Så här använder du e-tjänsten för statsbidrag

Första gången man ska ansöka via e-tjänsten behöver förberedelser göras för att ni ska kunna få ett användarkonto att logga in i e-tjänsten med. Sista datum för förberedelser är satta för att Skolverket ska kunna handlägga de förberedelserna som krävs i tid. Nedan tidsgränser gäller för organisationer som inte har sökt statsbidrag via e-tjänsten förut.

Om ni kontaktar Skolverket efter senast datum för förberedelser går det ändå att ansöka men det behöver göras på annat sätt än via e-tjänsten. Ni kommer däremot att behöva registrera er verksamhet oavsett för att er ansökan ska kunna handläggas. Mejla i så fall till bidragets mejladress. E-postadress finns på bidragets webbsida. Du hittar alla webbsidor för statsbidrag här:

Hitta och välj statsbidrag

Ombud

Varje huvudman måste ha ett ombud för e-tjänsten. Ombudet har mandat att skriva under ansökningar och avtal. Det är vanligen en förvaltningschef, skolchef, vd eller ordförande. Annan person kan också vara ombud men detta ska då styrkas med delegationsordning, protokollsutdrag eller fullmakt. I kontaktformuläret till vår support hittar du ytterligare instruktioner för vilket underlag som behövs i just ert fall och en mall för fullmakter under rubriken Bli eller byta ombud. Ombudet godkänns av Skolverket och är ansvarig för alla bidrag som hanteras via e-tjänsten samt för organisationens övriga användare

Ombudet kan

• bjuda in användare och godkänna behörigheter till alla bidrag
• lämna uppgifter i alla ansökningar, begära utbetalningar och lämna redovisningar
• se och ändra allas uppgifter i ansökan, begäran om utbetalning och redovisningar.
• skicka in alla ansökningar, begäran om utbetalning och redovisningar.

Uppgiftssamordnare

Behörigheten är knuten till ett specifikt statsbidrag. En användare kan få behörigheten uppgiftssamordnare till flera statsbidrag. Uppgiftssamordnare kan vara någon som finns centralt i organisationen och som har ansvar för att samordna en bidragsansökan.

Uppgiftssamordnaren kan

• bjuda in och godkänna uppgiftslämnare
• lämna uppgifter i en ansökan, begäran om utbetalning och redovisning
• göra kompletteringar
• se och ändra allas uppgifter i statsbidragets ansökan, begäran om utbetalning och redovisning
• se beslut.

Uppgiftssamordnaren kan inte

• skicka in ansökningar, begäran om utbetalning och redovisningar
• se alla statsbidrag som organisationen har tillgång till.

Uppgiftslämnare

Behörigheten är knuten till ett specifikt statsbidrag. En användare kan få behörigheten uppgiftslämnare till ett flertal statsbidrag.

Det är endast i statsbidrag som har listor där uppgifter om till exempel skolenheter, lärare eller elever som det kan vara bra att ha användare med behörigheten uppgiftslämnare. Det gäller till exempel i statsbidragen för lärarlönelyftet och karriärtjänster. I bidrag där inga listor ska anges fyller behörigheten ingen funktion.

Uppgiftslämnaren kan

• lämna uppgifter som förekommer i listor, det kan vara listor över skolenheter, lärare eller elever
• bara se och ändra de uppgifter de själva har lämnat.

Uppgiftslämnaren kan inte

• påbörja ett ärende
• fylla i uppgifter som förekommer i kalkyler, till exempel budget, kostnadsredovisning eller enkätfrågor
• skicka in ansökningar, begäran om utbetalning och redovisning
• se beslut
• se alla statsbidrag som organisationen har tillgång till.

Du som är användare med behörigheten ombud, representant och uppgiftssamordnare kan bjuda in nya användare. Men det går bara att ge en lägre behörighetsgrad till en ny användare. Om du är uppgiftssamordnare för ett visst bidrag kan du till exempel bjuda in en användare som uppgiftslämnare för det bidraget, men inte som uppgiftssamordnare.

Gör så här:

1. Logga in i e-tjänsten och klicka på organisationens namn högst upp på sidan, därefter på Administrera användare.
2. Klicka på Lägg till & ta bort behörigheter.
3. Välj ett bidrag i rullisten. Klicka på Lägg till under den behörighet som du önskar ge den nya användaren.
4. Skriv in e-postadressen till den person du vill bjuda in och klicka på Bjud in.
5. Personen som du har bjudit in får ett mejl med instruktioner för att registrera sina personuppgifter inom två veckor. Hen kan då välja att komplettera sitt användarkonto för bedömningsportalen och därmed använda samma inloggningsuppgifter för de båda e-tjänsterna. Har personen sedan tidigare ett konto för e-tjänsten för annan organisation kan hen också använda detta konto.
6. Du får sedan ett mejl om att godkänna ansökan om att bli användare. Det måste du göra inom två veckor.
7. Logga in i e-tjänsten och klicka på organisationens namn högst upp på sidan, därefter på Administrera användare.
8. Klicka på Godkänn & avslå användare.
9. Klicka på den person du vill godkänna (namnet ska bli markerat) och klicka därefter på godkänn. Nu kan den nya användaren logga in i e-tjänsten med Mobilt BankID eller med hjälp av inloggningsmatrisen.

Bra att veta

• Informera de kollegor du planerar att bjuda in till e-tjänsten, så att de vet vad som är på gång.
• Som representant har du behörighet för alla bidrag som din organisation har rätt att söka, och ska enbart bjudas in en gång med denna behörighet.
• När du bjuder in en person kan du bara göra det i ett bidrag, därefter måste registreringen slutföras innan du kan ge personen behörighet i ytterligare bidrag.
• Du måste registrera uppgifter och godkänna registreringen inom två veckor. Annars behöver du göra om hela proceduren med inbjudan och ansökan.
• Om den du bjuder in inte får något mejl, titta i e-postens skräpkorg. I andra hand kan du se efter om adressen no-reply@skolverket.se är blockerad i er mejlservers inställningar.
• När en ny användare har blivit godkänt får hen ett mejl med inloggningsuppgifter och en länk för att skriva ut sin inloggningsmatris. Länken till matrisen kan bara användas en gång, sedan är den förbrukad. Kontakta den som bjudit in dig om du behöver en ny inloggningsmatris. Du kan alltid logga in med Mobilt BankID i stället för med matrisen.

Om du vill veta

• Hur man fördelar behörighet till flera bidrag
• Hur man ger en befintlig användare högre behörighet i befintligt bidrag
• Hur man ger behörighet till en person som ska ha åtkomst till flera olika organisationer

Besök då in vår frågebank

Vanliga frågor och svar om att hantera användarkonton

Om ni behöver byta ombud

Om ni redan har ett ombud i e-tjänsten och behöver byta ska befintligt ombud själv meddela Skolverket när hen inte längre ska vara ombud samt vem som ska ta över. Vi överför i normalfallet den befintliga inloggningsdosan till det nya ombudet, vill du ha en ny dosa måste du begära detta via formuläret nedan.

Kontakta e-tjänsten för statsbidrag

För att kunna logga in måste du ha ett användarkonto.

Läs mer om detta under avsnittet Användarkonton och behörigheter.

Alla användare kan logga in med Mobilt BankID.

Om du har behörigheten ombud kan du även logga in med en inloggningsdosa tillsammans med användarnamn och lösenord om du valde en sådan när du fick ditt konto.

Om du har någon annan behörighet kan du logga in med en inloggningsmatris tillsammans med användarnamn och lösenord om du valde en sådan när du fick ditt konto.

Om du redan är användare av e-tjänsten, men glömt bort dina inloggningsuppgifter kan du få hjälp här:

Glömt mitt användarnamn
Glömt mitt lösenord

Om du inte får något mejl, ta hjälp av en kollega att kontrollera att den mejladress som är registrerad stämmer. Du kan också titta i e-postens skräpkorg.

Om du har Mobilt BankID kan du logga in med det i stället.

Om du inte vill använda Mobilt BankID och behöver en ny dosa kan du kontakta vår support.

Kontakta supporten för e-tjänsten

Vänd dig till en användare i din organisation som har högre behörighet än du.

Ombud, representant eller uppgiftssamordnare kan skicka ut en ny matris till alla användare som har en lägre behörighet än den de själva har.

Så här gör du för att skicka ut en ny matris till en kollega:

• Logga in i e-tjänsten för statsbidrag
• Tryck på organisationens namn högst upp till höger på sidan
• Tryck på Administrera användare längst ner i rutan som dyker upp
• Gå in på fliken Hantera användarkonton
• Välj berörd användare, markera den och klicka på Skicka ny inloggningsmatris

Användaren kommer nu att få ett mejl med en länk till en ny matris. Spara ner eller skriv ut matrisen eftersom länken bara är giltig vid ett tillfälle.

Efter att du registrerat dina personuppgifter måste du bli godkänd av den som bjöd in dig.

Du måste bli godkänd av den som bjöd in dig inom 14 dagar efter det att du registrerat dina uppgifter. Annars behöver du bli inbjuden på nytt.

Lägg till eller bli ny användare

Om du tappat bort din säkerhetskod ska du kontakta din bank. Andra problem med ditt Mobila BankID kan du få hjälp med på supportsidan:

Support för Mobilt BankID

Du kan använda dina inloggningsuppgifter för bedömningsportalen om du begär det när du registrerar dina personuppgifter. Det kan du alltså göra efter att din kollega bjuder in dig som användare till e-tjänsten.

När du får ett första e-postmeddelande om e-tjänsten ska du registrera dina personliga uppgifter. Om du vill använda dina uppgifter för bedömningsportalen klickar du i Ja, jag vill komplettera med uppgifter för att bli behörig i e-tjänsten. Sedan loggar du in med dina befintliga användaruppgifter.

Det här är det enda tillfälle då du kan göra det här valet.

En bekräftelse med ärendets diarienummer skickas via e-post till den som skickat in ärendet samt den eller de kontaktpersoner som angetts i ärendet. Om du inte fått en bekräftelse ett par timmar efter att du skickat in ärendet är det viktigt att du kontaktar Skolverket för att se till att ärendet har kommit in till oss. Då kan vi kontrollera om vi har tagit emot ditt ärende.

Börja med att kontrollera om någon annan användare med behörighet som representant eller ombud kan skicka in ärendet. Läs också frågan Vad kan jag börja med att kontrollera själv när jag har problem med e-tjänsten e-tjänst för statsbidrag? under tekniska krav och felmeddelanden.

Om detta inte hjälper kan du i vissa fall få inkomma med en sen ansökan, det beror på vilka villkor som anges för ansökningsförfarandet i förordning eller föreskrift. Grundregeln är att

• du ska kunna bevisa att skälet till sen ansökan beror på tekniskt fel i Skolverkets e-tjänst. Inloggningsproblem som beror på fel behörighet, inkorrekta inloggningsuppgifter eller handhavandefel räknas inte som tillräckligt skäl för att inkomma med sen ansökan.

Det bästa sättet för dig att kunna styrka att du har haft tekniska problem är att ta en skärmdump där felet uppstår samt vad du gjorde precis före det att felet uppstod (om du kan upprepa steget innan felet uppkom).

• det är din skyldighet meddela att du har haft problem med att skicka in ärendet via mejl innan bidragets sista ansökningsdatum.

Nej, en organisation får bara ha ett ombud. Du kan i stället lägga till din kollega som representant om du vill att hen ska ha tillgång till alla statsbidrag.

Läs mer om behörigheten representant

Om ni behöver byta ombud

Det här gäller dig som ska vara representant, uppgiftssamordnare eller uppgiftslämnare

1. En behörig användare i den organisation du behöver behörighet för bjuder in dig som användare.
2. Du får ett mejl med en registreringslänk. Klicka på länken.
3. I registreringsformuläret får du frågan om du redan har ett användarkonto. Svara Ja, jag vill komplettera.
4. Logga in.
5. Komplettera registreringen med relevanta uppgifter och skicka in.
6. Den som bjöd in dig till den nya organisationen behöver nu godkänna din registrering. Efter det är allt klart. När du loggar in kan du nu välja vilken organisation du vill företräda.

Om du vill bli ombud för ytterligare organisation gör du så här:

• Kontakta supporten för e-tjänst statsbidrag.
• Supporten skickar dig instruktioner om hur du ansöker.
• I ansökan ska du ange samma e-postadress som du har på ditt befintliga konto.
• När din ansökan är godkänd får du ett mejl. När du loggar in kan du nu välja vilken organisation du vill företräda.

Om personen ska ges behörighet som representant

1. Logga in i e-tjänsten och klicka på organisationens namn högst upp på sidan, därefter på Administrera användare.
2. Klicka på Lägg till & ta bort behörigheter.
3. Välj ett bidrag i rullisten som användaren inte har tillgång till idag. Klicka på Lägg till under rutan representant
4. Välj fliken Befintlig användare och markera personen i listan med namn. Klicka på Lägg till. Användaren får då en bekräftelse på att hen har fått en annan behörighet. Behörigheten som uppgiftssamordnare eller uppgiftslämnare försvinner automatiskt

När du lägger till en ny användare ska du först lägga till dem på ett bidrag även om de ska ha behörighet för flera. Användaren behöver sedan slutföra processen för att bli användare innan du kan lägga till behörighet för fler bidrag.

Så gör du för att en person ska få flera behörigheter

Felmeddelandet innebär att användaren redan har fått en inbjudan inom en 14-dagarsperiod och därför inte kan bjudas in på nytt. Funktionen finns till för att förhindra att det skapas dubbla konton.

Du som är användare med behörigheten ombud, representant eller uppgiftssamordnare kan bjuda in nya användare och ta bort gamla användare. Men det går bara att ta bort en användare med lägre behörighetsgrad än den man själv har. Om du är uppgiftssamordnare kan du till exempel ta bort en användare som har behörighet som uppgiftslämnare, men du kan inte ta bort en användare som har behörigheten uppgiftssamordnare eller representant.

Gör så här

1. Logga in i e-tjänsten och klicka på organisationens namn högst upp på sidan. Klicka sedan på Administrera användare.
2. Klicka på Lägg till & ta bort behörigheter.
3. Välj det bidrag som användaren har behörighet till i rullistan. Hitta personen som du vill ta bort under rätt behörighetskategori och markera personen. Tryck sedan på knappen Ta bort markerade behörigheter. Personen har nu inte behörighet till det bidraget.
4. När personens alla behörigheter har tagits bort försvinner användarkontot.

Bra att veta

• Om personen har behörighet som uppgiftssamordnare eller uppgiftslämnare till flera bidrag behöver behörigheten tas bort från vart och ett av bidragen för att användarkontot ska avslutas.
• Klicka på Hantera användarkonton för att se alla behörigheter som personen har.

Det finns flera saker du själv kan börja med att testa om du upplever problem med e-tjänsten.

1. Klicka på Logga ut och logga därefter in på nytt.
2. Starta om datorn.
3. Se till att du använder rätt webbläsare

Du måste ha en av dessa webbläsare när du använder e-tjänsten

• Firefox: 58.0 eller nyare (rekommenderas)
• Chrome: 70.0 eller nyare
• Internet Explorer: 10.0 eller nyare
• Safari: 9.0 eller nyare

Om du har testat med en av dessa webbläsare och det inte hjälper rekommenderar vi att du testar med en annan av ovan nämnda webbläsare.

4. Se till att din dator klarar de tekniska kraven för att kunna använda e-tjänsten

För att använda e-tjänsten måste din webbläsare ha samma så kallade systemtyp (64/32 bit) som datorn. Din webbläsare måste också tillåta javascript.

E-tjänsten är inte anpassad för att användas av mobila enheter, det vill säga mobiltelefoner och surfplattor. E-tjänsten kan funka med dessa enheter men det är inget vi kan garantera och inget vi kan lämna support på om du får problem. Använder du en mobil enhet och får problem behöver du testa med en laptop eller stationär dator istället. Om du ändå har tekniska problem rekommenderar vi att du testar en annan webbläsare.

5. Rensa cacheminnet i din webbläsare.

Om du inte vet hur man rensar cacheminnet hittar du hjälp i vår lathund.

Så rensar du cacheminnet i de vanligaste webbläsarna. (pdf, 163 kB)

6. Om du har möjlighet, se efter om en kollega som har ett konto upplever samma problem.

7. Om du upplever problem med Excel-blanketterna

För att använda de blanketter Skolverket tillhandahåller i vissa bidrag behöver du använda Microsoft Office 2007 eller senare. Du måste också se till att filen sparas i filformaten .xlsx eller .xls.

1. Det här felet kan uppstå när länken om att registrera dina uppgifter i mejlet om att du har blivit inbjuden till e-tjänsten har blivit ogiltig. Länken fungerar bara vid ett tillfälle och under 14 dagar. Be då om en ny inbjudan om att bli användare från den person som bjöd in dig förra gången.

2. Det här felet kan också uppstå om du har blivit inbjuden till en organisation där du redan är godkänd som användare. I så fall kan du bortse från inbjudan. Om du ska ha ytterligare behörigheter ska du ta kontakt med den person som bjöd in dig.
Hur tilldelar jag en person flera behörigheter?

3. Det här felet kan också uppstå om du har registrerat ett användarkonto till e-tjänst för statsbidrag, men ännu inte blivit godkänd av den person som bjöd in dig. Påminn i så fall hen om att godkänna dig som användare.

Begär ett nytt lösenord genom att klicka på Glömt lösenord. Då får du ett mejl om hur du byter lösenord till den adress du registrerat i e-tjänsten.

Glömt lösenord

Om felmeddelandet ändå är kvar när du loggar in med ditt nya lösenord använder du troligtvis fel användarnamn. Klicka då på Glömt användarnamn. Då får du ett mejl med ditt användarnamn.

Glömt användarnamn

Loggar du in på rätt sätt?

Dosan kan bara användas av ombud. Matrisen kan bara användas av representant, uppgiftssamordnare och uppgiftslämnare. Alla användare kan logga in med Mobilt BankID.

Har du dubbla konton?

Om du har mer än ett användarnamn går det inte gå att byta lösenord som vanligt.

Be i så fall ditt ombud att ta bort din behörighet till alla organisationer utom en och att sedan bjuda in dig på nytt. När du registrerar dig igen ska du välja alternativet Ja, jag vill komplettera mina uppgifter.

Det här felet kan dyka upp av ett flertal olika anledningar. Börja med att kontrollera att du använder en av de godkända webbläsarna för e-tjänsten. Hjälper inte detta så testa att använda en annan dator. Hjälper inte heller detta så pröva igen vid ett senare tillfälle, det kan vara en tillfällig störning.