Så kan ni implementera ändrade styrdokument

Här hittar du som är skolchef eller rektor ett förslag på hur ni kan leda och organisera arbetet med att implementera ändrade styrdokument. Upplägget består av nio steg som ni kan anpassa till er verksamhet.

Implementeringsarbetets olika moment, för reviderade kurs- och ämnesplaner, nio stycken.

1. Skapa en gemensam kunskapsbas

Inled arbetet med att informera er själva om de ändrade styrdokumenten. Ni som leder och ansvarar för arbetet behöver skapa er en gemensam kunskapsbas att utgå ifrån i det fortsatta arbetet. Ni kan sätta er in i ändringarna gemensamt, till exempel i er rektorsgrupp, eller enskilt. Det viktiga är att kunskaperna i slutänden är gemensamma.

2. Gör en plan på huvudmannanivå

Börja med att göra en övergripande plan för implementeringen på huvudmannanivå.

Planen behöver inkludera de praktiska förändringar som er organisation tänker göra för att leva upp till de ändrade styrdokumenten. Det kan handla om organisatoriska justeringar, eller förändringar av it-system, utrustning och lokaler.

I planen beskriver ni också hur organisationen ska bli förtrogen med de ändrade styrdokumenten. Här ingår arbetet med att sätta sig in i de ändrade styrdokumenten, att tolka och relatera dem till den egna verksamheten samt att främja samsyn.

Forum för planering

Som skolchef behöver du ställa dig frågan vem eller vilka som ska planera implementeringsarbetet. I många organisationer kan det vara lämpligt att planera tillsammans i en rektorsgrupp. I andra passar det bättre att skapa en planeringsgrupp. Ert upplägg kommer antagligen bero på storleken på er organisation och tillgången till personal. Fundera också på hur personalen ska få inflytande och hur de fackliga representanterna ska bli informerade om planeringen.

Det systematiska kvalitetsarbetet

Se till att implementeringen av de ändrade styrdokumenten blir en del av ert systematiska kvalitetsarbete. Ni får en bättre överblick och kan prioritera lättare när era förändrings- och utvecklingsarbeten finns samlade.

Vart ska vi? Formulera mål och mått

För att planera och utvärdera systematiskt formulerar ni mål för implementeringen och bestämmer ett (eller flera) mått, det vill säga sätt att mäta måluppfyllelsen.

Arbetet med mål och mått – ett exempel

Ni kan till exempel sätta upp följande mål för ert implementeringsarbete:

  • Utbildningen bedrivs utifrån de ändrade styrdokumenten.

Måluppfyllelsen kan ni till exempel mäta genom att genomföra en självskattning bland personalen för att se hur stor andel som instämmer i följande påståenden:

  • Jag förstår de ändrade styrdokumenten.
  • Jag utgår från de ändrade styrdokumenten i min yrkesutövning.
  • På min förskola eller skola har vi genomfört de praktiska förändringar som de ändrade styrdokumenten kräver.
  • På min förskola eller skola pågår ett arbete med att främja samsyn om de ändrade styrdokumenten genom att tillsammans tolka och relatera dem till vår verksamhet.

Personalen kan diskutera resultatet av självskattningen under till exempel en kompetensutvecklingsdag. Dokumentationen från diskussionerna kan ni sedan använda som ett underlag för att uppskatta måluppfyllelsen.

Hur gör vi? Formulera insatser

Nu planerar ni insatser för att uppnå målet. Insatserna kan till exempel handla om kompetensutveckling för personalen, möjligheter att tolka och relatera styrdokumenten till den egna verksamheten och genomförande av de praktiska förändringar som styrdokumenten kräver.

Fördelning av ansvar och mandat

Fördelningen av ansvar och mandat behöver vara tydlig och väl genomtänkt för varje insats. Det kan handla om vilka som ansvarar för och beslutar när det gäller insatsens

  • genomförande
  • uppföljning
  • utvärdering
  • återkoppling.

Tillgången till personal avgör hur ni fördelar ansvar och mandat mellan utvecklingsledare, skolchef, rektorer med flera. Ta hänsyn till er organisations specifika förutsättningar.

I planen bör det även framgå hur ansvar och mandat fördelas mellan huvudmanna- och enhetsnivå. För att underlätta skolenheternas planeringsarbete behöver det vara tydligt vad den enskilda förskolan eller skolan ska ansvara för och besluta om på egen hand.

Forum för genomförande

I planen på huvudmannanivå ska det vara tydligt om och i så fall vilka gemensamma forum mellan enheterna som kommer att finnas för det kollegiala arbetet.

Kommunikation

Bestäm hur och när ni ska kommunicera med personal, elever och vårdnadshavare samt nämnden eller styrelsen.

Beskriv hur och när ni ska informera elever och vårdnadshavare om styrdokumenten och syftet med att de ändrats. Ni kanske väljer att informera från huvudmannanivå eller så sker det på enheterna, till exempel vid föräldramöten.

Tidsplanering

Det är viktigt att planera in tid för personalens arbete med styrdokumenten så att de är förberedda när förändringarna börjar att gälla. Mer tid kan behövas till egen reflektion, gemensam eller enskild planering.

Plan för uppföljning, utvärdering och återrapportering

I planen på huvudmannanivå beskriver ni när och hur implementeringen ska följas upp, utvärderas och återrapporteras. Den första utvärderingen kommer ni antagligen att göra på enhetsnivå. Sedan sammanställer ni och analyserar utvärderingarna på huvudmannanivå. Följ rutinerna i det systematiska kvalitetsarbetet.

3. Introducera och engagera personalen

Det här steget handlar om hur ni kan introducera det kommande arbetet för personalen och främja personalens engagemang.

Innan planeringen på varje enhet börjar kan det vara en bra idé att informera personalen om de ändrade styrdokumenten och syftet med förändringarna. Personalen behöver också få kunskap om innehållet i huvudmannens övergripande plan och vad som ska planeras på den egna enheten.

Introduktionen är också ett bra tillfälle för att lyssna in personalens behov:

  • Vilket stöd och vilka resurser behöver personalen för att sätta sig in de ändrade styrdokumenten?
  • Hur ska personalen medverka eller ges inflytande över planen på enhetsnivå?

4. Gör en plan på enhetsnivå

Implementeringen av de ändrade styrdokumenten behöver också planeras på enheterna. Hur stort planeringsarbetet behöver vara beror på hur stor del av arbetet ni väljer att organisera på huvudmannanivå och hur mycket ni väljer att lägga ut på de enskilda enheterna.

Ta utgångspunkt i huvudmannens plan

Planen på enhetsnivå behöver stämma överens med planen på huvudmannanivå. Den ska också utgå från det systematiska kvalitetsarbetet. Formulera mål, mått och aktiviteter som utgår från motsvarigheterna i planen på huvudmannanivå.

Personalens inflytande

Det är viktigt att ni lyssnar in personalens behov och ger inflytande över planeringen och insatsernas utformning. Det kan till exempel handla om former för kompetensutveckling. Det kan också handla om förutsättningarna för deras enskilda och gemensamma arbete.

Ta hänsyn till personalens kunskaper och erfarenheter vid planeringen av insatser

Kom ihåg att personal kan ha olika lång erfarenhet och utbildning. Därför är det viktigt att ni tar hänsyn till deras kunskaper och erfarenheter, till exempel när ni sätter ihop samtals- eller arbetsgrupper. Det kan vara en fördel att sätta ihop grupperna så att personal med olika erfarenhet och utbildning får mötas eller ge extra tid och stöd till personal som inte är färdigutbildade. Gruppsammansättningen kan också bidra till att öka kontakten mellan personal som inte arbetar tillsammans i vanliga fall.

Fördelning av ansvar och mandat

Fördelningen av ansvar och mandat på enhetsnivå behöver knyta an till den fördelning som ni gör i planen på huvudmannanivå. Det gäller planeringen, genomförandet och utvärderingen. Tillgången till personal avgör hur ni fördelar ansvar och mandat mellan rektor, biträdande rektor, arbetslagsledare, lärare, med flera. Ta hänsyn till er organisations specifika förutsättningar.

Forum för genomförande

Skapa en tydlig organisation på enhetsnivå som gör det möjligt för berörd personal att reflektera och arbeta tillsammans. Det kan vara angeläget att en eller flera nyckelpersoner i er verksamhet ges mandat att planera och leda arbetet i dessa forum. Det kan till exempel vara utbildade handledare, förstelärare, arbetslagsledare eller andra lämpliga personer. Dessa nyckelpersoner kan behöva tid för detta uppdrag.

Tidsplanering och kommunikation

Planera för när och hur insatser ska genomföras och hur de ska kommuniceras till personalen. Tidsplanen ska vara realistisk och utgå från personalens förutsättningar.

Beskriv också när och hur elever och vårdnadshavare informeras om de ändrade styrdokumenten.

Uppföljning, utvärdering och återrapportering

I er plan på enheten behöver ni beskriva när och hur implementeringsarbetet ska följas upp, utvärderas och återrapporteras. Följ de arbetssätt ni använder i ert ordinarie systematiska kvalitetsarbete.

5. Kommunicera

Nu kommunicerar ni till elever och vårdnadshavare utifrån era planer på huvudmanna- och enhetsnivå. Berätta om de ändrade styrdokumenten och syftet med förändringarna.

På huvudmannanivå informerar ni även den politiska nämnden respektive styrelsen om de ändrade styrdokumenten och förändringarnas syfte. Beskriv också vilka resurser som behövs i implementeringsarbetet och ge en bild av den arbetsinsats som kommer att krävas av personalen. Berätta även hur och när ni kommer att återrapportera till nämnden eller styrelsen.

6. Genomför och följ upp

Följ upp insatserna löpande. Det kan till exempel handla om personalens deltagande i kompetensutveckling och den återkoppling ni samlar in efter varje kompetensutvecklingstillfälle.

Ni använder resultaten för att göra eventuella justeringar av insatserna. Det kan dock vara klokt att vara försiktig med att hastigt göra större justeringar. Ni kan behöva ge insatserna tid.

När ni följer upp insatserna samlar ni samtidigt in underlag som kan vara till nytta i utvärderingen.

7. Utvärdera på enhetsnivå

Ni som ansvarar för utvärderingen på enheten granskar nu era mätresultat för att se hur det har gått. För att förstå varför måluppfyllelsen blev som den blev krävs en analys. Nu har ni hjälp av materialet från era uppföljningar. Komplettera med andra relevanta underlag om det behövs. Återigen använder ni alltså samma arbetssätt som i ert ordinarie systematiska kvalitetsarbete. Slutligen sammanställer ni ert resultat och er analys och rapporterar till förvaltningen eller motsvarande.

Så kan ni utvärdera – ett exempel

Här fortsätter exemplet från rutan "Arbetet med mål och mått – ett exempel".

En utvärdering av målet "utbildningen bedrivs utifrån de ändrade styrdokumenten” kan gå till på följande sätt:

Självskattningen visar att personalen i hög grad instämmer i de givna påståendena med undantag för påståendena ”på min förskola eller skola pågår ett arbete med att främja samsyn om de ändrade styrdokumenten genom att tillsammans tolka och relatera dem till vår verksamhet” och ”jag utgår från de ändrade styrdokumenten i min yrkesutövning”.

Ni har nått långt, men inte riktigt hela vägen fram. Vilka orsaker kan ligga bakom resultatet?

De utvärderingar personalen genomförde i samband med era kompetensutvecklingsdagar indikerar hög nöjdhet och måluppfyllelse. Här verkar inte problemet ligga.

När ni diskuterar självskattningsresultatet i personalgruppen visar det sig däremot att det råder skilda meningar bland personalen om hur vissa styrdokumentsändringar bör tolkas och omsättas i praktiken. Det gemensamma arbetet med att främja samsyn om de ändrade styrdokumenten verkar ha strandat och tiden som avsatts till detta har börjat användas till annat.

Ni förstår att ni kommer att behöva vidta åtgärder, men först är det dags att dokumentera. Dokumentationen tar ni med er i ert fortsatta systematiska kvalitetsarbete som grund för ändrade eller nya insatser. Utvärderingen skickar ni till er huvudmannanivå.

8. Utvärdera på huvudmannanivå

Ni som ansvarar för utvärderingen på huvudmannanivå sammanställer resultaten från enheternas mätningar och ställer dem i relation till ert mål, så att ni får fram er måluppfyllelse.

I nästa steg undersöker ni varför måluppfyllelsen blev som den blev. Precis som på enhetsnivå gör ni en analys. Nu finns också enheternas analyser att utgå ifrån. Lägg enheternas analyser sida vid sida och leta efter skillnader, likheter och mönster som kan hjälpa er att förstå måluppfyllelsen. Beskriv det ni hittar och redogör för de tänkbara orsakerna till den måluppfyllelse ni fick.

Om ni inte uppnått målet med implementeringen så är det inom ramen för det systematiska kvalitetsarbetet som ni kommer att arbeta vidare med det. Ni kan behöva förlänga insatserna eller tillsätta nya för att nå önskat resultat.

9. Dokumentera och återrapportera

På huvudmannanivå sammanställer ni er dokumentation från utvärderingen. Dokumentationen är ett underlag när ni gör er nästa nulägesbeskrivning i ert fortsatta systematiska kvalitetsarbete. Den är också ett underlag när ni återrapporterar måluppfyllelsen och analysen till er styrelse eller nämnd.

Senast uppdaterad 30 november 2023

Innehåll på denna sida