Systematiskt kvalitetsarbete – så fungerar det

Här kan du läsa om systematiskt kvalitetsarbete och hur ni kan arbeta med det. Du får också förslag på hur det nationella kvalitetssystemet kan stödja ert arbete. Informationen riktar sig till dig som arbetar på huvudmannanivå eller på förskole- eller skolenhetsnivå inom alla skolformer och fritidshemmet.

Kvalitetsarbetet är till för barn och elever

Systematiskt kvalitetsarbete är en lagstadgad arbetsprocess som innebär att kontinuerligt och systematiskt planera och följa upp, analysera och utveckla utbildningen. Målet är att höja kvaliteten på undervisningen och andra delar av utbildningen för alla barn och elever.

För att lyckas med kvalitetsarbetet behöver ni ha ett undersökande förhållningssätt som bygger på nyfikenhet och en vilja att utveckla utbildningen.

Arbetet utgår från de nationella mål, krav och riktlinjer som finns i skollagen, läroplanerna och andra författningar som styr skolväsendet. Kvalitetsarbetet omfattar alla skolformer och fritidshemmet. I de skolformer där det finns krav på elevhälsa ska även den ingå i arbetet.

Sätt undervisningen i fokus

Undervisningens kvalitet är avgörande för utbildningens kvalitet. Undervisningen behöver därför vara en central del av kvalitetsarbetet.

Huvudmannen har det yttersta ansvaret för utbildningen, men huvudmannen och rektorn delar ansvaret för att skapa förutsättningar för att undervisningen ska främja barns och elevers utveckling och lärande.

Dokumentera kvalitetsarbetet

Enligt skollagen ska det systematiska kvalitetsarbetet dokumenteras. Dokumentationen gör det möjligt att dra lärdomar av tidigare kvalitetsarbete och hjälper till att hålla i arbetet över tid. Dokumentationen är viktig när chefer och andra nyckelpersoner byts ut, eftersom den gör det enklare att fortsätta det pågående arbetet. Hur dokumentationen ska gå till avgör huvudmannen, rektorn och undervisningsnivån tillsammans. Tänk på att endast efterfråga relevanta underlag för att undvika onödig administration.

Hela styrkedjans arbete

Huvudmannanivån, rektorsnivån och undervisningsnivån bildar tillsammans en styrkedja. För att den ska fungera behöver alla ta ansvar för sina respektive ansvarsområden och roller i kvalitetsarbetet. Varje nivå ansvarar för att relevant information samlas in, analyseras och förs vidare till nästa nivå i styrkedjan.

Det nationella kvalitetssystemet stärker, stödjer och underlättar kvalitetsarbetet

Skolmyndigheterna har på uppdrag av regeringen tagit fram ett nationellt kvalitetssystem för att skapa samling kring vad som är betydelsefullt för likvärdig utbildning av hög kvalitet.

Kvalitetssystemet kan användas som en ingång i det systematiska kvalitetsarbetet och kan stärka, stödja och underlätta arbetet med att planera, följa upp, analysera och utveckla utbildningen. Det består av följande delar:

• Nationella målsättningar sammanfattar flera viktiga nationella mål i de olika skolformerna inklusive fritidshemmet.
• Delmål visar på viktiga områden som behöver följas upp för att nå de nationella målsättningarna.
• Indikatorer visar på hur delmålen kan följas upp.
• Verksamhetens förutsättningar synliggör faktorer som påverkar resultaten.
• Faktorer för framgångsrik skolutveckling beskriver kvalitativa aspekter som också kan bidra till att målsättningarna uppfylls.

De nationella målen gäller fullt ut, men målsättningarna och delmålen kan vara ett stöd i det systematiska kvalitetsarbetet. De lyfter områden som ofta är särskilt viktiga för utbildningens kvalitet i skolformerna och fritidshemmet. Samtidigt kan det finnas andra nationella mål som behöver utvecklas i varje enskild verksamhet.

Faktorer för framgångsrik skolutveckling är skolformsgemensamma. Övriga delar i systemet finns för varje skolform. Läs vidare för att få stöd i hur de olika delarna kan användas i momenten följa upp, analysera och utveckla.

Hitta nationell statistik i statistikdatabasen

I Skolverkets statistikdatabas kan ni hitta nationell statistik i förhållande till delmål och indikatorer samt förutsättningarna för era verksamheter. I databasen kan ni även jämföra er med andra huvudmän och med riket som helhet. Källan i statistikdatabasen är den nationella statistiken, som samlas in varje år från skolhuvudmän och Skolenkäten som genomförs av Skolinspektionen.

Skolverkets statistikdatabas Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Se på filmen om det nationella kvalitetssystemet

Film: Ett nationellt kvalitetssystem för skolväsendet (tid: 28:27 minuter)

Här finns en film som ger en introduktion till hur det nationella kvalitetssystemet fungerar och är tänkt att användas. Observera att filmen inte är uppdaterad med information om att statistiken om verksamhetens förutsättningar och indikatorer från och med april finns i Skolverkets statistikdatabas.

Delta i kvalitetsdialog

Skolverket och Specialpedagogiska skolmyndigheten, SPSM erbjuder återkommande kvalitetsdialoger. Det nationella kvalitetssystemet är en viktig del i genomförandet av kvalitetsdialogerna. Genom att delta i en kvalitetsdialog får ni ytterligare stöd i att använda det nationella kvalitetssystemet.

Kvalitetsdialoger Länk till annan webbplats.

Planera, följ upp, analysera och utveckla utbildningen

Hur lång tid ni lägger på varje moment beror på era behov och förutsättningar. Gå tillbaka till ett tidigare moment om det behövs, till exempel för att samla in mer information eller fördjupa analysen.

Planera

Planeringen behöver omfatta alla moment i kvalitetsarbetet. Det kan handla om

• vilka områden för uppföljning och analys som ska prioriteras
• hur arbetet ska utgå från vetenskaplig grund och beprövad erfarenhet
• hur medverkan och delaktighet i styrkedjan ska gå till
• hur mycket tid och andra resurser som behövs.

Följ upp

För att identifiera ert nuläge ska ni regelbundet följa upp utbildningen både på enheten och på huvudmannanivå.

Ge en bred bild av nuläget

För att få en bred bild av kvaliteten på undervisningen och andra delar av utbildningen behöver ni samla in både kvantitativa och kvalitativa underlag.

Kvalitativa underlag kan vara underlag från samtal och intervjuer med lärare, barn, elever eller vårdnadshavare som beskriver deras syn på god kvalitet samt hur och när de lär sig på bästa sätt. Det kan också vara dokumentation efter observationer av olika undervisningssituationer och andra delar av utbildningen.

Kvantitativa underlag kan vara underlag som visar på statistik av olika slag, så som betyg i olika ämnen eller resultat från nationella prov, eller resultat från enkätundersökningar.

Olika personalkategorier har olika kunskaper om barnens och elevernas utveckling, lärande och hälsa. För att ge en rättvisande bild av utbildningens kvalitet behöver därför all personal medverka i uppföljningen.

Följ upp resultat, processer och förutsättningar

För att ge en rättvisande bild av verksamheten behöver uppföljningen omfatta flera kvalitetsaspekter. Det innebär att ni behöver följa upp både resultat, undervisning och andra processer samt förutsättningar.

Exempel

• Resultat: Hur väl verksamheten når de nationella målen, både när det gäller kunskapsresultat och andra viktiga områden som ni bland annat hittar i skollagen och i läroplanerna för respektive skolform.
• Undervisning och andra processer: Hur undervisningen genomförs och hur pedagogiska metoder, lärmiljöer och stödinsatser bidrar till ledning och stimulans och en livslång lust att lära.
• Förutsättningar: Kompetens och behörighet hos personalen, gruppstorlekar, resursfördelning utifrån behov, samt organisatoriska förutsättningar som påverkar undervisningens och utbildningens kvalitet.

Så kan ni på huvudmannanivå stödja enheternas arbete

Ni som arbetar på huvudmannanivå kan stödja enheterna genom att

• efterfråga enbart relevanta underlag för att undvika onödig administration
• sammanställa underlag, till exempel statistik
• ge stöd i hur kvalitativa underlag kan tas fram och bearbetas, vilket är särskilt viktigt för skolformer som har få mätbara resultat
• stödja enheterna i att ta vara på underlag som redan finns.

Analysera

Genomför analyser på huvudmannanivå och enhetsnivå, för att förstå hur och varför verksamhetens kvalitet ser ut som den gör. En god analys behöver innehålla två steg: att analysera resultat och att analysera orsaker.

Analysera resultat

Det finns många metoder att analysera resultat. Det kan ske genom att till exempel göra olika jämförelser. Er utgångspunkt är de underlag som visar på sådant som kunskapsresultat och resultat inom andra områden som följs upp. Det kan gälla trygghet och studiero, värdegrund och arbetet mot alla former av kränkande behandling.

Leta efter resultat som sticker ut och som ni vill förbättra genom att genomföra olika jämförelser, leta mönster, skillnader, likheter, samband och tendenser.

För huvudmannanivån kan det till exempel innebära att

• jämföra resultat inom olika målområden på övergripande nivå, till exempel över tid, med riket, och om det är relevant, mellan förskole- och skolenheter
• analysera barnens och elevernas utveckling mellan olika stadier, enheter och skolformer under och efter utbildningen
• leta mönster och gemensamma utmaningar för varje skolform.

För enhetsnivån kan det till exempel innebära att

• jämföra olika avdelningar, klasser, ämnen, program inom olika målområden i läroplanen inom den egna undervisningen eller enheten
• jämföra olika perspektiv inom målområdena, till exempel mellan barnens och elevernas samt personalens uppfattningar, eller mellan olika personalgrupper inom ett målområde
• undersöka tecken på både låg och hög kvalitet.

Granska och värdera era underlag kritiskt. Om något saknas, gå tillbaka till uppföljningen och komplettera.

Ni kan också identifiera variationer i resultat inom samma målområde men på olika håll i verksamheten. Du som rektor kan till exempel upptäcka att resultaten inom området ledning och stimulans visar tecken på hög kvalitet endast inom vissa avdelningar, årskurser, ämnen eller kurser. Du som arbetar med analys för en huvudman som har flera enheter kan på liknande sätt upptäcka variationer mellan enheterna, skolformerna eller som kan kopplas till övergångarna mellan skolformer.

Analysera orsaker

Orsaksanalysen gör ni på respektive nivå och ansvarsområde. Undersök möjliga orsaker till de resultat som ni har valt ut från er resultatanalys. Orsaksanalysen har till syfte att förstå era resultat och hjälpa er att prioritera de insatser som ni bedömer kommer ha störst nytta för att stärka undervisningens och utbildningens kvalitet.

Gå tillbaka till er nulägesbeskrivning och utgå ifrån hela det underlaget. Det innehåller beskrivningar om hur undervisningen och andra processer samt förutsättningar ser ut hos er. De här underlagen kan hjälpa er att förstå varför resultaten ser ut som de gör.

Gemensamt för orsaksanalysen på alla nivåer är att ni ska utgå ifrån orsaker som ni kan påverka. Ett undersökande förhållningssätt, er dokumentation och era underlag hjälper er med detta. Sträva också efter att åstadkomma rimliga förklaringar i stället för definitiva svar.

I er orsaksanalys inhämtar ni också kunskap och vidgar era perspektiv utifrån vetenskaplig grund och beprövad erfarenhet. Det ni upptäcker under arbetet kan leda till att ni reviderar orsaksanalysen.

Utveckla

Genom er uppföljning och analys har ni nu en bättre förståelse för utbildningens kvalitet och vad som behöver utvecklas. Nu ska ni utifrån det bestämma er för vilken eller vilka utvecklingsinsatser som ni behöver prioritera.

Prioritera utvecklingsinsatser

Det första ni ska göra efter er orsaksanalys är att prioritera utvecklingsinsatser. Prioriteringen är viktig för att avgränsa arbetet så att det blir rimligt i förhållande till de förutsättningar som finns. Undvik att sätta igång för mycket på samma gång, utan satsa på de insatser som ni bedömer kommer att göra mest nytta. Ta tillvara på tidigare insatser som ni tidigare har genomfört och dra lärdom av dem.

Planera utvecklingsinsatser

På både huvudmannanivå och enhetsnivå behöver ni fundera över om hela organisationen, eller bara delar av den, ska genomföra en viss insats. Vissa insatser kan vara viktiga för hela verksamheten för att skapa samsyn och helhet, medan andra insatser kan vara specifika för olika yrkesgrupper eller delar av verksamheten.

Insatsen kan delas upp och bestå av flera aktiviteter, som genomförs på olika håll i organisationen, men som tillsammans bidrar till helheten. De är viktigt att samordna dem, för att undvika för många aktiviteter eller dubbelarbete.

Sätt upp ett önskvärt läge

Efter prioritering av den eller de utvecklingsinsatser som ni tror kommer att göra störst nytta är det bra att sätta upp ett önskvärt läge. Det ska beskriva hur verksamheten och resultaten ska se ut när orsakerna är åtgärdade. Ta fram ett önskvärt läge på respektive nivå, tillsammans med dem som berörs av insatsen. Beskriv det önskvärda läget tydligt och enkelt så att det går att förstå och följa upp.

Genomför insatserna

Genomför era insatser utifrån planeringen. Följ arbetet med insatserna kontinuerligt och stäm av mot det önskvärda läget som ni har satt upp. Reflektera regelbundet över om era insatser leder till de förbättringar ni vill se och gör nödvändiga justeringar i ert arbete.