Bli bättre på att kommunicera med dina kollegor

Birgitta Södergren är en av de forskare vi samarbetar med inom Samverkan för bästa skola och hon inspirerar många av de förskolor och skolor som medverkar. Inom Samverkan för bästa skola stödjer vi bland annat med att skapa mötesplatser för dialog och att hitta mötesformer som främjar ett gott kommunikationsklimat. I denna intervju delar Birgitta med sig av sina råd och erfarenheter av just dialog i möten.

Om Samverkan för bästa skola

Fem förutsättningar för bra kommunikation i möten

— Ett sätt att arbeta med problemlösning eller utveckling är att satsa på en lärande organisation, vilket man får stöd med inom Samverkan för bästa skola. En lärande organisation är en verksamhet där medarbetarna är noga med att ta vara på kunskaper och erfarenheter hos varandra. En lärande organisation arbetar med systematiskt utbyte av kunskap så att den sprids inom hela verksamheten.

Ett steg för att skapa en lärande organisation är att utveckla dialogen på möten och för detta finns en användbar modell, baserad på en forskningsstudie i kommuner och landsting som genomförts av en projektgrupp från Uppsala Universitet, IPF och Enheten för Arbets-och miljömedicin, AMM. Kommunikationsmodellen som vi har använt oss av återfinns i ett träningsverktyg som går att ta del av på webbplatsen Suntarbetsliv.

Modellen anger fem perspektiv som ofta förbättrar möten, berättar Birgitta.

1. Inifrånperspektiv
2. Utifrånperspektiv
3. Utforska
4. Berätta
5. Ett positivt, stödjande samtalsklimat

— Modellen är användbar när man ska samarbeta mellan olika yrkesgrupper eller nivåer, och när man ska arbeta med utveckling, förändring och problemlösning, där det är viktigt olika perspektiv kommer till tals.

Diskutera ur ett inifrånperspektiv och utifrånperspektiv

— När man samtalar är det både viktigt med ett utifrånperspektiv och ett inifrånperspektiv. Utifrånperspektivet handlar om att beakta behov och förutsättningar hos verksamhetens målgrupper, exempelvis brukare, kunder eller andra intressenter i samhället.

Inifrånperspektivet är lika viktigt eftersom det handlar om att beakta den egna verksamhetens inre förutsättningar, våra styrkor, behov, resurser med mera, berättar Birgitta.

Diskutera genom att både utforska och berätta

— När man pratar om dialog inom forskning är orden ”utforska” och ”berätta” klassiska begrepp. Berätta handlar om att bidra och dela kunskap samt att öppet dela med sig av sin erfarenhet. Att utforska handlar om att vara genuint nyfiken, att ställa frågor, följdfrågor och att bjuda in till samtal, berättar Birgitta.

Det viktigaste är ett öppet och uppmuntrande samtalsklimat

— För att skapa förtroende mellan människor i en grupp behövs också ett positivt och öppet samtalsklimat med högt i tak. Det är en grundförutsättning för bra kommunikation. Det är viktigt att alla känner sig bekväma och vågar ställa frågor, samt vågar säga både tokiga och bra saker.

­Ett positivt samtalsklimat handlar om att diskutera med respekt, stödja varandra och att lyssna med alla sinnen öppna. Det är däremot inte negativt att ha en avvikande åsikt, snarast tvärtom. Likaså är konstruktiv kritik positiv, när den ges med omtanke om verksamheten och personerna, betonar Birgitta.

En lärande organisation motiverar medarbetare

— Det finns tre nivåer på en lärande organisation; på övergripande strategisk nivå, i det dagliga arbetet samt på person- och individnivå. I den övergripande strategiska nivån kan du fundera över hur olika beslut påverkar lärandet vid exempelvis omorganisationer. På denna nivå behöver du också fundera på vad organisationen behöver lära sig för att arbeta proaktivt med olika utmaningar, och hur du stärker hela organisationskulturen så att den uppmuntrar till lärande.

Den andra nivån handlar om hur det dagliga arbetet är organiserat och hur man skapar ett lärande i olika arbetsgrupper, exempelvis hur man delar kunskap när man löser problem eller hur man lär av varandra mellan enheter. Det handlar om arbetssätt, det man gör i undervisningen.

Den tredje nivån handlar om individen och att ha lärande som förhållningssätt. Det är viktigt att alla känner att man inte behöver kunna allt utan kan lära sig och testa tillsammans med sina kollegor. Att lära sig nya saker och att lösa problem ökar den inre motivationen. Här handlar det om elevernas förutsättningar och resultat, berättar Birgitta.

Vad är dina bästa råd till de som deltar Samverkan för bästa skola?

— Satsa på att jobba med bra mötesdialoger för att förbättra samtalsklimatet. Det kommer spela stor roll för hur det går framöver. Se till att personer från olika delar av skolorganisationen inkluderas i dialogen; politiker, skolan, rektorer och lärare med flera. Och bjud gärna in andra personer från andra verksamheter för att få nya perspektiv.

Var noga med nulägesanalysen av era utmaningar och behov. Fråga ”varför” fem gånger istället för en. Problem har oftare djupare rötter än man tror. Där är processtödjarna inom Samverkan för bästa skola duktiga. De främjar dialog och är bra på att undvika hitta syndabockar.

Glöm inte att ibland också göra en positiv nulägesanalys. Analysera varför någonting går extra bra – det vill säga hitta ”roten till det goda”. Ofta gör man en noggrann analys när något går fel, men när något går väl, så undersöker man sällan varför. Vad gör vi rätt? Hur såg förutsättningarna ut, bemanningen, arbetsformerna? Ofta kan man skapa liknande goda förutsättningar också på andra ställen.

Säkra att det ni har lärt er under resans gång får leva vidare. Det är vanligt att man känner lättnad när man är klar med ett projekt, men det är ju nu det börjar egentligen. Fortsätt sprida era lärdomar i organisationen och följ upp ert lärande systematiskt, avslutar Birgitta.

Om Birgitta Södergren

Birgitta Södergren är docent och organisationsforskare. Hon är affilierad till IPF, Institutet för Personal- och Företagsutveckling som ägs av Uppsala universitet.

Läs mer om Birgitta Södergren på IPFs webbplats. Länk till annan webbplats.