Forum för informationsstandardisering i skolväsendet

FFIS rekommendation till huvudmännen angående implementering av SS12000

I oktober 2021 fattade Skolverket beslut om att rekommendera standarden SS12000 Gränssnitt för informationsutbyte mellan verksamhetsprocesser i skolan för hela skolväsendet. Beslutet togs för att tillgodose önskemål från såväl huvudmän som leverantörer av system.

Inom FFIS bildades senare en arbetsgrupp kallad Implementering av SS12000 för att, i samverkan med både huvudmän och leverantörer, bidra till ett ökat användande av standarden.

Fördelar med standarden SS12000

De fördelar som identifierats, både för informationsutbyte mellan huvudmannens egna system och i informationssamverkan med andra, är att användandet av standarden:

• leder till mindre administration för lärare och därmed kan bidra till ökad likvärdighet i skolan
• ökar valmöjligheterna av lärresurser när både nationella och internationella leverantörer enklare kan erbjuda sina tjänster
• täcker hela databehovet i skolväsendet
• är kostnadseffektivt för huvudmän i längden
• minskar risken för inlåsningseffekter när huvudmän enklare kan byta system

Standardiserade utbyten kan även återanvändas i andra sammanhang, som i kommunikation med myndigheter.

Användandet av scenarier i standarden förenklar också upphandlingar då man kan peka på redan identifierade databehov.

FFIS rekommendationer vid implementering av SS12000

Rekommendationerna belyser hur arbetet kan utföras för att hålla en hög kvalitet och ska ses som vägledande – ett konkret och praktiknära stöd. Avsikten är inte att rekommendationerna ska vara heltäckande eller uttömmande.

Det är viktigt att huvudmännen har kontroll över sin information, det vill säga kontroll över vilket system som är källa för vilken information. System rekommenderas ha förmågan att utbyta information mellan varandra på ett standardiserat sätt.​

Leverantörer bör ha specifikationer som beskriver hur de datamängder de tillhandahåller och/eller har behov av motsvarar datamängderna i SS12000. Dessa specifikationer ska då beskriva sina gränssnitt i SS12000-termer.​

Det är viktigt att systemen kan tillhandahålla SS12000-baserade API:er för datautbytet.​

Det är viktigt att huvudmän ser till att kontroll av informationens kvalitet görs primärt i källan. Källsystemen måste kontinuerligt uppdateras så att informationen som de tillhandahåller är aktuell och korrekt enligt gällande regler.​

Huvudmännen rekommenderas att kravställa kompatibiliteten enligt ovan för sina framtida inköp samt kravställa att befintliga system och leverantörer implementerar API:er för SS12000.

• Vara en arena för samordning av standardiseringsarbetet inom skolväsendet
• Utveckla vägledningar och rekommendationer avseende val av standarder inom sektorn skolväsendet
• Verka för att de standarder som rekommenderas i största möjliga utsträckning är öppna och internationella
• Verka för att skolans huvudmän känner till och använder sig av rekommenderade standarder vid kravställningar och avrop
• Bedriva kontinuerlig internationell omvärldsbevakning för identifiera existerande standarder samt områden där tillräcklig standardisering fortfarande saknas
• Kontinuerligt informationsutbyte med huvudmän och skolor för att identifiera aktuella områden som bör prioriteras, samt identifiera kommande behov
• Initiera standardiseringsarbete utifrån identifierade behov när sådana saknas
• Kontinuerlig dialog och samarbete med branschorganisationer och leverantörer för att säkerställa att rekommendationer som ges är förankrade hos och kan uppfyllas av dessa
• Verka för att skolväsendets sektorsspecifika arbete ska finnas med i regeringens standardiseringsstrategi
• Efterhand samverka med nordiska och europeiska länder för att undersöka möjligheterna att ta fram gemensamma rekommendationer
• 
  

Inom skolväsendet sker ett omfattande informationsutbyte. Då informationen ofta finns i flera olika system hos en huvudman kan det vara svårt att enkelt utbyta data mellan skolor inom en och samma huvudman liksom mellan skolor hos olika huvudmän. Detta gäller också den data som samlas in av myndigheter. Själva insamlandet av data kan också kompliceras av att samma eller likartad information behöver matas in ett flertal gånger. De system som används kan inte alltid kommunicera med varandra vilket leder till onödigt manuellt arbete. Det kan också leda till att den information som förs vidare har brister när det gäller kvaliteten. För lärare och annan personal i skolväsendet leder detta till ökad arbetsbörda.

För att kunna minska arbetsmängden och säkerställa effektiva informationsflöden behöver den aktuella informationen kvalitetssäkras bland annat genom enhetliga definitioner av begrepp. System som används som stöd i arbetet måste också fungera så att data endast behöver lämnas en gång. Därtill är det nödvändigt att enhetligt kunna beskriva vilken information som ska medfölja vid exempelvis stadieövergångar, byte av skola och ansökning till gymnasieskola. Även informationslämnandet till nationell statistik skulle underlättas om informationen kan lämnas automatiskt direkt från huvudmannens system.

Standarder är en förutsättning för interoperabilitet samt för ett säkert och effektivt informationsutbyte. I skolväsendet kan det handla om standarder för metadata (som behövs för att beskriva något på ett enhetligt sätt). Det kan också handla om standarder för att rapportera resultat och kommunicera mellan olika system samt mellan system och digitalt innehåll (som till exempel ett läromedel). Därutöver kan det handla om standarder för att hantera sådant som elevinformation och inloggning.

I den nationella handlingsplanen för digitalisering av skolväsendet lyfts behovet av ett nationellt standardiseringsarbete som ger bättre förutsättningar för ett säkert och effektivt informationsutbyte såväl inom som mellan skolans huvudmän och med andra aktörer såsom myndigheter. Ett konkret initiativ som möter detta behov föreslås i planen: Initiativ 8: Samordning av standardiseringsarbetet inom skolväsendet .

Utvecklingsforum

Utvecklingsforum FFIS fredag 13 maj 2022

Skolverket välkomnade till utvecklingsforum inom ramen för FFIS. Övergripande tema var hinder för informationsöverföring.

Program

1. Inledning (ev. ac VU)
2. Rapportering från arbetsgrupperna
3. Inspiration: Skolverkets testbänk för försöksverksamheten med digitala nationella prov
4. Paus 5 min
5. Inför gruppdiskussion: Vilka hinder finns för informationsöverföring mellan myndigheter, organisationer och verksamheter? Vilka lösningar finns eller borde finnas?
6. Gruppdiskussion
7. Paus 15 min
8. Gruppredovisning och reflektion
9. Summering

Utvecklingsforum FFIS 27 januari 2021

Den 27 januari 2021 arrangerades ett utvecklingsforum för att informera om FFIS arbete och för att diskutera prioriterade områden att arbeta vidare med under 2021. Syftet med mötet var också att etablera utvecklingsforumet och identifiera deltagare.

Agendan för mötet 210127

1. Välkomna till dagens möte, syfte och presentationsrunda
2. Presentation av FFIS organisation, mål och syfte
3. Diskussion och inspel
4. Summering av arbetet 2020
5. Bruttolista och förslag kommande arbete
6. Diskussion och inspel

Mötet var för de som är engagerade i standardfrågor på olika sätt i sin organisation, som är insatt i frågorna, kan hjälpa till att prioritera aktuella områden och som eventuellt vill ingå i Skolverkets utvecklingsforum framöver och i aktuella arbetsgrupper.

Under eftermiddagen presenterades FFIS delvis nya organisation och arbetssätt (bland annat om just så kallade utvecklingsforum), en kort summering av arbetet under 2020 beskrevs och det gavs en nulägesbild av sådant som kan vara relevant för FFIS att arbeta vidare med.

Utvecklingsforum den 30 november 2021

Den 30 november genomfördes årets andra utvecklingsforum. Under utvecklingsforumet redovisade arbetsgrupperna hur långt de kommit och diskuterade det fortsatta arbetet.

Arbetsgrupper och koordinatorer

Arbetet var igång i flera arbetsgrupper Länk till annan webbplats.. Arbetsgruppen för Skolverkets grunddata hade startats men avvaktade ny koordinator.

• Implementering av standarden SS12000:2020 – Edin Nuhic
• Skolverkets grunddata – vakant
• Myndighetsrapportering inklusive elevantagning – Peter Karlberg
• Elev byter skola – Börje Shameti Lewin
• Arkivering – Richard Walls