Del 3: Efter krisen

Att ta vara på erfarenheter efter en kris är viktigt för att lära sig att hantera kriser i framtiden. Genom att all personal får möjlighet att reflektera kring hanteringen får ledningen en ökad förståelse för hur verksamheten fungerat och hur den kan utvecklas.

Tydlighet och öppenhet kring utvärderingsarbetet under arbetets gång ökar förutsättningarna för att resultaten accepteras och kommer till användning inom verksamheten.

I den här delen finns ett antal övningar för ledningen att genomföra tillsammans med sin personal. Övningsledare är rektorn eller en person som rektorn utser. Övningarna fokuserar på att vidareutveckla er krisplanering utifrån de risker och sårbarheter som identifierats i faktisk kris eller övning.

Utgå från scenariot som ni använt i tidigare övning (del 2) eller en faktisk krissituation. Det är viktigt att eventuella brister som identifieras eller oro som uppstår i samband med övningarna hanteras av ledningen.

Övningar

Övning 1: Vidareutveckling av krisplan och krisplanering (tidsåtgång: cirka 1–1,5 timmar)

Genom att tydliggöra roller och ansvar vid en kris kan krisplaner bidra till att förbättra organisationens förmåga att hantera kriser. En krisplan ska med andra ord bidra till att öka medvetenheten om vem som gör vad i händelse av en kris. Det är i processen i att ta fram och sedan kontinuerligt revidera planen som berörda får möjlighet att befästa kunskap som sen blir till stor nytta vid en krissituation.

Övningsledaren leder samtalet och utsedd person dokumenterar.

Instruktioner

Övningsledaren går igenom krisplanen.

Var och en funderar tyst för sig själv utifrån sin roll:

• Har krisplanen varit tydlig, användbar och begriplig vid övningen eller i krissituationen?
• Saknas något i krisplanen?

Ta en runda där alla redogör kort för frågan.

Sammanfatta diskussionen och jämför med de rutiner vi har i krisplanen. Identifiera frågor som behöver utvecklas utifrån de rutiner vi har.

• Finns oro som behöver bemötas? I så fall hur?
  
• Hur tar ledningen arbetet vidare?

Bestäm nästa tillfälle för återkoppling.

Övning 2: Om kommunikation

Den här övningen behöver föregås av Övning 1: Vidareutveckling av krisplan och krisplanering.

Att ha en välfungerande kommunikation kan vara helt avgörande i en krissituation. Skolledningen ansvarar för kommunikationen internt och externt, att rätt information i rätt tid går till personal och elever samt till vårdnadshavare, media, myndigheter och till exempel närliggande skolor. Det är även viktigt att all personal känner till hur och om de förväntas kommunicera i en krissituation samt att alla har kunskap om kommunikationskanaler och rutiner.

Övningsledaren leder samtalet och utsedd person dokumenterar.

Instruktioner

Övningsledaren går igenom rutinerna som finns för kommunikation vid en krissituation.

Var och en funderar tyst för sig själv utifrån sin roll och utifrån den övning eller krissituation du varit med om:

• Vad fungerade bra och vad fungerade mindre bra med vår kommunikation?

Ta en runda där alla redogör kort för frågan.

Sammanfatta diskussionen och identifiera frågor som behöver utvecklas utifrån rutinerna i krisplanen.

• Finns oro som behöver bemötas? I så fall hur?
• Hur tar ledningen arbetet vidare?
  

Bestäm nästa tillfälle för återkoppling.

Övning 3: Analysera risker och sårbarheter som identifierats i faktisk kris eller övning

Att analysera risker och sårbarheten i verksamheterna ger ansvariga underlag för att planera arbetet med krisberedskap och krisplaner. Det bidrar också till att öka medvetenheten och kunskapen om hot, risker och sårbarhet, hos all personal. Det är en fördel om analysen är del av verksamhetens systematiska kvalitetsarbete.

Övningsledaren leder samtalet och utsedd person dokumenterar.

Instruktioner

Var och en funderar tyst för sig själv utifrån sin roll:

• Vilka risker har jag identifierat i vår verksamhet utifrån erfarenheter av övningen eller en krissituation?
• Utifrån erfarenheter av övningen eller en krissituation, vad tycker du är viktigt för att skapa en trygg och säker miljö?

Ta en runda där alla redogör kort för frågan.

Sammanfatta synpunkterna och jämför med de rutiner vi har i krisplanen.
Identifiera frågor som behöver utvecklas utifrån de rutiner vi har.

• Finns oro som behöver bemötas?
• I så fall hur?
• Hur tar ledningen arbetet vidare?
  

Bestäm nästa tillfälle för återkoppling.