Skapa en provorganisation och rutiner

För att kunna genomföra digitala nationella prov bör varje skola skapa en lokal provorganisation och ta fram rutiner utifrån sina egna förutsättningar. Här kan du läsa om vad som kan vara viktigt att tänka på inför provgenomförandet i Skolverkets provplattform. Innehållet riktar sig till rektorer eller annan skolpersonal som organiserar provtillfället på skolan.

Innan de nationella proven kan genomförs i Skolverkets provplattform behöver ni se över provorganisationen på skolan. Många delar av provorganisationen kommer att vara samma som när proven har varit i pappersform eller delar av proven har genomförts på en digital enhet. Därför kan ni ha er nuvarande organisation som en utgångspunkt för översynen.

Fördela roller

Uppgifterna som ska utföras i Skolverkets provplattform är fördelade på olika roller med olika behörigheter. En person kan tilldelas flera roller och det är även möjligt att dela upp uppgifter mellan personer med samma roller eller behörigheter.

Roller i provplattformen

I provplattformen finns det åtta olika roller.

Rektor, Skoladministratör och Provadministratör

Rektor och Skoladministratör har samma behörigheter, det vill säga alla behörigheter i provplattformen som övriga roller har. De kan även ge personal ytterligare behörighet genom att tilldela dem fler roller.

Provadministratören har samma behörigheter som Rektor och Skoladministratör, förutom att kunna tilldela rollen Provadministratör.

Exempel på behörigheter är att tilldela roller till personal, tilldela prov till elever, göra individuella anpassningar och förbereda och följa upp bedömning. Dessa roller kan även se och exportera resultat för alla elever.

Bedömningsledare

Bedömningsledare förbereder och följer upp bedömning i provplattformen. Om Rektor, Skoladministratör eller Provadministratör utför detta administrativa arbete behöver inte skolan utse någon Bedömningsledare.

Exempel på behörigheter är att fördela provuppgifter till bedömare och säkerställa att inga elevlösningar saknar bedömning.

Provledare

Varje elevgrupp som genomför ett nationellt prov har minst en person med rollen Provledare närvarande i rummet. Provledarens uppgift i provplattformen är att övervaka provgenomförandet och vid behov ändra elevers status. Provledaren är inte knuten till någon specifik elevgrupp utan kan provleda alla elever inom skolenheten.

Här följer några exempel på uppgifter som provledaren hanterar i provplattformen. Provledaren anger om elever är frånvarande, släpper provet till eleverna och ser till så eleverna har skickat in provet.

Bedömare

Bedömare bedömer de elevlösningar som de har tilldelats av Bedömningsledaren. Bedömare är inte knutna till någon specifik elevgrupp utan bedömer de elevlösningar som hen har blivit tilldelad oavsett elevgrupp.

Lärare

Rollen Lärare kan se resultat för sina undervisningsgrupper. De har även behörighet att övervaka provgenomförandet och bedöma elevlösningar i provplattformen. Rollen Lärare innefattar alltså automatiskt även rollerna Provledare och Bedömare.

Övrig skolpersonal

Den personal som huvudmannen överför till provplattformen som inte är Rektor, Skoladministratör eller Lärare får automatiskt rollen Övrig skolpersonal. De får inga behörigheter men kan manuellt tilldelas andra roller av skolan och får då behörigheter.

Frågor som stöd för att skapa en provorganisation

• Vilken personal ska utföra vilka uppgifter på skolan?
• Vilka roller behöver tilldelas på skolan?
• Hur ska utbildningen för berörd personal läggas upp?
• Hur planerar ni för att kontinuerligt utbilda och ge möjlighet till att repetera för alla som ska utföra uppgifter i Skolverkets provplattform?
• Hur följs provorganisationen upp över tid?

Rutiner före provgenomförandet

Att tidigt skapa rutiner inför provgenomförandet kommer att hjälpa skolpersonalen att hantera de frågor och eventuella svårigheter som kan dyka upp. Här finns några viktiga områden samlade för att ni lättare ska komma i gång med förberedelserna och kunna skapa en bra struktur.

Samverkan mellan skola och huvudman

Huvudmannen ansvarar för flera delar i förberedelsearbetet, till exempel att kommunicera hur personalen och eleverna loggar in och att föra över användaruppgifter till Skolverkets provplattform. Skolenheten informerar huvudmannen om vilka användaruppgifter som ska föras över så snart provorganisationen är klar.

För att kunna logga in i provplattformen ska huvudmannen föra över användaruppgifter. Det ska ske senast 30 dagar före provgenomförandet. Eventuella uppdateringar ska ske senast sju kalenderdagar före provet.

Före provgenomförandet behöver en användare med rollen Rektor, Skoladministratör eller Provadministratör utföra vissa administrativa uppgifter, till exempel tilldela prov till eleverna, fördela elever i eventuella genomföranderum och lägga in de anpassningar som rektor beslutat om. Proven tilldelas per delprov och kan tilldelas elever två till tre veckor före provgenomförandet.

Support

Det är viktigt att ha beredskap för frågor under provgenomförandet. En del frågor hanteras av skolenheten och en del av huvudman. Det kan till exempel handla om att nätverket eller inloggningstjänsten slutar att fungera. Det är viktigt att veta vem som ansvarar för vilken typ av support. Det bör även finnas tydliga kommunikationsvägar mellan skola och huvudman för att kunna uppdatera eller föra över nya användaruppgifter till provplattformen.

Skolverket har ansvar för den tekniska support som gäller provtjänsten.

Anpassningar för elever

Det är rektorn som beslutar om det finns särskilda skäl till att en enskild elev ska få anpassningar. Det kan handla om förlängd provtid, tillgång till applikationer eller andra tjänster på den digitala enhet som provet genomförs på. Därför är det bra att ni i god tid innan provet genomförs skapar en rutin för hur ni tar beslut om anpassningar för elever. Vissa anpassningar, till exempel förlängd provtid, måste läggas in i provplattformen innan provet genomförs.

Lokaler

När proven blir digitala behöver ni säkerställa att lokalerna är ändamålsenliga. Det måste till exempel finnas uppkoppling till internet utifrån de tekniska förutsättningar som Skolverket beskriver och tillgång till eluttag för att ladda de digitala enheterna. Det är även viktigt att möblera lokalen så att eleverna inte kan se varandras skärmar.

Om ni vill dela upp elever i olika lokaler kan ni lägga in namn på lokalerna i provplattformen i förväg. Det underlättar filtreringen av blandade elevgrupperingar. Tänk på att skapa en rutin för att planera vilka lokaler som ska användas till vilket prov, samt vilka elever som skriver var.

Digitala enheter

Rektorn behöver i god tid innan provgenomförandet säkerställa att alla berörda elever har tillgång till en dator eller annan digital enhet som uppfyller kraven enligt de tekniska förutsättningarna. Eleverna ska också ha tillgång till ett fysiskt tangentbord och hörlurar samt ha tillräcklig digital kompetens för att kunna hantera den digitala enheten och tillbehören.

Det bör finnas rutiner för att säkerställa att inga uppdateringar är planerade vid provtiden och att det till exempel finns extra enheter, laddsladdar och kringutrustning.

Delprov som genomförs utanför provplattformen

Vissa delprov kommer att genomföras utanför provplattformen. Det gäller till exempel de muntliga delproven i engelska och svenska och svenska som andraspråk. Provmaterialet till de delproven kommer lärarna att få tillgång till via Skolverkets e-tjänst för kartläggningsmaterial och bedömningsstöd. Resultaten behöver föras in i provplattformen för att ett samlat provresultat ska kunna tas fram.

Frågor som stöd för rutiner före provgenomförandet

Samverkan mellan skola och huvudman

• Hur ser kontakten med huvudmannen ut i dag när det gäller förberedelser inför digitala nationella prov?
• Har ni utsedda representanter från huvudman respektive skola?
• Behöver samverkan med huvudmannen utvecklas?
• Hur kan ni ta fram rutiner för support?

Anpassningar

• Har ni rutiner för anpassningar kring de nationella proven i dag?
• Hur skulle ni kunna använda er av nuvarande rutiner när proven blir digitala?
• Vem eller vilka hos er ska ansvara för att eleverna har rätt anpassningar i provplattformen?

Lokaler

• Har ni kartlagt vilka lokaler som är ändamålsenliga för att genomföra digitala nationella prov i?
• Skriver era elever idag nationella prov i blandade grupper (till exempel i mindre eller större grupperingar)?

Digitala enheter

• Vilka rutiner behövs för att hantera enhetsuppdateringar, laddning, trasig utrustning och kringutrustning?
• Har ni erfarenheter av att skriva digitala prov? Om ja, vilka erfarenheter är viktiga att ta med inför genomförande av prov i Skolverkets provplattform?

Rutiner under provgenomförandet

De uppgifter som görs under provtillfället utförs i huvudsak av rollen Provledare. Provledaren är den som startar upp och övervakar elevernas provgenomförande. Ni behöver i god tid före provgenomförandet skapa rutiner för hur eventuella problem kan hanteras vid provtillfället.

Bortfall av personal

Skolan behöver ha en beredskap om en lärare eller övrig skolpersonal som ska provleda ett tillfälle är frånvarande, till exempel vid sjukdom. Personen som tar över provledarrollen måste finnas med i systemet och kunna utföra de uppgifter som en provledare har. En person vars användaruppgifter inte är överförda till provplattformen, till exempel vikarier, kan inte provleda en grupp i provplattformen. Alla användare som har förts över till provplattformen kan se och hantera samtliga elever på skolenheten. Provledaren behöver alltså inte knytas till en specifik undervisningsgrupp.

Säkerställ personalens förutsättningar

Den som provleder behöver kunna identifiera de elever som sitter i lokalen för att säkerställa att eleverna har loggat in med rätt inloggningsuppgifter. Provledaren behöver också enkelt kunna få tillgång till övrig information som är nödvändig för att provleda, exempelvis delprov som ska genomföras, namnet på undervisningsgruppen, hur länk till provplattformen ska delges eleverna samt kunna ta del av den provspecifik information som finns kopplat till provet på skolverket.se. För vissa delprov kan provledaren också behöva komma åt information i Skolverkets e-tjänst för kartläggningsmaterial och bedömningsstöd.

Om något fel upptäcks på provdagen, till exempel att en elev inte har tilldelats rätt prov, är det viktigt att någon med administrativ behörighet finnas på plats på skolan vid provtillfället för att kunna justera eventuella fel.

Problem med digitala enheter

Om internetuppkopplingen för en eller flera elever försvinner tillfälligt får provledaren en notis om detta och vilka det berör. När internetuppkopplingen kommer tillbaka kan eleven fortsätta provet. Om det skulle ske ett längre avbrott som påverkar möjligheten att slutföra provet har du som rektor möjlighet att skjuta upp provet till ett senare tillfälle eller genomföra ersättningsprov på papper.

Om något sker med en digital enhet eller ett tillbehör under provets gång, till exempel att en dator slutar fungera, är det möjligt för eleven att logga in på en ny enhet för att skriva klart provet. Som rutin kan det därför vara bra att se över tillgången till extra enheter och tillbehör samt hur dessa finns tillgängliga för lärare och elever vid provtillfället.

Support

Om en provledare eller elev är i behov av support under provtillfället är det bra om rutiner för detta införs så att det är tydligt vart man ska vända sig för att få hjälp. Viss support bör finnas på skolan för att provledare eller elev snabbt ska kunna få hjälp om något händer med en enhet. Ett ytterligare exempel för att underlätta supporten kan vara att en ikt-pedagog eller en it-tekniker är inloggad i provplattformen. Personen får då notiser på sin digitala enhet om till exempel internet försvinner.

Skolverket ansvarar för driften av provplattformen. På skolverket.se finns det en webbsida där ni kan se status på Skolverkets tjänster. Detta underlättar felsökningen eftersom ni får information om orsaken till problemet finns lokalt eller om den beror på Skolverkets provtjänst.

Driftinformation Öppnas i nytt fönster.

Frågor som stöd för rutiner under provgenomförandet

Bortfall av personal

• Hur ser era provledarscheman ut idag? Använder ni er av vikarier? Byter provledarna av varandra? Hur gör ni om en provledare är sjuk?
• Hur kan ni utifrån era nuvarande rutiner planera provledarscheman inför de digitala nationella proven?

Problem med digitala enheter och support

• Har ni erfarenheter av att skriva digitala prov idag? Vilka erfarenheter är viktiga för er att bygga vidare på?
• Hur kan ni hantera möjliga problem som enhetsuppdateringar, laddning av enheter, trasig utrustning och bristfällig internetuppkoppling?
• Hur kan ni skapa en tydlig fördelning av support så att elever och personal vet var de ska vända sig med olika problem? Vem vänder de sig till på skolan? Vem vänder de sig till hos huvudmannen?

Rutiner efter provgenomförandet

De uppgifter som görs efter provgenomförandet utförs av Bedömningsledare och Bedömare. Bedömningsledaren fördelar bedömningsarbetet mellan Bedömarna i provplattformen. Inför fördelningen behöver skolan se över sina rutiner för hur bedömningen ska genomföras. Ni på skolan bestämmer själva datum för när bedömningen ska vara genomförd. Först när alla uppgifter är bedömda kan ni se elevernas resultat. Resultaten från de delprov som har genomförts utanför provplattformen måste vara inlagda för att eleverna ska få ett samlat provbetyg.

Bedömning och sambedömning

När de nationella proven blir digitala kommer bedömningen att ske på ett delvis nytt sätt. Därför kan det vara bra att tänka igenom hur lärarna kan ges möjlighet att stötta varandra i arbetet. Det kan till exempel handla om att avsätta tid för sambedömning i början av bedömningsperioden för att lärarna ska kunna sitta tillsammans och få stöd och hjälp av varandra när de sätter sig in i bedömningsanvisningarna.

Det är inte möjligt att skicka en elevlösning till en annan bedömare. Vid sambedömning måste därför lärarna sitta tillsammans vid en digital enhet eller använda en projektor för att visa elevlösningarna.

Frågor som stöd för rutiner efter provgenomförandet

Bedömning

• Hur organiserar ni bedömningsarbetet idag? Vem fördelar prov/uppgifter?
• Hur kan ni skapa en rutin för arbetet när proven blir digitala?

Sambedömning

• Genomför era lärare sambedömning i dag? Hur skulle ni kunna fortsätta att genomföra sambedömning när proven blir digitala?
• Om ni inte genomför sambedömning i dagsläget, hur skulle ni kunna organisera för att genomföra sambedömning när proven blir digitala?

Hantera resultat

När bedömningen är klar finns provresultaten tillgängliga i provplattformen. Rektor och personal som har rollerna Skoladministratör eller Provadministratör kan ta del av resultatet på skolenhetsnivå. Lärare som är kopplade till en undervisningsgrupp får tillgång till sina elevers resultat på individ- och gruppnivå.