Forum för informationsstandardisering i skolväsendet

Forumet för informationsstandardisering i skolväsendet (FFIS) leds av Skolverket och i styrgruppen ingår representanter från SKR och Swedish Edtech Industry. I forumets aktiviteter, utvecklingsforum och olika arbetsgrupper erbjuds företrädare för andra myndigheter, nationella organisationer av huvudmän, företrädare för enskilda huvudmän och leverantörer att delta.

FFIS arbetsgrupper 2021

FFIS (Forum för informationsstandardisering i skolväsendet) har genom sitt Utvecklingsforum i januari 2021 identifierat flertalet behov och utifrån det satt samman förslag på arbetsgrupper. Arbetsgrupperna finns förklarade nedan, indelade i sådana som bör aktiveras nu och sådana som är vilande. För att aktiveras krävs också att det finns intresse att bidra i arbetet.

FFIS organisation förutsätter olika intressenters engagemang i olika sammanhang. Utvecklingsforum är där behov identifieras, prioriteras och arbetsgrupperna är där behoven tydliggörs ytterligare, lösningar föreslås och eventuellt tas fram alternativt pekas på annan part (t.ex. om teknisk standard behövs). Arbetsgrupperna arbetar utifrån framtagna projektplaner och har en ansvarig som svarar för att rapportera arbetet till FFIS samordnande och vid behov till styrgrupp.

För varje arbetsgrupp ingår alltid en omvärldsbevakning kopplat till arbetsgruppens fokus samt att se över de termer och begrepp som är aktuella, till exempel om det finns vedertagna att använda. Arbetsgruppen ansvarar också för inspel till komplettering/revidering av den gemensamma standardlistningen där så är aktuellt.

Arbetsgrupper våren 2021 –
anmäl dig!

Nedan identifierade behov och arbetsgrupper med kort beskrivning. Notera att fokusbeskrivningarna endast är övergripande och att varje arbetsgrupp tar fram sin specifika projekt- och tidsplan, inklusive omvärldsbevakning av olika pågående projekt, beroenden etc.

Intresse att delta i arbetsgrupper sker till Peter Karlberg senast 5 mars 2021 . Ange gärna FFIS arbetsgrupp i rubriken.

Nr

Namn

Kort beskrivning

1

Implementering SS 12000:2020

Den tekniska standarden SS 12000:2020* är en omfattande standard som spänner över flera informationsområden i skolan (skoladministration, betygshantering, schemaläggning, närvarohantering och tjänstefördelning). Det är en överenskommelse om hur olika it-system ska kommunicera med varandra. Hur data ska överföras från ett system till ett annat.

Fokus för arbetsgruppen är att tydliggöra hur standarden kan appliceras och implementeras i stort samt inför digitala nationella prov och anslutningen till Skolverkets provtjänst. I arbetet ingår också att identifiera scenarier när en säkrare digital kommunikation behövs och vilka lösningar som finns (bl.a. som underlag till en eventuellt kommande arbetsgrupp Säker digital kommunikation – se under Vilande arbetsgrupper).

*SS 12000:2020 – Gränssnitt för informationsutbyte mellan verksamhetsprocesser i skolan, en standard framtagen av SIS TK450 och som kan hämtas kostnadsfritt[1]

2

Skolverkets grunddata

Hur Skolverket presenterar och tillgängliggör data är av stor vikt för skolans digitalisering. Det behövs bättre teknisk kvalitet på data som publiceras av Skolverket. Koder/ID och versionshantering är förutsättningar för att olika it-tjänster ska kunna utbyta information på ett modernt, mer säkert och effektivt sätt.

Fokus för arbetsgruppen är att identifiera de behov som finns samt ge stöd till Skolverket i utvecklingen av hur data kan tillgängliggöras och publiceras.

3

Myndighetsrapportering

Idag saknas en gemensam bild över de olika informationsflöden som finns mellan olika myndigheter och huvudmän. Informationsflöden som behöver identifieras dels för dels att säkra interoperabilitet och peka på de tekniska standarder som finns eller behövs och dels för att arbeta mer strategiskt och effektivt med data, minska den administrativa bördan.

Fokus för arbetsgruppen är att i steg 1 identifiera och beskriva de informationsflöden som finns mellan huvudmän och olika myndigheter, såsom CSN, SCB, Skolverket, UHR, Arbetsförmedlingen. Hur processer hos respektive myndighet ser ut för informationsflöden till/från huvudman.

4

Arkivering

Arkivering är en viktig del i informationsstandardiseringen. Hur, var och vilken data som ska arkiveras av vem, hur länge och i vilket format.

Fokus för arbetsgruppen: tydliggöra processer och flöden för arkivering, identifiera problem, hitta gemensamma nämnare, peka på de standarder som finns och vilka som eventuellt behövs för digital arkivering (e-arkiv). Ett exempel att utgå från kan vara digitala betygskataloger, hur de hanteras vid arkivering och slutarkivering.

5

Elev byter skola

När en elev byter skola ska viss information följa mer per automatik och annan efter överenskommelse. Informationen ska kunna hämtas/lämnas på ett säkert och effektivt sätt.

Fokus för arbetsgruppen: att fortsätta det arbete som initierats genom Vinnovastudien Standarder för datadrivna processer i skolan[2] och Inera. Identifiera juridiska frågetecken, var tekniska standarder finns eller saknas. I arbetet ingår också att identifiera scenarier när en säkrare digital kommunikation behövs och vilka lösningar som finns (bl.a. som underlag till en eventuellt kommande arbetsgrupp Säker digital kommunikation – se under Vilande arbetsgrupper).

6

Elevantagning

En effektivare och mer standardiserad hantering av elevers antagning till gymnasiet. Här finns en teknisk standard från SIS TK450/AG04 framtagen 2016, där man nu, enligt SIS rutiner, ska ta ställning till om den ska uppdateras. Remiss under tidig vår inkl remisseminarium. Även SIS TK450 EMIL-standard som revideras nu kan vara aktuell i sammanhanget.

Fokus för arbetsgruppen: bevaka och ta del av remissen. Börja arbeta med vilken information och eventuellt stöd som behövs framöver.

7

Orosanmälan

Processen och informationsflödet vid hantering av orosanmälan mellan skola och socialförvaltning innebär en hel del besvärlig lagstiftning att ta hänsyn till.

Fokus för arbetsgruppen: tydliggöra flödet, identifiera var problemen finns gällande såväl juridiska tolkningar som tekniska standarder, säker digital kommunikation etc.

Vilande arbetsgrupper

Identifierade behov och arbetsgrupper som är vilande tills vidare.

  • Säker digital kommunikation utifrån olika scenarier. Elev byter skola och känslig information behöver utbytas mellan systemen, myndighet ber annan myndighet om känslig information som behöver skickas säkert, huvudman A kontaktar huvudman B osv.
  • Digitala nationella prov. Projekt som pågår parallellt och där arbetsgrupp 1, Implementering av SS 12000:2020 blir en viktig del.
  • Informationsflöden
    • Kvalitetsledning
    • Ekonomi
    • Förskola, modersmålsundervisning och studiehandledning
    • Interna dataflöden och externa dataflöden
    • Stora och små dataflöden
  • Terminologi
    • Övergripande definitioner av begrepp och termer. Här har ett arbete initierats även av SIS TK450 och FFIS bjuds in.
    • Specifika termer och begrepp – här ingår det i varje grupps arbete att göra en omvärldsbevakning och se om och vilka termer som är vedertagna.
  • Vägledning:
    • Behovet av att någon samlar, dokumenterar och kommunicerar det som finns idag i form av standarder, och var det finns luckor. Standardlistningen[3] del av detta, där respektive arbetsgrupp ansvarar för inspel, komplettering.
  • Digitala läromedel/lärverktyg: här pågår ett standardiseringsarbete inom SIS TK450/AG06[4] för processen från att välja till att använda digitala resurser för lärande, där fokus är beställning, distribution, åtkomst och återrapportering, men där övriga behov identifieras och kan behöva landa i arbetsgrupper för FFIS

FFIS aktiviteter aviseras via en e-postlista. Ta kontakt med nedanstående medarbetare för att anmäla intresse.

För ytterligare information kontakta:
peter.karlberg@skolverket.se eller edin.nuhic@skolverket.se

Syfte och målsättning

Att främja interoperabilitet och möjliggöra ett säkert och effektivt informationsutbyte inom och mellan huvudmän samt mellan huvudmän och andra aktörer som myndigheter och leverantörer av digitala resurser. Syftet är också att undvika framtida inlåsningar i specifika teknologier eller leverantörer.

Målsättningen är att säkerställa att de standarder, rekommendationer och specifikationer som krävs för ett effektivt och säkert informationsutbyte inom skolväsendet existerar och i största möjliga utsträckning är öppna, kända och använda.

Att främja interoperabilitet och möjliggöra ett säkert och effektivt informationsutbyte inom och mellan huvudmän samt mellan huvudmän och andra aktörer som myndigheter och leverantörer av digitala resurser. Syftet är också att undvika framtida inlåsningar i specifika teknologier eller leverantörer.

Målsättningen är att säkerställa att de standarder, rekommendationer och specifikationer som krävs för ett effektivt och säkert informationsutbyte inom skolväsendet existerar och i största möjliga utsträckning är öppna, kända och använda.

Forumets uppdrag

  • Vara en arena för samordning av standardiseringsarbetet inom skolväsendet
  • Utveckla vägledningar och rekommendationer avseende val av standarder inom sektorn skolväsendet
  • Verka för att de standarder som rekommenderas i största möjliga utsträckning är öppna och internationella
  • Verka för att skolans huvudmän känner till och använder sig av rekommenderade standarder vid kravställningar och avrop
  • Bedriva kontinuerlig internationell omvärldsbevakning för identifiera existerande standarder samt områden där tillräcklig standardisering fortfarande saknas
  • Kontinuerligt informationsutbyte med huvudmän och skolor för att identifiera aktuella områden som bör prioriteras, samt identifiera kommande behov
  • Initiera standardiseringsarbete utifrån identifierade behov när sådana saknas
  • Kontinuerlig dialog och samarbete med branschorganisationer och leverantörer för att säkerställa att rekommendationer som ges är förankrade hos och kan uppfyllas av dessa
  • Verka för att skolväsendets sektorsspecifika arbete ska finnas med i regeringens standardiseringsstrategi
  • Efterhand samverka med nordiska och europeiska länder för att undersöka möjligheterna att ta fram gemensamma rekommendationer

  • Vara en arena för samordning av standardiseringsarbetet inom skolväsendet
  • Utveckla vägledningar och rekommendationer avseende val av standarder inom sektorn skolväsendet
  • Verka för att de standarder som rekommenderas i största möjliga utsträckning är öppna och internationella
  • Verka för att skolans huvudmän känner till och använder sig av rekommenderade standarder vid kravställningar och avrop
  • Bedriva kontinuerlig internationell omvärldsbevakning för identifiera existerande standarder samt områden där tillräcklig standardisering fortfarande saknas
  • Kontinuerligt informationsutbyte med huvudmän och skolor för att identifiera aktuella områden som bör prioriteras, samt identifiera kommande behov
  • Initiera standardiseringsarbete utifrån identifierade behov när sådana saknas
  • Kontinuerlig dialog och samarbete med branschorganisationer och leverantörer för att säkerställa att rekommendationer som ges är förankrade hos och kan uppfyllas av dessa
  • Verka för att skolväsendets sektorsspecifika arbete ska finnas med i regeringens standardiseringsstrategi
  • Efterhand samverka med nordiska och europeiska länder för att undersöka möjligheterna att ta fram gemensamma rekommendationer

Bakgrund

Inom skolväsendet sker att omfattande informationsutbyte. Då informationen ofta finns i flera olika system hos en huvudman kan det vara svårt att enkelt utbyta data mellan skolor inom en och samma huvudman liksom mellan skolor hos olika huvudmän. Detta gäller också den data som samlas in av myndigheter. Själva insamlandet av data kan också kompliceras av att samma eller likartad information behöver matas in ett flertal gånger. De system som används kan inte alltid kommunicera med varandra vilket leder till onödigt manuellt arbete. Det kan också leda till att den information som förs vidare har brister när det gäller kvaliteten. För lärare och annan personal i skolväsendet leder detta till ökad arbetsbörda.

För att kunna minska arbetsmängden och säkerställa effektiva informationsflöden behöver den aktuella informationen kvalitetssäkras bland annat genom enhetliga definitioner av begrepp. System som används som stöd i arbetet måste också fungera så att data bara behöver lämnas en gång. Därtill är det också nödvändigt att enhetligt kunna beskriva vilken information som ska medfölja vid stadieövergångar, byte av skola, ansökning till gymnasiet etc. Även informationslämnandet till nationell statistik skulle underlättas om informationen kan lämnas automatiskt direkt från huvudmannens system.

Standarder är en förutsättning för interoperabilitet samt för ett säkert och effektivt informationsutbyte. I skolväsendet kan det handla om standarder för metadata (som behövs för att beskriva något på ett enhetligt sätt). Det kan också handla om standarder för att rapportera resultat och kommunicera mellan olika system samt mellan system och digitalt innehåll (som till exempel ett läromedel). Därutöver kan det handla om standarder för att hantera sådant som elevinformation och inloggning.

I den nationella handlingsplanen för digitalisering av skolväsendet lyfts behovet av ett nationellt standardiseringsarbete som ger bättre förutsättningar för ett säkert och effektivt informationsutbyte såväl inom som mellan skolans huvudmän och med andra aktörer såsom myndigheter. Ett konkret initiativ som möter detta behov föreslås i planen : Initiativ 8: Samordning av standardiseringsarbetet inom skolväsendet .

Inom skolväsendet sker att omfattande informationsutbyte. Då informationen ofta finns i flera olika system hos en huvudman kan det vara svårt att enkelt utbyta data mellan skolor inom en och samma huvudman liksom mellan skolor hos olika huvudmän. Detta gäller också den data som samlas in av myndigheter. Själva insamlandet av data kan också kompliceras av att samma eller likartad information behöver matas in ett flertal gånger. De system som används kan inte alltid kommunicera med varandra vilket leder till onödigt manuellt arbete. Det kan också leda till att den information som förs vidare har brister när det gäller kvaliteten. För lärare och annan personal i skolväsendet leder detta till ökad arbetsbörda.

För att kunna minska arbetsmängden och säkerställa effektiva informationsflöden behöver den aktuella informationen kvalitetssäkras bland annat genom enhetliga definitioner av begrepp. System som används som stöd i arbetet måste också fungera så att data bara behöver lämnas en gång. Därtill är det också nödvändigt att enhetligt kunna beskriva vilken information som ska medfölja vid stadieövergångar, byte av skola, ansökning till gymnasiet etc. Även informationslämnandet till nationell statistik skulle underlättas om informationen kan lämnas automatiskt direkt från huvudmannens system.

Standarder är en förutsättning för interoperabilitet samt för ett säkert och effektivt informationsutbyte. I skolväsendet kan det handla om standarder för metadata (som behövs för att beskriva något på ett enhetligt sätt). Det kan också handla om standarder för att rapportera resultat och kommunicera mellan olika system samt mellan system och digitalt innehåll (som till exempel ett läromedel). Därutöver kan det handla om standarder för att hantera sådant som elevinformation och inloggning.

I den nationella handlingsplanen för digitalisering av skolväsendet lyfts behovet av ett nationellt standardiseringsarbete som ger bättre förutsättningar för ett säkert och effektivt informationsutbyte såväl inom som mellan skolans huvudmän och med andra aktörer såsom myndigheter. Ett konkret initiativ som möter detta behov föreslås i planen : Initiativ 8: Samordning av standardiseringsarbetet inom skolväsendet .

Arkiv

Utvecklingsforum

Den 27 januari kl. 13-16 skedde ett utvecklingsforum för att informera om FFIS arbete och för att diskutera prioriterade områden att arbeta vidare med under 2021. Syftet med mötet var också att etablera utvecklingsforumet och identifiera deltagare.

Agendan

  • Välkomna till dagens möte, syfte och presentationsrunda
  • Presentation av FFIS organisation, mål och syfte
  • Diskussion och inspel
  • Summering av arbetet 2020
  • Bruttolista och förslag kommande arbete
  • Diskussion och inspel

Mötet är för dig som är engagerad i standardfrågor på olika sätt i din organisation, som är insatt i frågorna, kan hjälpa till att prioritera aktuella områden och som eventuellt vill ingå i vårt utvecklingsforum framöver och i aktuella arbetsgrupper.

Under eftermiddagen presenterades FFIS delvis nya organisation och arbetssätt (bl.a. om just s.k. utvecklingsforum), en kort summering av arbetet under 2020 beskrevs samt gavs en nulägesbild av sådant som kan vara relevant för FFIS att arbeta vidare med.

Utvecklingsforum

Den 27 januari kl. 13-16 skedde ett utvecklingsforum för att informera om FFIS arbete och för att diskutera prioriterade områden att arbeta vidare med under 2021. Syftet med mötet var också att etablera utvecklingsforumet och identifiera deltagare.

Agendan

  • Välkomna till dagens möte, syfte och presentationsrunda
  • Presentation av FFIS organisation, mål och syfte
  • Diskussion och inspel
  • Summering av arbetet 2020
  • Bruttolista och förslag kommande arbete
  • Diskussion och inspel

Mötet är för dig som är engagerad i standardfrågor på olika sätt i din organisation, som är insatt i frågorna, kan hjälpa till att prioritera aktuella områden och som eventuellt vill ingå i vårt utvecklingsforum framöver och i aktuella arbetsgrupper.

Under eftermiddagen presenterades FFIS delvis nya organisation och arbetssätt (bl.a. om just s.k. utvecklingsforum), en kort summering av arbetet under 2020 beskrevs samt gavs en nulägesbild av sådant som kan vara relevant för FFIS att arbeta vidare med.

Senast uppdaterad 26 februari 2021