om användarna till provplattformen.

Skolverket har ansvar för den tekniska support som gäller provtjänsten.

Anpassningar för elever

Det är rektorn som beslutar om det finns särskilda skäl till att en enskild elev ska få anpassningar. Det kan handla om förlängd provtid, tillgång till applikationer eller andra tjänster på den digitala enhet som provet genomförs på. Därför är det bra att ni i god tid innan provet genomförs skapar en rutin för hur ni tar beslut om anpassningar för elever. Anpassningar som till exempel förlängd provtid och måste läggas in i provplattformen innan provet genomförs.

Lokaler

När proven blir digitala behöver ni säkerställa att lokalerna är ändamålsenliga. Det måste till exempel finnas uppkoppling till internet utifrån de tekniska förutsättningar som Skolverket beskriver och tillgång till eluttag för att ladda de digitala enheterna. Det är även viktigt att möblera lokalen så att eleverna inte kan se varandras skärmar.

Om ni vill dela upp elever i olika lokaler kan ni lägga in namn på lokalerna i provplattformen i förväg. Det underlättar filtreringen av blandade elevgrupperingar. Tänk på att skapa en rutin för att planera vilka lokaler som ska användas till vilket prov, samt vilka elever som skriver var.

Digitala enheter

Rektorn behöver i god tid innan provgenomförandet säkerställa att alla berörda elever har tillgång till en dator eller annan digital enhet som uppfyller kraven enligt de tekniska förutsättningarna. Eleverna ska också ha tillgång till ett fysiskt tangentbord och hörlurar samt ha tillräcklig digital kompetens för att kunna hantera den digitala enheten och tillbehören.

Det bör finnas rutiner för att säkerställa att inga uppdateringar är planerade vid provtiden och att det till exempel finns extra enheter, laddsladdar och kringutrustning.

Det bör även finns rutiner för att ha några extra digitala enheter som är redo att användas vid problem.

Delprov som genomförs utanför provplattformen

Vissa delprov kommer att genomföras utanför provplattformen. Det gäller till exempel de muntliga delproven i engelska och svenska och svenska som andraspråk. Provmaterialet till de delproven kommer lärarna att få tillgång till via Skolverkets e-tjänst för kartläggningsmaterial och bedömningsstöd. Resultaten behöver föras in i provplattformen för att ett samlat provresultat ska kunna tas fram.

Rutiner under provgenomförandet

Ni behöver i god tid före provgenomförandet skapa rutiner för hur eventuella problem kan hanteras vid provtillfället.

Bortfall av personal

Skolan behöver ha en beredskap om en lärare eller övrig skolpersonal som ska provleda ett tillfälle är frånvarande, till exempel vid sjukdom. Personen som tar över provledaransvaret måste finnas med i systemet och kunna utföra de arbetsuppgifter som en provledare har. Personer vars användaruppgifter inte är överförda till provplattformen, till exempel vikarier, kan inte provleda en grupp i provplattformen. Alla användare som har förts över till provplattformen kan se och hantera samtliga elever på skolenheten. Provledaren behöver alltså inte knytas till en specifik undervisningsgrupp.

Säkerställ personalens förutsättningar

Den som provleder behöver kunna identifiera de elever som sitter i lokalen för att säkerställa att eleverna har loggat in med rätt inloggningsuppgifter. Provledaren behöver också enkelt kunna få tillgång till övrig information som är nödvändig för att provleda, exempelvis delprov som ska genomföras, namnet på undervisningsgruppen, hur länk till provplattformen ska delges eleverna samt kunna ta del av den provspecifik information som finns kopplat till provet på skolverket.se. För vissa delprov kan provledaren också behöva komma åt information i Skolverkets e-tjänst för kartläggningsmaterial och bedömningsstöd.

Om något fel upptäcks på provdagen, till exempel att en elev inte har tilldelats rätt prov, är det viktigt att någon med administrativ behörighet finns på plats på skolan vid provtillfället för att kunna justera eventuella fel.

Problem med digitala enheter

Om internetuppkopplingen för en eller flera elever försvinner tillfälligt får provledaren en notis om detta och vilka det berör. När internetuppkopplingen kommer tillbaka kan eleven fortsätta provet. Om det skulle ske ett längre avbrott som påverkar möjligheten att slutföra provet har rektorn möjlighet att skjuta upp provet till ett senare tillfälle eller genomföra ersättningsprov på papper.

Om något sker med en digital enhet eller ett tillbehör under provets gång, till exempel att en dator slutar fungera, är det möjligt för eleven att logga in på en ny enhet för att skriva klart provet. Som rutin kan det därför vara bra att se över tillgången till extra enheter och tillbehör samt hur dessa finns tillgängliga för lärare och elever vid provtillfället.

Support

Om en provledare eller elev är i behov av support under provtillfället är det bra om rutiner för detta införs så att det är tydligt vart man ska vända sig för att få hjälp. Viss support bör finnas på skolan för att provledare eller elev snabbt ska kunna få hjälp om något händer med en enhet. Ett ytterligare exempel för att underlätta supporten kan vara att en ikt-pedagog eller en it-tekniker är inloggad i provplattformen. Personen får då notiser på sin digitala enhet om till exempel internet försvinner.

Skolverket ansvarar för driften av provplattformen. På sidan Driftinformation på skolverket.se kan ni se status på Skolverkets tjänster. Detta underlättar felsökningen eftersom ni får information om orsaken till problemet finns lokalt eller om den beror på Skolverkets provtjänst.

Rutiner efter provgenomförandet

Inför bedömningsarbetet i provplattformen behöver ni se över era rutiner för hur bedömningen ska genomföras. Ni på skolan bestämmer själva datum för när bedömningen ska vara genomförd. Först när alla provuppgifter är bedömda kan ni se elevernas resultat. Resultaten från de delprov som har genomförts utanför provplattformen måste vara inlagda för att eleverna ska få ett samlat provbetyg.

Bedömning och sambedömning

När de nationella proven blir digitala kommer bedömningen att ske på ett delvis nytt sätt. Därför kan det vara bra att tänka igenom hur lärarna kan ges möjlighet att stötta varandra i arbetet. Det kan till exempel handla om att avsätta tid för sambedömning i början av bedömningsperioden för att lärarna ska kunna sitta tillsammans och få stöd och hjälp av varandra när de sätter sig in i bedömningsanvisningarna.

Från och med vårterminen 2025 går det att skicka meddelanden med länk till elevsvar till en annan bedömare inom samma skolenhet. Denna funktionalitet saknades tidigare i provplattformen men finns nu för att underlätta vid behov av sambedömning av elevsvar.

Hantera resultat

När bedömningen är klar finns provresultaten tillgängliga i provplattformen. Rektor och skolpersonal med motsvarande behörighet i provplattformen kan ta del av resultatet på skolenhetsnivå. Lärare som är kopplade till en undervisningsgrupp får tillgång till sina elevers resultat på individ- och gruppnivå.