Så här använder du e-tjänsten för statsbidrag

Första gången man ska ansöka via e-tjänsten behöver förberedelser göras för att ni ska kunna få ett användarkonto att logga in i e-tjänsten med. Sista datum för förberedelser är satta för att Skolverket ska kunna handlägga de förberedelserna som krävs i tid. Nedan tidsgränser gäller för organisationer som inte har sökt statsbidrag via e-tjänsten förut. Om ni är osäkra på om er organisation redan har registrerats så kontakta supporten.

Om ni kontaktar Skolverket efter senast datum för förberedelser går det ändå att ansöka men det behöver göras på annat sätt än via e-tjänsten. Ni kommer däremot att behöva registrera er verksamhet oavsett för att er ansökan ska kunna handläggas. Mejla i så fall till bidragets mejladress. E-postadress finns på bidragets webbsida. Du hittar alla webbsidor för statsbidrag här:

Hitta och välj statsbidrag

Översikt vad behörigheterna kan göra

Här får du en överblick över vad personer med olika behörigheter i e-tjänsten kan göra.

Varje organisation som vill söka statsbidrag från Skolverket måste ha ett ombud för e-tjänsten. Ombudet godkänns av Skolverket och är ansvarig för alla bidrag som hanteras via e-tjänsten samt för organisationens övriga användare. Ombudet har mandat att skriva under ansökningar och avtal. Det är vanligen en förvaltningschef, skolchef, vd eller ordförande. Annan person kan också vara ombud men detta ska då styrkas med delegationsordning, protokollsutdrag eller fullmakt. I kontaktformuläret till vår support hittar du ytterligare instruktioner för vilket underlag som behövs i just ert fall och en mall för fullmakter.

Ombudet kan

• bjuda in användare och godkänna behörigheter till alla bidrag
• lämna uppgifter i alla ansökningar, begära utbetalningar och lämna redovisningar
• se och ändra allas uppgifter i ansökan, begäran om utbetalning och redovisningar.
• skicka in alla ansökningar, begäran om utbetalning och redovisningar.

Representanten har tillgång till alla statsbidrag som organisationen kan söka. Representanten är någon som har beslutanderätt och rätt att företräda organisationen, till exempel en rektor eller chef inom förvaltningen.

Representanten kan

• bjuda in användare och godkänna behörigheter till alla bidrag
• lämna uppgifter i alla ansökningar, begäran om utbetalning och redovisningar
• se och ändra allas uppgifter i statsbidragets ansökan, begäran om utbetalning och redovisning
• skicka in alla ärenden.

Representanten kan inte

• bjuda in, godkänna eller ta bort representanter.

Behörigheten är knuten till ett specifikt statsbidrag. En användare kan få behörigheten uppgiftssamordnare till flera statsbidrag. Uppgiftssamordnare kan vara någon som finns centralt i organisationen och som har ansvar för att samordna en bidragsansökan.

Uppgiftssamordnaren kan

• bjuda in och godkänna uppgiftslämnare
• lämna uppgifter i en ansökan, begäran om utbetalning och redovisning
• göra kompletteringar
• se och ändra allas uppgifter i statsbidragets ansökan, begäran om utbetalning och redovisning
• se beslut.

Uppgiftssamordnaren kan inte

• skicka in ansökningar, begäran om utbetalning och redovisningar
• se alla statsbidrag som organisationen har tillgång till.

Behörigheten är knuten till ett specifikt statsbidrag. En användare kan få behörigheten uppgiftslämnare till ett flertal statsbidrag.

Det är endast i statsbidrag som har listor med uppgifter om till exempel skolenheter, lärare eller elever som det kan vara bra att ha användare med behörigheten uppgiftslämnare. Det gäller till exempel i statsbidragen för lärarlönelyftet och karriärtjänster. I bidrag där inga listor ska fyllas i finns det ingen funktion med behörigheten.

Uppgiftslämnaren kan

• lämna uppgifter som förekommer i listor i ansökningar och rekvisitioner, det kan vara listor över skolenheter, lärare eller elever
• bara se och ändra de uppgifter de själva har lämnat.

Uppgiftslämnaren kan inte

• påbörja ett ärende
• fylla i uppgifter som förekommer i kalkyler, till exempel budget, kostnadsredovisning eller enkätfrågor
• fylla i listor i redovisningar
• skicka in ansökningar, rekvisitioner och redovisningar
• se beslut
• se alla statsbidrag som organisationen har tillgång till.

Steg 1. Du som redan är användare

1. Logga in i e-tjänsten och klicka på organisationens namn högst upp på sidan, klicka därefter på Administrera användare.
2. Klicka på Lägg till & ta bort behörigheter.
3. Välj ett bidrag i rullisten.
4. Klicka på Lägg till under den behörighet som du önskar ge den nya användaren.
5. Skriv in e-postadressen till den person du vill bjuda in och klicka på Bjud in.

Steg 2. Du som ska bli användare

Du ska nu ha fått ett mejl med en länk för att registrera dina personuppgifter. Du måste göra det inom 14 dagar.

1. Öppna länken i webbläsaren Chrome eller Firefox.
2. Du får nu en möjlighet att återanvända ett befintligt konto i e-tjänsten. Om du redan har ett konto i e-tjänsten för statsbidrag behöver du välja Ja, jag vill komplettera med uppgifter för att bli behörig i e-tjänsten och logga in.
3. Fyll i dina personuppgifter och skicka in.

Steg 3. Du som redan är användare

När användaren har registrerat sina personuppgifter får du ett mejl om att godkänna ansökan om att bli användare. Det måste du göra inom två veckor.

1. Logga in i e-tjänsten och klicka på organisationens namn högst upp på sidan, därefter på Administrera användare.
2. Klicka på Godkänn & avslå användare.
3. Klicka på den person du vill godkänna (namnet ska bli markerat) och klicka därefter på godkänn. Nu kan den nya användaren logga in i e-tjänsten med Mobilt BankID eller med hjälp av inloggningsmatrisen.

För att kunna logga in måste du ha ett användarkonto. Läs mer om detta under avsnittet Användarkonton och behörigheter.

Alla användare kan logga in med Mobilt BankID.

Om du har behörigheten ombud kan du även logga in med en inloggningsdosa tillsammans med användarnamn och lösenord om du valde en sådan när du fick ditt konto.

Om du har någon annan behörighet kan du logga in med en inloggningsmatris tillsammans med användarnamn och lösenord om du valde en sådan när du fick ditt konto.

Om du redan är användare av e-tjänsten men glömt bort dina inloggningsuppgifter kan du få hjälp här:

Glömt mitt användarnamn
Glömt mitt lösenord

Om du inte får något mejl, ta hjälp av en kollega att kontrollera att den mejladress som är registrerad stämmer. Du kan också titta i e-postens skräpkorg.

Om du har Mobilt BankID kan du logga in med det i stället.

Om du inte vill använda Mobilt BankID och behöver en ny dosa kan du kontakta vår support.

Kontakta e-tjänsten för statsbidrag

Vänd dig till en användare i din organisation som har högre behörighet än du.

Ombud, representant eller uppgiftssamordnare kan skicka ut en ny matris till alla användare som har en lägre behörighet än den de själva har.

Gör så här:

• Logga in i e-tjänsten och klicka på organisationens namn högst upp på sidan. Klicka därefter på Administrera användare.
• Klicka på Hantera användarkonton.
• Välj berörd användare. Markera namnet på personen.
• Klicka på Skicka ny inloggningsmatris.
  

Användaren kommer nu att få ett mejl med en länk till en ny matris. Spara ner eller skriv ut matrisen eftersom länken bara är giltig vid ett tillfälle.

Om du har tappat bort din säkerhetskod ska du kontakta din bank. Andra problem med ditt Mobila BankID kan du få hjälp med på supportsidan:

Support för Mobilt BankID

Begär ett nytt lösenord genom att klicka på Glömt lösenord. Då får du ett mejl om hur du byter lösenord till den adress du registrerat i e-tjänsten.

Glömt lösenord

Om felmeddelandet ändå är kvar när du loggar in med ditt nya lösenord använder du troligtvis fel användarnamn. Klicka då på Glömt användarnamn. Då får du ett mejl med ditt användarnamn.

Glömt användarnamn

Om inte heller detta hjälper, se nedan

Loggar du in på rätt sätt?

Dosan kan bara användas av ombud. Matrisen kan bara användas av representant, uppgiftssamordnare och uppgiftslämnare. Alla användare kan logga in med Mobilt BankID.

Har du dubbla konton?

Om du har mer än ett konto (användarnamn) i e-tjänsten går det inte att byta lösenord som vanligt.

Följ sedan instruktionerna i följande FAQ-svar:

Hur ger jag en person behörighet i flera bidrag?/Hur ger jag behörighet till en person som redan är användare?

eller om det avser en ny organisation:

Jag är redan användare för en organisation och behöver bli behörig i en annan organisation. Hur gör jag?

Börja med att kontrollera om någon annan användare med behörighet som representant eller ombud kan skicka in ärendet.

Läs också frågan:

Vad kan jag börja med att kontrollera själv när jag har problem med e-tjänsten e-tjänst för statsbidrag?

Om detta inte hjälper kan du i vissa fall få skicka in en sen ansökan. Det beror på vilka villkor som finns för ansökningsförfarandet i förordning eller föreskrift. Grundregeln är följande:

• Du ska kunna bevisa att skälet till sen ansökan beror på tekniskt fel i Skolverkets e-tjänst. Inloggningsproblem som beror på fel behörighet, inkorrekta inloggningsuppgifter eller handhavandefel räknas inte som tillräckligt skäl för att skicka in en sen ansökan.

• Det är ditt ansvar att meddela att du har haft problem med att skicka in ärendet via mejl före bidragets sista ansökningsdatum.

Det bästa sättet för dig att kunna styrka att du har haft tekniska problem är att ta ett skärmklipp där felet uppstår samt vad du gjorde precis före det att felet uppstod (om du kan upprepa steget innan felet uppkom).

Lathund för att ta ett skärmklipp (pdf, 169 kB)

Nej, en organisation får bara ha ett ombud. Det gäller även kommuner oavsett hur kommunen har valt att organisera sina förvaltningar.

Du kan i stället lägga till din kollega som representant om du vill att hen ska ha tillgång till alla statsbidrag.

Läs mer om behörigheten representant

Om ni behöver byta ombud

Det här gäller dig som ska vara representant, uppgiftssamordnare eller uppgiftslämnare

Gör så här:

Steg 1: Bli inbjuden

En behörig användare i den organisation du behöver behörighet för bjuder in dig som användare. Läs mer på Lägg till ny användare.

Steg 2: Registrera dig

Du ska nu ha fått ett mejl med en länk för att registrera dina personuppgifter. Du måste göra detta inom 14 dagar.

1. Öppna länken i webbläsaren Chrome eller Firefox.
2. Du får nu en möjlighet att återanvända ett befintligt konto i e-tjänsten. På frågan om du redan har ett användarkonto välj Ja, jag vill komplettera med uppgifter för att bli behörig i e-tjänsten.
3. Logga in med dina befintliga uppgifter.
4. Komplettera registreringen med relevanta uppgifter (dessa ersätter de kontaktuppgifter du haft tidigare) och skicka in.

Steg 3: Godkänn registrering

Den som bjöd in dig till den nya organisationen behöver nu godkänna din registrering. Efter det är allt klart. När du loggar in kan du nu välja vilken organisation du vill företräda.

Om du vill bli ombud för ytterligare organisation, gör så här:

1. Kontakta supporten för e-tjänst statsbidrag.
2. Supporten skickar dig instruktioner om hur du ansöker.
3. I ansökan ska du ange samma e-postadress som du har på ditt befintliga konto.
4. När din ansökan är godkänd får du ett mejl. När du loggar in kan du nu välja vilken organisation du vill företräda.

Om personen ska bli uppgiftssamordnare eller uppgiftslämnare och har behörighet till minst två (2) bidrag, gör så här:

1. Logga in i e-tjänsten och klicka på organisationens namn högst upp på sidan. Klicka därefter på Administrera användare.
2. Klicka på Lägg till & ta bort behörigheter.
3. Välj det bidrag det gäller i rullisten.
4. Klicka på personens namn så att namnet blir markerat.
5. Klicka på Ta bort markerade behörigheter.
6. Klicka på Lägg till under rutan uppgiftssamordnare eller uppgiftslämnare.
7. Välj fliken Befintlig användare och markera personen i listan med namn. Klicka på Lägg till. Användaren får då en bekräftelse på att hen har fått en annan behörighet.

Om personen ska bli representant, gör så här:

1. Logga in i e-tjänsten och klicka på organisationens namn högst upp på sidan. Klicka därefter på Administrera användare.
2. Klicka på Lägg till & ta bort behörigheter.
3. Välj ett bidrag i rullisten som användaren inte har tillgång till idag.
4. Klicka på Lägg till under rutan representant.
5. Välj fliken Befintlig användare och markera personen i listan med namn. Klicka på Lägg till. Användaren får då en bekräftelse på att hen har fått en annan behörighet. Behörigheten som uppgiftssamordnare eller uppgiftslämnare försvinner automatiskt.

Felmeddelandet kan uppstå av olika anledningar.

1. Det här felet kan uppstå när länken i mejlet där du uppmanas att registrera dina uppgifter har blivit ogiltig. Länken fungerar bara vid ett tillfälle och under 14 dagar. Be om en ny inbjudan om att bli användare från den person som bjöd in dig förra gången.
2. Det här felet kan också uppstå om du har blivit inbjuden till en organisation där du redan är godkänd som användare. I så fall kan du bortse från inbjudan. Om du ska ha ytterligare behörigheter ska du ta kontakt med den person som bjöd in dig.
   Följ instruktionerna på Hur ger jag en person behörighet i flera bidrag?/Hur ger jag behörighet till en person som redan är användare?
3. Det här felet kan också uppstå om du har registrerat ett användarkonto till e-tjänst för statsbidrag, men ännu inte blivit godkänd av den person som bjöd in dig. Påminn i så fall hen om att godkänna dig som användare.

Det här felet kan dyka upp av ett flertal olika anledningar. Börja med att kontrollera att du använder en av de godkända webbläsarna för e-tjänsten. Hjälper inte detta så testa att använda en annan dator. Hjälper inte heller detta så pröva igen vid ett senare tillfälle, det kan vara en tillfällig störning.

När du lägger till en ny användare ska du först lägga till dem på ett bidrag även om de ska ha behörighet för flera. Användaren behöver sedan slutföra processen för att bli användare innan du kan lägga till behörighet för fler bidrag.

Felmeddelandet innebär att användaren redan har fått en inbjudan inom en 14-dagarsperiod och därför inte kan bjudas in på nytt. Funktionen finns till för att förhindra att det skapas dubbla konton.

Läs mer på Hur ger jag en person behörighet i flera bidrag?/Hur ger jag behörighet till en person som redan är användare?

Du som är användare med behörigheten ombud, representant eller uppgiftssamordnare kan bjuda in nya användare och ta bort gamla användare. Men det går bara att ta bort en användare med lägre behörighetsgrad än den man själv har. Om du är uppgiftssamordnare kan du till exempel ta bort en användare som har behörighet som uppgiftslämnare, men du kan inte ta bort en användare som har behörigheten uppgiftssamordnare eller representant.

Gör så här:

1. Logga in i e-tjänsten och klicka på organisationens namn högst upp på sidan. Därefter, klicka på Administrera användare.
2. Klicka på Lägg till & ta bort behörigheter.
3. Välj det bidrag som användaren har behörighet till i rullistan. Hitta personen som du vill ta bort under rätt behörighetskategori och markera personen. Tryck sedan på knappen Ta bort markerade behörigheter. Personen har nu inte behörighet till det bidraget.
4. När personens alla behörigheter har tagits bort försvinner användarkontot.

Bra att veta

• Om personen har behörighet som uppgiftssamordnare eller uppgiftslämnare till flera bidrag behöver behörigheten tas bort från vart och ett av bidragen för att användarkontot ska avslutas.
• Om personen har behörighet som representant behöver du bara välja ett valfritt bidrag att ta bort personen ifrån (se steg 3 i listan ovan) så kommer personens representant behörighet för samtliga bidrag tas bort.
• Klicka på Hantera användarkonton för att se alla behörigheter som personen har.